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¿ Quién es el encargado de gestionar las listas de correo ?

Who is in charge of managing mailing lists?

Remember: a mailing list service involves four types of roles:

• listmaster
• propietarioowner
• moderadormoderator
• suscriptor

Revisa la descripción de cada rol para saber más sobre esto.

Solicitar la creación de una lista de correo

La solicitud de creación de una lista puede estar sujeta a condiciones. Incluso si cumples esas condiciones, la creación de la lista estará sujeta a la aprobación por parte de los listmasters

Para solicitar la creación de una lista de correo, haz lo siguiente:

1. Dirígete a la página de inicio del entorno web de listas y accede.
2. En el menú superior, pincha en el enlace 'Crear lista'.
   Si no se muestra el enlace, significa que no tienes privilegios suficientes para crear una lista.
3. Dale un nombre a la lista (sólo introduce el nombre, sin '@' ni el dominio; ejemplo: languages_spanish y no languages_spanish@).
   No utilices ningún espacio, acnetos o caracteres especiales para los nombres de listas: esos caracteres pueden causar problemas.Elige un nombre corto y explícito: ¡piensa en los suscritpores que tienen que escribir ese nombre cada vez que quieran mandar un mensajes a la lista!. Si gestionas un conjunto de listas, puedes poner un prefijo común a los nombres de las listas; así estarán juntas cuando se ordenen y serán fácilmente reconocibles (ejemplo: xx-users@, xx-hotline@, etc.).
4. Elige un tipo de lista dentro de los tipos predefinidos (los tipos predefinidos son solo ejemplos de configuraciones típicas que pueden cambiarse por los propietarios de la lista después de la creación; es incluso posible configurar la lista bajo las opciones ofrecidasen el módulo de administración de la lista, preguntando a los listmasters).
5. Elige un asunto para tu lista. El asunto se mostrará como cabecera de todas las páginas de la lista, y tambíen será visible en las páginas de índice de listas (lista de listas, lista de tus suscripciones, etc.) y en la barra de título del navegador.
6. Elige un tema en el desplegable de 'Temas'.
   

   Si ningún tema encaja en tus necesidades, puedes solicitar la creación de un nuevo tema solicitándoselo a los listmasters.

7. Introduce una descripción para tu lista. La descripcíon se mostrará en la página de información de la lista y en la 'Carta de bienvenida para Suscriptores' enviada por correo a cada nuevo suscriptor, bajo la cabecera 'Asunto de la lista'. Esta descripción puede contener información sobre los siguientes aspectos:
   • motivo de la lista y objetivos;
   • temas discutidos;
   • funcionamiento de la lista (responsabilidades, estado de la lista, etc.);
   • reglas aplicables;
   • descripción de los suscriptores típicos (sus ocupaciones, los proyectos que gestionan, sus nacionalidades, etc.).

   Puedes dar formato a la descripción de la lista con etiquetas HTML. Ten cuidado: si tu descripción es larga, utiliza finales de línea manuales (tecla ENTER de tu teclado); si no lo haces, es posible que no se vea por completo en la ventana del navegador.

8. Pincha en el botón 'Enviar la solicitud de creación de lista'.

Se muestra un mensaje para informarte que la solicitud de creación de la lista ha sido enviada a los listmasters y desde ese momento, puedes modificar la lista pulsando el botón 'Admin'. Sin embargo, el mensaje advierte que la lista se instalará y será visible en el servidor solamente tras la aprobación por parte del listmaster.

Tras esto, debes esperar a la parobación de la lista por parte de uno de los listmasters. Entonces recibirás un mensaje de notificación titulado 'Creación de la lista nombredelalista', informádote que tu lista ha sido creada.

Por último, suscríbete a tu lista: crear una lista o ser su propietario o moderador no significa que automáticamente estés suscrito a ella.

Gestionar una lista

Para gestionar una lista de la que eres propietario, haz lo siguiente:

1. Ve a la página de inicio de la lista y accede.
   

   Si estás suscrito a la lista con distintas direcciones, utiliza la dirección con la que solicitaste la creación de la lista.

2. Ve a la página de información de la lista que quieres gestionar.
3. En el menú lateral izquierdo, pincha en el enlace 'Admin'.

Para navegar por las secciones del módulo de administración, pincha en los enlaces situados bajo el enlace 'Admin', en el menú lateral izquierdo.

Las distintas secciones te permiten:

• configurar la lista;
• personalizar los ficheros relacionados con la lista;
• gestionar suscriptores;
• gestionar los archivos de mensajes de la lista;
• gestionar mensajes rebotados;
• crear, borrar y restaurar los documentos compartidos del espacio web;
• renombrar la lista;
• borrar la lista.

Las opciones disponibles en el submenú 'Moderar' te permitirá:

• moderar mensajesenviados a la lista;
• moderar documentos disponibles en el espacio web compartido de documentos;
• moderar suscripciones pendientes.

