SABIO: Alta / Edición de una Entidad

La pantalla de alta es similar a la de edición. Vamos a proceder a explicar el funcionamiento de la pantalla de Alta / Edición de Entidades Externas.

Los siguientes campos son los que se pueden rellenar en el alta de una Entidad Externa, los marcados con el asterisco rojo * son considerados obligatorios para poder guardar una Entidad Externa:

Identificador : Código numérico asignado automáticamente a la entidad en su proceso de alta.
Tipo DOI : Tipo de documento identificativo. Actualmente puede tomar los siguientes valores CIF, NIE, NIF, Otros, Pasaporte, VAT
- Cuando se va a guardar una EE si existe otra con el mismo DOI avisa, pero deja guardar porque puede tener sentido en el caso de tener EE que son una continuidad de otra o que son de la misma jerarquía.
- Cuando se va a guardar una EE si existe otra con el mismo Acrónimo avisa y no deja guardar.
Número DOI : Número del documento identificativo.
Denominación / Razón social : Razón social de Entidad Externa.
Acrónimo : Acrónimo de la Entidad Externa.
Ámbito inicial : Ámbito inicial de colaboración por el que ha sido introducido por primera vez una Entidad Externa. (REE_AMBITO_INICIAL en el diccionario de datos)
Vinculación Ascendente : Si la entidad Externa tiene o no vinculación ascendente. Es decir, si tiene entidades superiores dentro de su jerarquía.
Vinculación Descendente : Si la entidad Externa tiene o no vinculación descendente. Es decir, si tiene entidades subordinadas dentro de su jerarquía.
Situación : Situación de la entidad Externa. Cada una de las situaciones establece si el estado es activo o no activo (REE_SITUACION en el diccionario de datos)
Estado : Activo / No activo. (REE_ESTADO en el diccionario de datos)
Origen del dato : Fuente de la Entidad Externa. (REE_FUENTE en el diccionario de datos)
Correo Electrónico : Correo Electrónico de la Entidad Externa. El campo valida que el formato del correo sea correcto.
Web : Web de la Entidad Externa.
Fecha alta : la fecha de alta de la entidad.
Fecha actualización : la fecha de actualización de la entidad. Establecido manualmente por el gestor.
Fecha baja : la fecha de baja de la entidad. Campo obligatorio si la situación infiere un estado no activo.
Usuario creación : Usuario creación de la Entidad Externa. Establecido automáticamente por la aplicación
Creación : la fecha de creación de la entidad. Establecida automáticamente por la aplicación
Usuario modificación : Usuario de modificación de la entidad. Establecido automáticamente por la aplicación
Modificación : la fecha de modificación de la entidad. Establecida automáticamente por la aplicación

Una entidad Externa es identificada por su Identificador, el cual establece de manera automática por el sistema, permaneciendo así este campo deshabilitado.

Figura1. Alta / Edición Entidad Externa

Además de los campos obligatorios de la pestaña principal existen algunas clasificaciones obligatorias, es por ello que el título de la pestaña permanecerá en rojo.

Pestañas:

Jerarquía : La pestaña entidades externas permite Añadir / eliminar jerarquías a una entidad.
Vinculaciones : La pestaña entidades externas permite consultar las conexiones existentes con estructuras de una entidad.
Investigadores : La pestaña entidades externas permite consultar los investigadores que tengan relaciones externas de una entidad.
Contactos : La pestaña entidades externas permite asignar contactos a las entidades.
Clasificaciones : La pestaña entidades externas permite asignar clasificaciones a las entidades.
Proyectos y Contratos : La pestaña entidades externas permite asignar proyectos y contratos a las entidades.
Vinculación contable : La pestaña entidades externas permite asignar clientes a las entidades.
Seguimiento : La pestaña entidades externas permite asignar el seguimiento de entidades.

Pestaña jerarquías

Esta pestaña permite Añadir / editar relaciones jerárquicas de entidades externas.

Figura 2. Pestaña de jerarquías

Cada entidad tiene un par de propiedades per a definir si permite vinculación ascendiente o vinculación descendiente. Una Endidad Externa puede tener una vinculación a una EE padre y una o varias vinculaciones a EE hijas.
Desde la pestaña de jerarquía se pueden realizar las siguientes acceciones
- Añadir relación descendiente. Unicamente estará el botón activo en caso de que la EE tenga la propiedad Viculacion descendiente = SI.
  - Se abrirá la pantalla Alta/Edición de relación entre EE descrita en la siguiente sección
  - Al pulsar el botón Aceptar, se comprobará
    - que las fechas tienen sentido, no se pueden establecer relaciones antes de las fechas de alta de las EE
    - que la EE hija no tiene otra EE padre
- Editar relación ascendente. Unicamente estará el botón activo en caso de que la EE tenga la propiedad Viculacion ascendiente = SI.
- Borrar nodo de la jerarquía
- Acceder a la entidad: navegará a le edición de la EE seleccionada de la jerarquía abríéndola en otra pestaña.

