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- Consulta: mediante filtros
- Alta : pulsando sobre el botón 'Añadir' se accede a la pantalla de creación de una nueva Entidad Externa.
- Edición : pulsando sobre el botón 'Editar' o haciendo doble clic sobre uno de los registros se accede a la pantalla de edición.
- Borrado : pulsando sobre el botón 'Eliminar' se puede eliminar el registro seleccionado previa confirmación por parte del usuario.
- Exportación : se puede exportar a una hoja de cálculo (.xls) el contenido de la tabla pulsando el botón 'Exportar'.
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Alta/Edición de Entidades Externas (EE)
La pantalla de alta es similar a la de edición. Vamos a proceder a explicar el funcionamiento de la pantalla de Alta / Edición de Entidades Externas.
Los siguientes campos son considerados obligatorios para poder guardar una Vinculación:
- Identificador: Código numérico asignado a la entidad en su proceso de alta.
- Tipo DOI: Tipo de documento identificativo.
- Número DOI: Número del documento identificativo.
- Denominación / Razón social: Razón social de Entidad Externa.
- Acrónimo: Acrónimo de la Entidad Externa.
- Ámbito inicial: Ámbito inicial de la Entidad Externa.
- Vinculación Ascendente: Si la entidad Externa tiene o no vinculación ascendente. Es decir, si tiene entidades superiores dentro de su jerarquía.
- Vinculación Descendente: Si la entidad Externa tiene o no vinculación descendente. Es decir, si tiene entidades subordinadas dentro de su jerarquía.
- Situación: Situación de la entidad Externa.
- Estado: Activo / No activo.
- Fuente: Fuente de la Entidad Externa.
- Correo Electrónico: Correo Electrónico de la Entidad Externa.
- Web: Web de la Entidad Externa.
- Fecha alta: la fecha de alta de la entidad.
- Fecha actualización: la fecha de actualización de la entidad.
- Fecha baja: la fecha de baja de la entidad.
- Usuario creación: Usuario creación de la Entidad Externa.
- Creación: la fecha de creación de la entidad.
- Usuario modificación: Usuario de modificación de la entidad.
- Modificación: la fecha de modificación de la entidad.
Una entidad Externa es identificada por su Identificador, el cual establece de manera automática por el sistema, permaneciendo así este campo deshabilitado.
Figura1.Alta / Edición Entidad Externa
Pestañas:
- Jerarquía: La pestaña entidades externas permite Añadir / eliminar jerarquías a una entidad.
- Vinculaciones: La pestaña entidades externas permite consultar las conexiones existentes con estructuras de una entidad.
- Investigadores: La pestaña entidades externas permite consultar los investigadores que tengan relaciones externas de una entidad.
- Contactos: La pestaña entidades externas permite asignar contactos a las entidades.
- Clasificaciones: La pestaña entidades externas permite asignar clasificaciones a las entidades.
- Proyectos y Contratos: La pestaña entidades externas permite asignar proyectos y contratos a las entidades.
- Vinculación contable: La pestaña entidades externas permite asignar clientes a las entidades.
- Seguimiento: La pestaña entidades externas permite asignar el seguimiento de entidades.
Pestaña jerarquías
Esta pestaña permite Añadir / editar relaciones de entidades externas.
Figura 2. Pestaña de jerarquías
Pestaña vinculaciones
Esta pestaña permite visualizar las vinculaciones de la entidad con estructuras de investigación.Hay que tener en cuenta que en esta pestaña sólo podremos visualizarlas y exportarlas a una hoja de cálculo.
Figura 3. Pestaña de vinculaciones
Si quisiéramos añadir nuevas vinculaciones, deberíamos hacerlo desde la pestaña vinculaciones dela estructuraa vincular.
Figura 4. Vincular entidad con estructura
Pestaña investigadores
A esta pestaña podremos visualizar y exportar a una hoja de cálculo los investigadores externos.Disponemos de un filtro para elegir la fecha de los datos a mostrar.
Figura 5. Pestaña de investigadores
Si queremos establecer nuevas vinculaciones o eliminar las existentes tendremos que hacerlo desde la pestaña vinculaciones del propio investigador.
Figura 6. Vincular investigadores
Pestaña Contactos
Esta pestaña permite asignar direcciones e interlocutores a una Entidad Externa. Las direcciones y los interlocutores pueden estar vinculados:
Interlocutores
Figura 7. Pestaña de Contactos, vista interlocutores
Posibles acciones:
- Vincular: Vincular un interlocutor existente o uno nuevo a la Entidad Externa
- Editar: Modificar una vinculación existente
Figura 8. Añadir vinculación
Figura 9. Crear nuevo Interlocutor
Direcciones
Figura 10. Pestaña de Contactos, vista direcciones
Posibles acciones:
- Vincular: Añadir una nueva dirección en la Entidad Externa.
- Editar: Modificar una vinculación existente con una dirección ya registrada.
Figura 11. Añadir vinculación con dirección
Podemos establecer vinculaciones entre interlocutores y direcciones utilizando el icono 
Pestaña Clasificaciones
Esta pestaña permite asignar clasificaciones a las entidades externas. Esta ventana respeta la cardinalidad de la característica (En mantenimiento de clasificaciones), por lo que, solamente se puede crear como máximo tantas características como el número de cardinalidad tenga.