Configurar la lista

Para aprender a configurar la lista, por favor revisa la documentación sobre la configuración de listas.

Personalizar la lista

Desde esta página, puedes editar una serie de ficheros relacionados con la lista, entre ellos:

• mensajes típicos enviados a los suscriptores en ocasiones particulares:
  • mensaje de bienvenida: este mensaje corresponde a la notificación enviad a la gente que se acaba de suscribir. Debes escribir una carta de bienvenida a tu lista y añadirla a este mensaje de bienvenida. Puedes crear un mensaje MIMEestructurado (reservado para los expertos en formateo MIME);
  • mensaje de desuscripción: este mensaje se envia a la gente que se desuscribe de la lista;
  • mensaje borrado: este mensaje se envía a la gente que se desuscribe de la lista (comando DEL), especialmente porque su dirección ocasiona rebotes;
  • mensaje recordatorio: este mensaje se envía a los suscriptores como un recordatorio personalizdo cuando se utiliza el comando REMING. Este comando es esencial para el buen funcionamiento de tu lista ya que muchos rebotes son provocados por gente cuya actual dirección de correo ya no es la dirección suscrita, o incluso quien ha olvidado que están suscritos a la lista;
  • mensajes de invitación a la suscripción: este mensaje se envia a gente para invitarles a suscribirse a la lista utilizando el comando INVITE;
  • notificación de mensaje rechazado por el moderador: este mensaje se envía al remitente de un mensaje rechazado por el moderador;
  • notificación de mensaje rechazado por un virus: este mensaje se envía al remitente de un mensaje en el cual se han encontrado virus.
• ficheros varios:
  • descripción de la lista: la descripción de la lista se envía por correo como resultado del comando INFO. Por defecto, también se incluye en el mensaje de bienvenida (notificación de suscripción). Esta descripción no es la misma que la mostrada en la página de presetnación de la interfaz web de la lista.
  • página principal de la lista: esta descripción está disponible en la página de información de la lista. Puede estar en formato HTML. Incluso si no utilizas este formato, utiliza la etiqueta <br /> para introducir saltos de línea.
  • cabecera del mensaje: cuando está disponible, se añade como un adjunto MIME al principio de cada mensaje distribuido a la lista;
  • pie de página del mensaje: cuando está disponible, se añade como un adjunto MIME al final de cada mensaje distribuido a la lista;

Por defecto, Sympa utiliza ficheros predefinidos; en este caso, los ficheros específicos correspondientes a tu lista están vacíos. Para editar un fichero, elígelo desde la lista dessplegable y pincha en el botón 'Editar'. Tendrás la posibilidad de cambiar el campo 'From' (remitente), el campo 'Subject' (asunto) y el cuerpo del mensaje.

Ten cuidado: los valores entre corchetes son variables. No las cambies, a no ser que sepas lo que realmente estás haciendo...

Gestionar el espacio web compartido de documentos

Por defecto, las listas no tiene espacio web compartido de documentos. Así que tienes que crearlo. Para hacerlo, ve al módulo de administración y pincha en el enlace 'Create shared'.

Para permitir que los suscriptores publiquen documentos en el espacio web compartido, necesitas cambiar los permisos por defecto: en el módulo de administración de la lista, pincha en 'Editar configuración de la lista' y luego en '<privilegios< strong="">'. Al principio de la página, existe un desplegable titulado 'Quién puede editar'; elige la opción 'Restringido a suscriptores'

Ten cuidado: si creaste directorios antes de cambiar estos permisos, los directorios seguirán sin poder escribirse en ellos. Si quieres que tengan permisos de escritura, tendrás que cambiar los permisos de acceso para cada directorio.

Puede que también quieras establecer cuotas para el espacio web compartido de docuemtnso en la página 'Privilegios' de la sección 'Editar configuración de la lista'.

Para conocer todo lo necesario para la gestión del espacio web compartido de documentos(cómo organizarlo, cambiar permisos de acceso, nombres de documentos, etc.), revisa la sección 'Utilizar el espacio web compartido de documentos' de la Guía de usuario.

Para prohibir el acceso al espacio web compartido de documentos, pinchar en 'Eliminar compartido' en el submenú 'Admin'. Puedes reabrirlo pinchando en 'Restaurar compartido. Eliminar o reabrir el espacio web compartido de documentos no tiene impacto en los documentos que éste contiene.

Gestionar suscriptores

Esta sección te permite navegar por el listado de suscriptores de la lista. Cada suscriptor dispondŕa de la siguiente información:

• dirección de correo;
• dominio de la dirección de correo (@cru.fr, @sympa.org, @fai.com, etc.);
• foto (en caso de haberse activado esta funcionalidad para la lista);
• nombre (según se haya realizado la suscripción, esta información podría no estar disponible);
• modo de envío de mensajes;
• fuente de datos indicando el origen en caso de que el suscriptor esté incluido o suscrito diréctamente;
• fecha de la suscripción a la lista;
• última actualización de las opciones del suscriptor.