Pantalla Alta/Edición de relación entre EE

- Tipo de vinculación: ascendiente o descendiente dependiendo del caso
- Entidad Externa a vincular: dependiendo del tipo de relación a establecer busca entidades que puedan cumplir esas condiciones.
- Vinculación: Tipo de vinculación entre estructuras (REE_VINCULACION en el diccionario de datos)
- Fuente = Origen del dato , Fuente de la Entidad Externa. (REE_FUENTE en el diccionario de datos)
- Alta : la fecha de alta de la entidad.
- Actualización : la fecha de actualización de la entidad. Establecido manualmente por el gestor.
- Baja : la fecha de baja de la entidad. Campo obligatorio si la situación infiere un estado no activo.
- Usuario creación : Usuario creación de la Entidad Externa. Establecido automáticamente por la aplicación
- Creación : la fecha de creación de la entidad. Establecida automáticamente por la aplicación
- Usuario modificación : Usuario de modificación de la entidad. Establecido automáticamente por la aplicación
- Modificación : la fecha de modificación de la entidad. Establecida automáticamente por la aplicación

Pestaña vinculaciones

Esta pestaña permite visualizar las vinculaciones de la entidad con estructuras de investigación. Al final de cada una de las Estructuras de Investigación vinculadas disponemos de un botón que nos permitirá abrir una nueva pestaña editándolas.

Figura 3. Pestaña de vinculaciones

Si quisiéramos añadir nuevas vinculaciones, deberíamos hacerlo desde la pestaña vinculaciones de la estructura a vincular, desde la pestaña Vinculaciones pulsando el botón Añadir Externa.

Figura 4. Vincular entidad con estructura

Pestaña investigadores

A esta pestaña podremos visualizar y exportar a una hoja de cálculo los investigadores externos. Disponemos de un filtro para elegir la fecha de los datos a mostrar.

Figura 5. Pestaña de investigadores

Si queremos establecer nuevas vinculaciones o eliminar las existentes tendremos que hacerlo desde la pestaña vinculaciones del propio investigador modificando la Entidad Externa de la situación externa.

Figura 6. Vincular investigadores

Pestaña Contactos

Esta pestaña permite asignar direcciones e interlocutores a una Entidad Externa. Las direcciones y los interlocutores pueden estar vinculados a su vez entre ellos.

Bajo de la fila de pestañas se puede encontrar dos botones (uno a derecha y otro a izquierda) que permiten cambiar entre la vista de interlocutores y las de direcciones.

Interlocutores

Figura 7. Pestaña de Contactos, vista interlocutores

Posibles acciones:

Vincular : Permite vincular un interlocutor existente o uno nuevo a la Entidad Externa
Editar : Modificar una vinculación existente Esta acción se puede realizar pulsando al botón

Pantalla de alta/edición de vinculación de un Interlocutor a una EE

Figura 8. Añadir vinculación

Interlocutor: selecciona un interlocutor.
Crea una nuevo interlocutor: permite saltar a la pantalla de creación de interlocutor. (Más información SABIO: Mantenimientos Entidades Externas)
Tipo de interlocutor: (REE_TIPO_INTERLOCUTOR en el diccionario de datos)
Alta : la fecha de alta de la de vinculación.
Baja : la fecha de baja de la vinculación .
Usuario creación : Usuario creación de la vinculación. Establecido automáticamente por la aplicación.
Creación : la fecha de creación de la vinculación. Establecida automáticamente por la aplicación.
Usuario modificación : Usuario de modificación de la vinculación. Establecido automáticamente por la aplicación.
Modificación : la fecha de modificación de la vinculación. Establecida automáticamente por la aplicación.

Direcciones

Figura 10. Pestaña de Contactos, vista direcciones

Posibles acciones:

Vincular : Permite añadir una nueva dirección en la Entidad Externa.
Editar : Modificar una vinculación existente con una dirección ya registrada. Esta acción se puede realizar pulsando al botón

Pantalla de alta/edición de vinculación de un dirección a una EE

Figura 11. Añadir vinculación con dirección

Dirección: selecciona una dirección.
Crea una nueva dirección: permite saltar a la pantalla de creación de dirección. (Más información SABIO: Mantenimientos Entidades Externas)
Tipo de dirección: (REE_TIPO_DIRECCION en el diccionario de datos)
Alta : la fecha de alta de la de vinculación.
Baja : la fecha de baja de la vinculación .
Usuario creación : Usuario creación de la vinculación. Establecido automáticamente por la aplicación.
Creación : la fecha de creación de la vinculación. Establecida automáticamente por la aplicación.
Usuario modificación : Usuario de modificación de la vinculación. Establecido automáticamente por la aplicación.
Modificación : la fecha de modificación de la vinculación. Establecida automáticamente por la aplicación.

Podemos establecer vinculaciones entre interlocutores y direcciones utilizando el icono

Pestaña Clasificaciones

Esta pestaña permite asignar clasificaciones a las entidades externas. Esta ventana respeta la cardinalidad de la característica (En mantenimiento de clasificaciones), por lo que, solamente se puede crear como máximo tantas características como el número de cardinalidad tenga.

Los cambios en la obligatoriedad en otras ventanas, afectarán a las clasificaciones que se crean con posterioridad a estos cambios.