Los cambios en la obligatoriedad en otras ventanas, afectarán a las clasificaciones que se crean con posterioridad a estos cambios.
Se podrán desvincular las clasificaciones obligatorias siempre que no sea la única vinculada con este código dominio en esa entidad.
Figura 12. Pestaña de clasificaciones
Pestaña contratos
Esta pestaña permite visualizar los contratos de una determinada entidad externa, otra funcionalidad es:
- Filtrar: la aplicación permite filtrar los contratos pera un determinado estado y periodo mediante los filtros:
- Acceder al contrato Pactum: Si hacemos clic en el icono
, Accederemos directamente al mantenimiento del contrato a Pactum. Siempre que tengan concedido el acceso a esta aplicación. - Exportación: se puede exportar a una hoja de cálculo (.xls) el contenido que se muestra en contratos pulsando el botón 'Exportar'.
Figura 13. Pestaña de contratos
Pestaña proyectos
Esta pestaña permite visualizar los proyectos de una determinada entidad externa, otra funcionalidad es:
- Filtrar: la aplicación permite filtrar los contratos pera un determinado estado y periodo mediante los filtros:
- Acceder al proyecto Mecenas: Si hacemos clic en el icono , Accederemos directamente al mantenimiento del proyecto a Mecenas. Siempre que tengan concedido el acceso a esta aplicación.
- Exportación: se puede exportar a una hoja de cálculo (.xls) el contenido que se muestra en contratos pulsando el botón 'Exportar'.
Figura 14. Pestaña de proyectos
Pestaña vinculación contable
Esta pestaña permite la asociación de clientes de contabilidad con una entidad externa. El listado principal muestra los clientes ya asociados a la entidad.
Por cada cliente se muestran los campos:
- Código Cliente: Identificador único del cliente en SABIO.
- Nombre Cliente: Nombre con el que se ha dado de alta en la aplicación GTI.
- Número de registros agrupados
- principal: cliente es el principal para la entidad.
- direcciones: para listar las direcciones del cliente.
- editar: para editar el cliente.
- desvincular: para desvincular el cliente de la entidad
Cada registro agrupa unos registros internos, cada uno de esos registros es un nombre diferente con el que se ha asociado el cliente a algún proyecto en PACTUM. Para cada uno de esos registros internos se muestran los campos:
- Nombre cliente: Cada uno de los nombres con los que aparece relacionado el cliente GTI en los contratos Pactum.
- Contratos Pactum: Número de contratos y convenios de cualquier subtipo.
- Contratos SII: Número de contratos y convenio desde subtipos que gestiona el Servicio de Investigación.
Se debe tener en cuenta que pueden haber muchos registros internos para un cliente, pero siempre será el mismo cliente, lo único que cambia es el nombre utilizado en este caso particular.
Figura 15. Pestaña de vinculación contable
Direcciones del cliente
Esta ventana muestra las direcciones asociadas al cliente seleccionado.
Seleccionando sobre el estado de la dirección se podrá modificar el propio estado.
Figura 16. Direcciones del cliente
Edición de cliente
Desde esta ventana se pueden editar algunos parámetros del cliente:
- Si el cliente es principal o no, para que un cliente sea principal su estado debe ser Activo. Cuando se establezca un cliente como principal, el resto pasarán a ser no principales
- El estado del cliente, cuando se asocia un cliente a una entidad, se determina el estado de la asociación, teniendo tres posibles valores:
- activo
- A extinguir
- no activo
Figura 17. Ventana de edición de clientes
Asociación
Desde esta ventana se selecciona el cliente que se desea asociar a la entidad. Los posibles clientes se pueden filtrar por CIFo por Nombre de cliente.
Una vez seleccionado el cliente, se podrá pulsar el botón de aceptar y el cliente aparecerá en la lista principal.
Figura 18. Ventana de asociación de clientes
Pestaña seguimiento
Esta pestaña permite Añadir/ Eliminar seguimientos a una entidad externa.
- Pestaña: Permite realizar la búsqueda por valor 'general' o composición.
- Valor de la pestaña: Permite filtrar por valor de la pestaña de composición.
Figura 19.Pestaña de seguimiento
El campo 'valor de la pestaña' se encuentra desactivado cuando hemos seleccionado 'general' en el campo 'pestaña', cuando en este campo seleccionamos 'composición' habilita automáticamente, pudiendo así seleccionar del desplegable la opción deseada.
Otras opciones que se pueden realizar:
- Añadir: Se puede añadir un seguimiento con documentación relacionada.
Un seguimiento identifica por los siguientes campos:
- Pestaña: Permite realizar la búsqueda por valor 'general' o composición.
- Valor de la pestaña: Permite filtrar por valor de la pestaña de composición.
- Tipo: Tipo de anotación.
- Estado: Estado del tipo de anotación.
- Descripción: Descripción del seguimiento.
- Inicio: Fecha inicio anotación.
- Fi: Fecha fin de anotación.
- Actualización: Fecha actualización de anotación.
- Usuario modificador: Nombre del usuario que modifica la anotación.
Documentación relacionada :
- Tipo de documento: Tipo de documento que se adjunta.
- Documento: Campo para adjuntar el documento.
- Descripción: Descripción del documento que se adjunta.
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