Por defecto, cada página muestra 25 suscriptores. Puedes navegar a través de las páginas utilizando las flechas de navegación o mostrando más suscriptores en cada página. Puedes también reordenar la lista de suscriptores según diferentes criterios pinchando en la correspondiente cabecera de cada columna.

Para buscar a un suscriptor, introduce todo o parte de su dirección de correo o de su nombre en la casilla y pincha en el botón 'Buscar'.

Puedes suscribir otra gente a la lista desde esta página:

• Parsa añadir una única persona, introduce su dirección de correo en la casilla y pincha en el botón 'Añadir'.
• Para añadir varias personas, pincha en el botón 'Añadir varios'. En la casilla que se muestra, introduce una dirección dec orreo y el nombre de cada persona que quieras suscribir en la lista y pincha 'Añadir suscriptores'.

Si quieres suscribir a gente sin que sea avisada de ello, activa la casilla 'Silencioso'. Sin embargo, ¡es mejor avisar a la gente que la estás suscribiendo a la lista!

• subscriber

Check the description of each role to know more about this.

Request the creation of a mailing list

The request to create a list may be subject to conditions . Even if you meet these conditions, the creation of the list will be subject to approval by the listmasters

To request the creation of a mailing list, do the following:

1. Go to the home page of the list web environment and sign in .
2. In the top menu, click on the link 'Create list' . 
   If the link is not displayed, it means that you do not have sufficient privileges to create a list.
3. Give the list a name (just enter the name, without '@' or the domain, eg: languages_spanish and no languages_spanish @ ). 
   Do not use any space, acnetos or special characters for the names of lists: those characters can cause problems. Choose a short and explicit name: think about the subscribers who have to write that name every time they want to send a message to the list !. If you manage a set of lists, you can put a prefix common to the names of the lists; this way they will be together when they are ordered and will be easily recognizable (example: xx-users @, xx-hotline @ , etc.).
4. Choose a type of list within the predefined types (the predefined types are only examples of typical configurations that can be changed by the list owners after creation, it is even possible to configure the list under the options offered in the administration module of the list, asking the listmasters).
5. Choose an issue for your list. The subject will be shown as the header of all the pages in the list, and it will also be visible in the list index pages (list of lists, list of your subscriptions, etc.) and in the browser's title bar.
6. Choose a theme in the 'Themes' drop-down. 
   

   If no topic fits your needs, you can request the creation of a new topic by requesting it from the listmasters.

7. Enter a description for your list. The description will be displayed on the information page of the list and on the 'Welcome Letter for Subscribers' sent by mail to each new subscriber, under the heading 'Subject of the list'. This description may contain information on the following aspects:
   • reason for the list and objectives;
   • topics discussed;
   • operation of the list (responsibilities, status of the list, etc.);
   • applicable rules;
   • description of the typical subscribers (their occupations, the projects they manage, their nationalities, etc.).

   You can format the description of the list with HTML tags. Be careful: if your description is long, use manual line ends (ENTER key on your keyboard); if you do not, it may not be seen completely in the browser window.

8. Click on the button ' Send the list creation request '.

A message is displayed to inform you that the request to create the list has been sent to the listmasters and from that moment, you can modify the list by pressing the 'Admin' button. However, the message warns that the list will be installed and will be visible on the server only after approval by the listmaster.

After this, you must wait for the parobation of the list by one of the listmasters . Then you will receive a notification message entitled ' Creation of list listname', inform yourself that your list has been created.

Finally, subscribe to your list : create a list or be its owner or moderator does not mean you are automatically subscribed to it.

Manage a list

To manage a list that you own, do the following:

1. Go to the home page of the list and sign in . 
   

   If you are subscribed to the list with different addresses, use the address with which you requested the creation of the list.

2. Go to the information page of the list you want to manage.
3. In the left side menu, click on the 'Admin' link .

To navigate through the sections of the administration module, click on the links under the 'Admin' link in the left-hand menu.

The different sections allow you:

• configure the list ;
• customize the files related to the list ;
• manage subscribers ;
• manage the message files of the list ;
• manage bounced messages ;
• create, delete and restore the shared documents of the web space ;
• rename the list ;
• delete the list .

The options available in the 'Moderate' submenu will allow you to:

• moderate messages sent to the list;
• moderate available documents in the shared web space of documents;
• moderate pending subscriptions

Configure the list

To learn how to configure the list, please review the documentation on the list configuration .

