Veure Manual Adquisicions. Crear i gestionars ordres de compra (PO)
En ALMA estan íntimament relacionades les diferents línies de compra amb les diferents fases del procés de publicacions seriades: patrons, prediccions, etc… Per aquest motiu és necessari tindre cura amb tot tipus de dades referents a cada publicació abans de fer les ordres de compra. Una ordre de compra (PO) està formada per un conjunt de línies d'ordre de compra (POL). Per poder crear una ordre de compra (PO) és necessari crear primer una línia d'ordre de compra (POL).
Per crear una POL hem de partir del registre bibliogràfic de la revista, comprovar si la revista està oberta o tancada i si existeix registre d'existències per a la nostra biblioteca. Totes les revistes de subscripció hauran de tindre associada una línia d'ordre de compra (POL) . La gestió de les POL de revistes de subscripció (creació, cancelació etc.) correspon a la secció GRI. Només es crearan POL de revistes des de les biblioteques per a casos de revistes de donatiu, intercanvi, etc. que arriben de manera regular. Per als donatius puntuals, seguirem el procediment descrit al punt 5.1.2.
Es poden crear línies d’ordre de compra de diferents maneres en ALMA:
1. . A partir d’un registre trobat a l'inventari de la nostra institució, cal polsar en i Ordenar:
2. També és possible crear una línia d’ordre de compra des del menú superior Adquisiciones-Crear solicitud de compra:
En crear la POL, el sistema ens demana omplir alguns camps:
Després ja podrem clicar a Crear línea de orden de compra:
Se'ns obri la pantalla amb el detall de l'ordre de compra:
A la pantalla de l’ordre de compra omplirem els següents camps:
La decisió de crear una POL per a donatius depén de la Biblioteca. Si es crea, s'ha d'empaquetar, com la resta de POL (veure Manual Adquisicions punt 3.5.1). Una vegada creada i empaquetada, ja podem seguir amb la creació del patró i els exemplars, tal com es descriu als punts 3 i 4 del Manual.