Introducció
La Biblioteca de Ciències Socials Gregori Maians és una de les més grans de la Universitat de València i en ella treballen 46 persones, més el personal d’empreses externes (informació d’accessos, neteja, manteniment, jardineria…) Per tal de facilitar el procés d'incorporació del nou personal a la Biblioteca de Ciències Socials, l’equip de direcció està desenvolupant un pla d’incorporació que consta de diverses mesures:
Setmana de benvinguda. Dividida en diferents apartats que servisquen d’orientació sobre el aspectes clau del funcionament de la biblioteca: procediments, sistema de gestió, responsabilitats i expectatives del lloc de treball. Aquesta acció està en fase d’execució.
Mentoria i facilitador/a. Assignació a la persona de nova incorporació d'un company o companya amb experiència en les tasques per tal de servir de guia, suport i integració social en la biblioteca. En fase de planificació.
Desenvolupament professional. Disseny i execució d’un programa de formació en línea que permeta al personal de nova incorporació millorar la seua capacitació professional i adaptació a les necessitats de la biblioteca de manera contínua. En fase de planificació.
Sessions de retroalimentació i avaluació. Entrevista amb la direcció i/o coordinació al mes de la incorporació i altra als sis mesos per tal d’analitzar el procés d’incorporació, si s’han complit les expectatives i introduir millores en el programa si escau. En fase de planificació.
\uD83D\uDCD8 Setmana de benvinguda
Dia 1. Incorporació (en execució)
Benvinguda de la directora i entrevista
Assignació a una secció (A1, A2, C1) o tasques (C2)
Full de distribució horària, gestió dels dies d’AAPP, vacances i torns, exclusives, dissabtes, teletreball
Alta en llista i espai de disc bibsoc i Teams
Visita a l’edifici, seccions i presentació del personal a càrrec de la directora o coordinadora
Claus d’ascensor, de la sala del personal i comandament del garatge
Ubicació en el lloc de treball (coordinadora)
Comprobació de l’equipament, previament revisat per la coordinadora abans de la incorporació
Altes en espais de disc propis de la secció i grups Teams de secció
Altes en plataformes (Alma, Dialnet, etc.)
Invitació per al torn de descans
Introducció al lloc de treball
Vídeos de presentació de la biblioteca i les seccions (en elaboració)
Materials de formació de les tasques del lloc de treball
Dia 2. Entrevistes amb les coordinadores
Explicació de les tasques pròpies de cada secció de la biblioteca i dels fluxos de treball
Dies 3 i 4. Jornades tutelades
Mentorització i facilitació de les tasque assignades a càrrec d’una companya o company
Dia 5. Seguiment setmana incorporació
Entrevista amb la directora o coordinadora per tal de resoldre els possibles dubtes
\uD83D\uDCCB Informació d’utilitat
Teams Biblioteca de Ciències Socials
La biblioteca utilitza Teams com a canal principal per a l’organització del treball i la documentació necessària per a desenvolupar les tasques. A més, les diferents seccions tenen un espai propi en Teams amb documentació específica de cada secció. La documentació següent es troba actualitzada en l’espai de treball Teams Biblioteca de Ciències Socials:
Canal General
Xat general d’informació de la biblioteca.
Arxius. Organitzat per anys, es pot trobar:
Funcions C2
Torns teletreball
Torns d’exclusives
Torns rotació C1
Calendaris de vacances i torns Nadal
Calendari d’assistència a formacions
Telèfons biblioteca
Suport carnets
Enquesta Coneix per al personal (benvingudes)
Canal Auxiliars
Arxius:
Distribució de tasques
Canal Dissabtes
Xat per a recordar els torns de dissabtes amb uns dies d’antelació i comunicar els canvis a la direcció
Arxius:
Torns dissabtes
Mòbils seguretat
Canal SOD i Dialnet
Arxius:
Procediment
Peticions realitzades i pendents
Dades GESTSUMART
Respostes tipus
Espai de disc bibsoc
La documentació fixada o que s’ha de conservar es guarda en l’espai de disc per a no sobre carregar Teams d’informació. L’espai de disc està organitzat per carpetes.
Canals d’informació
Correu electrònic: personal o a través de llista bibsoc
Llista de difusió WhatsApp. Inclusió voluntària, encara que recomanable, per a rebre comunicacions urgents: alertes, incidències, etc. Només per al personal de la biblioteca. Demanar l'alta al mòbil institucional direcció 676785164.