Customize the list

From this page, you can edit a series of files related to the list , including:

• Typical messages sent to subscribers on particular occasions:
  • welcome message : this message corresponds to the notification sent to people who have just subscribed. You should write a welcome letter to your list and add it to this welcome message. You can create a MIME structured message (reserved for experts in MIME formatting);
  • unsubscription message : this message is sent to people who unsubscribe from the list;
  • deleted message : this message is sent to people who are unsubscribed from the list (DEL command), especially because their address causes rebounds;
  • reminder message : this message is sent to subscribers as a personalized reminder when the REMING command is used. This command is essential for the proper functioning of your list since many bounces are caused by people whose current email address is no longer the subscribed address, or even who has forgotten that they are subscribed to the list;
  • Subscription invitation messages : This message is sent to people to invite them to subscribe to the list using the INVITE command;
  • message notification rejected by the moderator : this message is sent to the sender of a message rejected by the moderator;
  • message notification rejected by a virus : this message is sent to the sender of a message in which viruses have been found.
• various files:
  • description of the list : the description of the list is sent by mail as a result of the INFO command. By default, it is also included in the welcome message (subscription notification). This description is not the same as the one shown on the presetting page of the web interface of the list.
  • Main page of the list : this description is available on the information page of the list. It can be in HTML format. Even if you do not use this format, use the <br /> tag to enter line breaks.
  • message header : when available, it is added as a MIME attachment at the beginning of each message distributed to the list;
  • Footer of the message : when available, it is added as a MIME attachment at the end of each message distributed to the list;

By default, Sympa uses predefined files; in this case, the specific files corresponding to your list are empty. To edit a file, choose it from the drop-down list and click on the 'Edit' button . You will have the possibility to change the field 'From' (sender), the field 'Subject' (subject) and the body of the message .

Be careful: the values ​​in brackets are variable. Do not change them, unless you know what you're really doing ...

Manage the shared web space for documents

By default, the lists do not have a shared web space for documents. So you have to create it. To do so, go to the administration module and click on the ' Create shared ' link.

To allow subscribers to publish documents in the shared web space, you need to change the default permissions : in the administration module of the list, click on ' Edit list configuration ' and then on '<privileges <strong = ""> ' At the top of the page, there is a drop-down titled ' Who can edit '; choose the option ' Restricted to subscribers '

Be careful: if you created directories before changing these permissions, the directories will still not be able to be written to them. If you want them to have write permissions, you will have to change the access permissions for each directory.

You may also want to set quotas for the docuemtnso shared web space on the 'Privileges' page of the 'Edit List Settings' section.

To know everything necessary to manage the shared web space of documents (how to organize it, change access permissions, document names, etc.), check the section ' Use the shared web space of documents ' in the User Guide.

To prohibit access to the shared web space of documents , click on ' Remove shared ' in the 'Admin' submenu. You can reopen it by clicking on ' Restore shared .Deleting or reopening the shared web space of documents has no impact on the documents it contains .

Manage subscribers

This section allows you to browse the list of subscribers in the list . Each subscriber has the following information:

• mail address ;
• domain of the mail address ( @ cru.fr , @ sympa.org , @ fai.com , etc.);
• photo (in case this functionality has been activated for the list);
• name (depending on whether the subscription was made, this information may not be available);
• mode of sending messages ;
• source of data indicating the origin in case the subscriber is included or subscribed directly;
• date of subscription to the list;
• last update of the subscriber's options.

By default, each page shows 25 subscribers. You can navigate through the pages using the navigation arrows or by showing more subscribers on each page. You can also reorder the list of subscribers according to different criteria by clicking on the corresponding header of each column.

To search for a subscriber , enter all or part of your email address or your name in the box and click on the ' Search ' button.

You can subscribe other people to the list from this page:

• Parsa add a single person , enter your email address in the box and click on the ' Add ' button.
• To add several people , click on the ' Add several ' button. In the box that is displayed, enter a postal address and the name of each person you want to subscribe to in the list and click ' Add subscribers '.

If you want to subscribe to people without being notified of it, activate the 'Silent' box. However, it is better to tell people that you are subscribing to the list!

Although you have the possibility of people subscribing to your mailing list, it is always much better for people to take the necessary steps to subscribe themselvesto the list. You can also invite people to subscribe to the list through the INVITE command: send an email to   listserv@llistes.uv.es   and type the following command in the body of the message: invite name of the mail- address list (example: invite list_example john.doe (@) fai.com ).

Para aceptar o rechazar una solicitud de suscripción a la lista, pincha en 'suscripciones pendientes'. Se mostrará un listado con toda la gente que ha solicitado la suscripción a la lista. Para acetar o rechazar una solicitud, activa la caja situada al lado del nombre de la persona y pincha en el botón de tu elección.

Para enviar un recordatorio de suscripción a todos los suscriptores, pincha en el botón 'Recordar a todos'. El mensaje recordatorio de suscripción contiene:

• el nombre de la lista a la que pertenece el suscriptor;
• la dirección de correo con la que se ha suscrito el suscriptor.
• el password de lista del suscriptor;
• un enlace a la página de información de la lista;
• una dirección clickable que permita al suscriptor desuscribirse de la lista.

También puedes configurar un recordatorio de suscripción automático a travéz de la página 'Miscelánea' de la sección 'Editar configuración de la lista'.

Para desuscribir suscriptores desde la página, selecciónalos activando la caja situada al lado de sus nombre y pincha en el botón 'Borrar emails seleccionados'.