Se podrán desvincular las clasificaciones obligatorias siempre que no sea la única vinculada con este código dominio en esa entidad.

Figura 12. Pestaña de clasificaciones

Al crear una nueva EE nos creará todas las clasificaciones obligatorias automátiamente para que sean rellenadas, manteniendo el color rojo de la pestaña y de las clasficaciones también en rojo.

Pestaña contratos

Esta pestaña permite visualizar los contratos o convenios de una determinada Entidad Externa. Se mostrarán los contratos o convenios de Pactum que estén vinculados a los clientes asociados a la EE en la pestaña de vinculación contable. Los contratos y convenios aparecen agrupados por los citados clientes mostrando su código y su nombre y entre paréntesis en número de proyectos.

Otras funcionalidades que se pueden encontrar en la pantalla son:

Filtrar: la aplicació permite filtrar los contratos pera un determinado estado (Vigentes, Iniciados, etc ) y periodo mediante los filtros:
Acceder al contrato Pactum: Si hacemos clic en el icono , Accederemos directamente al mantenimiento del contrato a Pactum. Siempre que tengamos los permisos adecuados en la aplicación.
Exportación : se puede exportar a una hoja de cálculo (.xls) el contenido que se muestra en contratos pulsando el botón 'Exportar'.

Figura 13. Pestaña de contratos

Pestaña proyectos (pendiente de integración Mecenas Sabio)

Esta pestaña permite visualizar los proyectos en los que una determinada entidad externa participa como socia, otra funcionalidad es:

Filtrar: la aplicació permite filtrar los contratos pera un determinado estado y periodo mediante los filtros:

Acceder al proyecto Mecenas: Si hacemos clic en el icono , Accederemos directamente al mantenimiento del proyecto a Mecenas. Siempre que tinga'm concedido el acceso a esta aplicación.
Exportación : se puede exportar a una hoja de cálculo (.xls) el contenido que se muestra en contratos pulsando el botón 'Exportar'.

Figura 14. Pestaña de proyectos

Pestaña vinculación contable

Esta pestaña permite la asociación de clientes de Pactum/GTI con una Entidad Externa. El listado principal muestra los clientes ya asociados a la entidad.

Por cada cliente se muestran los campos:

Código Cliente : Identificador único del cliente en SABIO.
Nombre Cliente : Nombre con el que se ha dado de alta en la aplicación GTI.
Número de registros agrupados, entre parétesis
Estado del cliente: indica si el cliente está activo o no.
Principal : Este icono indica que ese cliente es el principal para la entidad.
direcciones : Botón que permite listar las direcciones del cliente. Estas direcciones son las direcciones que aparecen en Pactum y no tienen que ver con las direcciones dentro del contacto de la EE.
editar : Botón que permite editar el cliente.
desvincular : Botón que permite desvincular el cliente de la entidad

Si desplegamos el detalle de cada cliente pulsando sobre el símbolo + del principio de la fina se despliegan una o varias filas, cada uno de esos registros es un nombre diferente con el que se ha asociado el cliente a algún proyecto en PACTUM. Para cada uno de esos registros internos se muestran los campos:

Nombre cliente : Cada uno de los nombres con los que aparece relacionado el cliente GTI en los contratos Pactum.
Contratos Pactum : Número de contratos y convenios de cualquier subtipo.
Contratos SII : Número de contratos y convenio desde subtipos que gestiona el Servicio de Investigación.

Se debe tener en cuenta que pueden haber muchos registros internos para un cliente, pero siempre será el mismo cliente, lo único que cambia es el nombre utilizado en este caso particular.

Figura 15. Pestaña de vinculación contable

Direcciones del cliente

Esta ventana muestra las direcciones asociadas al cliente seleccionado en Pactum.

Seleccionando sobre el estado de la dirección se podrá modificar el propio estado.

Figura 16. Direcciones del cliente

Edición de cliente

Desde esta ventana se pueden editar algunos parámetros del cliente:

Si el cliente es principal o no, para que un cliente sea principal su estado debe ser Activo . Cuando se establezca un cliente como principal, el resto pasarán a ser no principales
El estado del cliente, cuando se asocia un cliente a una entidad, se determina el estado de la asociación, teniendo tres posibles valores (REE_ESTADO en el diccionario de datos):
- activo
- A extinguir
- no activo

Figura 17. Ventana de edición de clientes

Asociación

Desde esta ventana se selecciona el cliente que se desea asociar a la entidad. Los posibles clientes se pueden filtrar por CIF o por Nombre de cliente .

Una vez seleccionado el cliente, se podrá pulsar el botón de aceptar y el cliente aparecerá en la lista principal.

Figura 18. Ventana de asociación de clientes

Dentro de la ventana de asoiación también existe la posibilidad de crear un cliente nuevo, pulsando en el botón nuevo. Esta acción creará un nuevo cliente en GTI. Como se indica en la propia pantalla un cliente tiene que tener al menos una dirección que se puede busar entre las existentes en el sistema (direcciones de Pactum/GIT) o dar de alta.

Pestaña seguimiento

Se puede encontrar más información en el siguiente enlace:

SABIO: Seguimiento