Si no quieres notificar a los suscriptores, activa la caja 'Silecioso'. Sin embargo, esto no es recomendable a excepción del caso de suscriptores con mensajes rebotados.

Truco: para seleccionar todos los suscriptores a la vez, primero asegúrate que se muestran todos en la página, y luego pincha en el botón 'Invertir selección':¡todos los suscriptores se seleccionarán en un único click!

Para cambiar las opciones del suscriptor, pincha en su dirección de correo.

Desde esta página, puedes cambiar el nombre, la dirección de correo y el modo de entrega de mensajes del suscriptor. También puedes desuscribirlo.

si el suscriptor está rebotando mensajes, se muestra otro formulario bajo el formulario 'Información del Suscriptor':

La información mostrada incluye:

• el tipo de error (en Inglés);
• el número de errores;
• el periodo en el que ocurrieron los errores.

Puedes comprobar el último error o reiniciar los errores. Si reinicias los errores, el contador del suscriptor se establecerá a cero.

Para gestionar más fácilmente las direcciones que generan rebotes, ve a la página 'Rebotes' del módulo de administración de la lista.

Gestionar rebotes

Cuando hay algún problema con la dirección de correo de alguno de los suscriptores (direcciones de correo obsoletas, direcciones temporalmente no disponibles cuando se envió algún mensaje, cuota de inbox excedida, etc.), el portentace de direcciones con rebotes se muestra en el menu lateral izquierdo bajo el nombre de 'Ratio de errores'. Para comprobar las direcciones con rebotes, ve a la página 'Rebotes del módulo de administración de la lista.

Sympa gestiona automáticamente a los suscriptores con rebotes: según el número de errores y el tráfico de la lista, los suscriptores con rebotes son notificados, desuscritos, o su contador se reinicia a cero cuando sus direcciones paran de rebotar mensajes.

Para hacer que las direcciones de correo paren de rebotar mensajes, selecciónalas activando sus casillas y pinchando en el botón 'Reiniciar errores para los usuarios seleccionados'. Si los errores persisten, las direcciones volverán a informarse como direcciones con rebotes tan pronto como un mensaje se mande a la lista.

También puedes desuscribir aquellos suscritores cuyas direcciones de correo siguen rebotando mensajes: demasiadas direcciones con rebotes provocan una carga considerable en los servidores de listas de correo. Para desuscribir a suscriptores, selecciónalos activando las casillas en frente de sus nombres y pincha en el botón 'Borrar direcciones de correo seleccionadas'.

Truco: para seleccionar todos los suscriptores a la vez, primero asegúrate que se muestran todos en la página, y luego pincha en el botón 'Invertir selección':¡todos los suscriptores se seleccionarán en un único click!

Moderar mensajes enviados a la lista

Cuando una lista es moderada, todos los mensajes deben ser aprobados por uno de los moderadores antes de ser distribuidos a la lista· Después de enviar un mensaje a la lista, se notifica automáticamente a los los suscriptores por correo indicando que su mensaje será moderado. Para los moderadores, también reciben una notificación de Sympa, la cual incluye el mensaje a moderar.

Puedes realizar operaciones de moderación tanto por email, respondiendo el mensaje recibido de sympa, o a través de la interfaz web del servidor de listas. Para hacer eso, pincha en el enlace 'Mensaje' del submenú 'Moderar': se te dirigirá a una página que muestra todos los mensajes que necesitan moderación (los mensajes más recientes están al principio de la página). Para leer un mensaje, pincha en el asunto .

Tienes dos opciones:

• autorizar la distribución del mensaje a la lista;
• rechazar el mensaje y notificar al remitente: cuando rechazas un mensaje, es mejor notificárselo al remitente...

Todos los moderadores pueden decidir si distribuir un mensaje o no. Sin embargo, el primer moderador que procese el mensaje será el que tome la decisión. Sympa te avisará si intentas procesar un mensaje que ya ha sido moderado. Cuando hay varios moderadores, es mejor modrar los mensajes desde la interfaz web del servidor de listas de correo: así,podrás ver los mensajes que quedan realmente por moderar.

Independientemente de la fecha y hora de la moderación, la fecha y hora del envío del mensaje no varía. Así, si la distribución del mensaje se aprueba con mucho retraso, ¡es posible recibir un mensaje datado el 1 de Enero el 31 de diciembre!

En caso de que el mensaje se rechace con una notificación, el suscriptor que lo ha enviado es notificado por correo electrónico. Puedes personalizar el mensaje que éste recibe.

Activando el casilla 'Rechazar sin notificación' te permitirá prevenir que se notifique al autor del mensaje.

Activando la casilla 'Añadir a la lista negra' añade al autor del mensaje a la lista negra de esa lista de distribución, además de omitir la notificación. Puedes manejar la lista negra a través del botón 'Editar lista negra' en la parte inferior de la página.

Si deseas personalizra el mensaje de rechazo que se envía al autor del mensaje a moderar, puedes hacerlo a través del botón 'Gestionar mensajes de rechazo. La página de gestión de mensajes permite definir un conjunto de mensajes de rechazo así como definir uno por defecto.

Recuerda: puedes añadir o quitar moderadores a través del módulo de administración de la lista. Para hacer eso, desde la página de información de la lista, pincha en 'Admin', en 'Editar configuración de la lista', y luego en 'Definición de la lista'.

También es posible procesar mensajes tras su distribución a la lista; esto puede ser útil cuando una lista no está moderada. Si quieres borrar un mensaje,búscalo en el archivo online de mensajes y pincha en el botón 'Marcer este mail para borrado' en la esquina superior derecha del mensaje. Se mostrará un mensaje de confirmación; pincha en 'OK'. El mensaje se borrará tras unos segundos.Ten cuidado: ¡¡¡esta operación es irreversible!!!. Si borras un mensaje, no podrás recuperarlo.

Gestionar el archivo de mensajes

El gestor de listas de correo Sympa puede generar ficheros comprimidos descargables (formato .ZIP) de los mensajes enviados a la lista. Para descargar esos archivos, selecciona el mes que te interesa en la lista y pincha en el botón 'Descargar fichero ZIP'.

Nota: en la lista 'Selección de archivo', para seleccionar todos los meses durante los que se han enviado mensajes, pincha en el primer mes, mantén pulsada la tecla SHIFT y pincha en el último mes de la lista.

Recibirás un fichero del tipo 'nombredelalista_archive.zip' que contiene un directorio llamado nombredelalista_año-mes(ejemplo: lista_ejemplo_2009-06por cada mes. Dentro de cada directorio, el nombre de los ficheros son números correspondiendo a la posición del mensaje según posición cronológica de fecha de envió (ejemplo: el fichero nombrado '1' contiene el primer mensaje enviado del mes). Los ficheros de mensaje no tienen extensión; utiliza un editor de textos de tu elección (Bloc de Notas, WordPad, Vim, etc.) para abrirlo. Cada fichero representa un mensaje completo (con todas las cabeceras).

Desde la página "Gestionar archivo", puedes también borrar mensajes(borrado mes a mes y no mensaje a mensaje). Para hacer esto, selecciona los meses que te interesan en la lista y pincha en el botón 'Borrar meses seleccionados'.

Ten cuidado: ¡¡¡esta operación es irreversible!!!. Cuando pinchas en 'Borrar meses seleccionados', ten en cuenta que no solo estas borrando un fichero, ¡¡¡sino también el archivo de mensajes del mes seleccionado!!!

Renombrar la lista

En el módulo de administración de la lista, pincha en 'Renombrar lista'. Introduce el nombre que elijas y pincha en el botón 'Renombrar esta lista'. Se mostrará un mensaje de confirmación; pincha en 'OK'.

Si cambias de parecer, solo tendrás que realizar la operación inversa para volver al nombre anterior.

Ten cuidado: cuando renombras una lista, tienes que notificárselo a los listmasters; en caso contrario, el cambio no será efectivo.

Algunos consejos para nombrar tus listas:

• No uses ningún espacio, acentos o caracteres especiales en los nombres de lista: dichos caracteres pueden causar problemas.
• Elige un nombre explícito y corto: piensa en los suscriptores que tendrán que escribir el nombre cada vez que quieran mandar un mensajes a la lista.
• Si gestionas un conjunto de listas, puedes utilizar un prefijo común para todas tus listas; de esa forma se mostrarán juntas en los listados y serán fácilmente reconocibles (ejemplo: xx-usuarios@llistes.uv.es, xx-soporte@llistes.uv.es.fr, etc.).

Borrar la lista

En el módulo de administración de la lista, pincha en 'Borrar lista'. Se mostrará un mensaje de confirmación; pincha en 'OK'.

Ten cuidado: si borras la lista, ¡¡¡no podrás abrirla tu mismo!!!. Si quieres reabrir la lista, tendrás que consultar con los listmasters.

En términos reales, ¿cuales son las consecuencias de borrar una lista?

• Todos los suscriptores son automáticamente desuscritos (incluyendo propietarios y moderadores).
• El archivo de mensajes se mantiene pero ya nadie puede acceder a él.
• Los documentos publicados en el espacio web compartido de documentos se mantienen pero ya nadie puede acceder a ellos.
• Solo los listamsters tienen el poder de reabrir la lista; si lo hacen, los suscriptores que anteriormente estaban suscritos a la lista serán automáticamente suscritos de nuevo.

Ten cuidado: debido a una pequeña latencia, las páginas de listas pueden permanecer accesibles por un tiempo si conoces sus direcciones. Después, serán completamente inaccesibles.

Si quieres que todos los ficheros asociados se borren permanentemente, debes preguntar a los listmasters.

Buenas prácticas

Con la intención de hacer las listas dinámicas, debes involucrarte activamente en sus intercambios: si una lista no está controlada ni animada por sus propietarios, puede ocasionar una pérdida de calidad en los mensajes e incluso sus suscriptores acaben fugándose...

El uso del correo electrónico en general y el uso de listas de correo implica un conjunto de reglas precisas y necesarias para compartir comunicaciones agradables: el "Netiquette". Como moderador o propietario de una lista, tu rol consiste en que los suscriptores las respeten. Encontrará los principios generales de la Netiquette, así como muchos links en la página de la Wikipedia dedicada a la Netiquette.

Debes escribir unas condiciones de uso de tu lista para definir todas las reglas que se aplicarán en su uso:

• temas permitidos, tolerados y prohibidos;
• escribir reglas (por ejemplo para especificar el lenguaje en que los suscriptores deben publicar, para banear "lenguaje SMS", etc.);
• reglas aplicables al enviar mensajes (frecuencia, adjuntos, etc.);
• responsabilidades de suscriptores con respecto a la netiquette;
• derechos y obligaciones de los suscriptores;
• información sobre la retención de los mensajes enviados a la lista;
• información legal y política de privacidad;
• sanciones aplicables a aquellos que no respetaran las reglas de la lista;
• etc.

To accept or reject a subscription request to the list , click on ' pending subscriptions '. A list will be displayed with all the people who have requested the subscription to the list. To accept or reject an application, activate the box next to the name of the person and click on the button of your choice.

To send a subscription reminder to all subscribers , click on the ' Remember all ' button. The subscription reminder message contains:

• the name of the list to which the subscriber belongs;
• the email address with which the subscriber has subscribed.
• the subscriber's list password ;
• a link to the information page of the list;
• a clickable address that allows the subscriber to unsubscribe from the list.

You can also set up an automatic subscription reminder through the ' Miscellaneous ' page of the 'Edit list settings' section.

To unsubscribe subscribers from the page, select them by activating the box next to their name and click on the ' Delete selected emails ' button.

If you do not want to notify subscribers, activate the 'Silent' box. However, this is not recommended except for the case of subscribers with bounced messages.

Tip: to select all the subscribers at the same time, first make sure they are all displayed on the page, and then click on the 'Reverse selection' button: all subscribers will be selected in a single click!

To change the subscriber's options , click on their email address.

From this page, you can change the subscriber's name, email address and message delivery mode . You can also unsubscribe it .

if the subscriber is bouncing messages , another form is displayed under the form 'Subscriber Information':

The information shown includes:

• the type of error (in English);
• the number of errors;
• the period in which the errors occurred.

You can check the last error or restart the errors . If you restart the errors, the subscriber's counter will be set to zero.

To more easily manage bouncing addresses, go to the ' Bounces ' page of the list management module.

Manage rebounds

When there is a problem with the email address of one of the subscribers (obsolete email addresses, temporarily unavailable addresses when a message was sent, inbox quota exceeded, etc.), the portentace of addresses with bounces is shown in the menu left side under the name of ' Ratio of errors '. To check the addresses with bounces, go to the page ' Bounces of the management module of the list.

Sympa automatically manages subscribers with rebounds: depending on the number of errors and traffic on the list, subscribers with rebounds are notified, unsubscribed, or their counter is reset to zero when their addresses stop bouncing messages.

To make mail addresses stop bouncing messages , select them by activating their boxes and clicking on the button ' Restart errors for selected users '. If the errors persist, the addresses will re-inform themselves as bounced addresses as soon as a message is sent to the list.

You can also unsubscribe those subscribers whose mail addresses continue to bounce messages : too many addresses with rebounds cause a considerable load on the mailing list servers. To unsubscribe subscribers, select them by checking the boxes in front of their names and click on the ' Delete selected email addresses ' button.

Tip: to select all the subscribers at the same time, first make sure they are all displayed on the page, and then click on the 'Reverse selection' button: all subscribers will be selected in a single click!

Moderate messages sent to the list

When a list is moderate, all messages must be approved by one of the moderators before being distributed to the list. · After sending a message to the list, subscribers are automatically notified by mail indicating that their message will be moderated. For the moderators, they also receive a notification from Sympa, which includes the message to moderate.

You can perform moderation operations either by email , by replying to the message received from sympa, or through the web interface of the list server . To do so, click on the ' Message ' link in the 'Moderate' submenu: you will be directed to a page that shows all the messages that need moderation (the most recent messages are at the top of the page). To read a message, click on the subject .

You have two options :

• authorize the distribution of the message to the list;
• reject the message and notify the sender : when you reject a message, it is better to notify the sender ...

All moderators can decide whether to distribute a message or not. However, the first moderator who processes the message will be the one who makes the decision . Sympa will warn you if you try to process a message that has already been moderated. When there are several moderators, it is better to modify the messages from the web interface of the mail list server : this way, you will be able to see the messages that are really to be moderated.

Regardless of the date and time of moderation, the date and time of sending the message does not vary . Thus, if the distribution of the message is approved with much delay, it is possible to receive a message dated January 1 on December 31!

In case the message is rejected with a notification, the subscriber who sent it is notified by email. You can customize the message it receives .

Activating the ' Reject without notification ' checkbox will allow you to prevent the message's author being notified.

Activating the ' Add to black list ' box adds the message's author to the blacklist of that distribution list, in addition to omitting the notification. You can manage the blacklist through the ' Edit blacklist ' button at the bottom of the page.

If you want to personalize the rejection message that is sent to the author of the message to moderate, you can do it through the button ' Manage rejection messages .The message management page allows defining a set of rejection messages as well as defining one by default.

Remember : you can add or remove moderators through the administration module of the list. To do that, from the information page of the list, click on ' Admin ', on ' Edit configuration of the list ', and then on ' Definition of the list '.

It is also possible to process messages after distribution to the list ; This can be useful when a list is not moderated. If you want to delete a message , look it up in the online message file and click on the ' Mark this mail to delete ' button in the upper right corner of the message. A confirmation message will be displayed; click on 'OK'. The message will be deleted after a few seconds. Be careful: this operation is irreversible !!! If you delete a message, you will not be able to recover it.

Manage the message file

The Sympa mailing list manager can generate downloadable compressed files (.ZIP format) of the messages sent to the list . To download those files, select the month that interests you in the list and click on the ' Download ZIP file ' button.

Note: in the 'File selection' list, to select all the months during which messages have been sent, click on the first month, hold the SHIFT key and click on the last month of the list.

You will receive a file of the type ' nameoflist_archive.zip ' that contains a directory named name of the month- monthlist (example: list_example_2009-06 for each month.) Within each directory, the name of the files are numbers corresponding to the position of the message according to chronological position of send date (example: the file named '1' contains the first message sent of the month.) The message files have no extension , use a text editor of your choice (Notepad, WordPad, Vim, etc.) open it, each file represents a complete message (with all the headers) .

From the "Manage file" page, you can also delete messages (deleted from month to month and not message to message). To do this, select the months that interest you in the list and click on the ' Delete selected months ' button.

Be careful: this operation is irreversible !!! When you click on 'Delete selected months', keep in mind that you are not only deleting a file, but also the message file of the selected month !!!

Rename the list

In the administration module of the list , click on ' Rename list '. Enter the name you choose and click on the 'Rename this list' button. A confirmation message will be displayed; click on 'OK'.

If you change your mind, you will only have to perform the reverse operation to return to the previous name.

Be careful: when you rename a list, you have to notify the listmasters; otherwise, the change will not be effective .

Some tips for naming your lists:

• Do not use any space, accents or special characters in the list names: these characters can cause problems.
• Choose an explicit and short name : think about the subscribers who will have to write the name every time they want to send a message to the list.
• If you manage a set of lists, you can use a common prefix for all your lists ; in this way they will be shown together in the lists and will be easily recognizable (example: xx-usuarios@llistes.uv.es ,   xx-soporte@llistes.uv.es.fr , etc.).

Delete the list

In the administration module of the list , click on ' Delete list '. A confirmation message will be displayed; click on 'OK'.

Be careful: if you delete the list, you can not open it yourself! If you want to reopen the list, you will have to consult with the listmasters.

In real terms, what are the consequences of deleting a list?

• All subscribers are automatically unsubscribed (including owners and moderators).
• The message file is maintained but no one can access it.
• The documents published in the shared web space of documents are maintained but no one can access them.
• Only listmsters have the power to reopen the list ; if they do, subscribers who were previously subscribed to the list will be automatically subscribed again.

Be careful: due to a small latency, list pages can remain accessible for a while if you know their addresses. Afterwards, they will be completely inaccessible.

If you want all associated files to be permanently deleted, you should ask the listmasters.

Good practices

With the intention of making dynamic lists, you must actively engage in their exchanges: if a list is not controlled or encouraged by its owners, it can cause a loss of quality in the messages and even its subscribers end up leaking ...

The use of electronic mail in general and the use of mailing lists implies a set of precise and necessary rules for sharing pleasant communications: the "Netiquette" . As a moderator or owner of a list, your role is that subscribers respect them. You will find the general principles of the Netiquette, as well as many links on the Wikipedia page dedicated to the Netiquette .

You must write some conditions of use of your list to define all the rules that will be applied in their use:

• allowed, tolerated and prohibited topics;
• write rules (for example to specify the language in which subscribers must publish, to ban "SMS language", etc.);
• rules applicable when sending messages (frequency, attachments, etc.);
• responsibilities of subscribers with respect to the netiquette;
• rights and obligations of the subscribers;
• information about the retention of messages sent to the list;
• legal information and privacy policy;
• sanctions applicable to those who do not respect the rules of the list;
• etc.

With the intention that everyone read the conditions of use of the list, you must include it in the welcome message that is sent to them after subscribing. To do that, you need to customize that message through the 'Customize' page of the list management module.