Gestió de la circulació en Alma: Serveis a l'usuari

Introducció

Serveis a l'usuari és el procés pel qual els usuaris agafen en préstec i retornen recursos físics, accés electrònic o recursos digitals de la institució. Inclou les sol·licituds.

Conté els següents fluxos de treball:

• Operacions del taulell de circulació: Accions de préstec, devolució i gestió de sol·licituds. 

• Reserva: Gestiona la manera en la que Alma reserva recursos per a un usuari. 

• Flux de treball de sol·licituds de recurs

• Compartir recursos – Gestionar les sol·licituds de préstec a altres institucions. 

• Flux de treball de cursos i llistes de lectura – Gestió de les bibliografies recomanades. 

• Eines avançades – Gestió de conjunts per a canvis massius, càrrega de transaccions de préstec i préstec offline. 

Taulells de Circulació

Segons el glossari d’Alma, una institució és un grup de biblioteques gestionades de manera conjunta. Dins d'aqueixa institució les biblioteques són unitats administratives i de gestió que tenen associats taulells de circulació i departaments que gestionen ordres de treball.

Els taulells són els llocs on es gestionen l'entrada i eixida dels exemplars físics i on es presten els serveis als usuaris.

Cada biblioteca de la UV té associat un o més taulells (en el cas de biblioteques que tenen màquines d'autopréstec) que fa possible que circule la col·lecció d'aqueixa unitat.

A través dels nostres rols tenim assignades Ubicacions en Alma, que corresponen a unitats de gestió (ex. procés tècnic) i al taulell de la nostra biblioteca.

Per a poder seleccionar o canviar la ubicació si fem tasques de diverses seccions, en la part superior dreta de la barra de navegació trobem la icona d'ubicació. Des d'aquesta podem seleccionar l'opció: Mostrar sempre la ubicació actual perquè aparega de manera fixa i sapiem en tot moment des d'on estem operant.

Open

Identificació d’usuaris

Cercar usuari/es

El primer pas per a gestionar serveis a l'usuari és buscar a la persona en el sistema: Serveis a l’usuari > Sortida/Entrada > Gestionar serveis als usuaris

Escanegem el codi de barres del seu carnet universitari o, si no disposem del carnet, introduïm en el quadre de cerca el seu codi de barres, el seu DNI o cognom i cliquem en "Anar-hi". S'obrirà un llistat de coincidències.

Open

A banda de per DNI o codi de barres, també podem buscar persones per altres camps fent clic sobre la icona “seleccionar d'una llista”. Per a recuperar un usuari recentment buscat, clicarem en la icona del rellotge: “seleccionat recentment”.

Open

Open

Com a resultat de l’escaneig o cerca de l’usuari, Alma ens porta a la pantalla de préstecs de l’usuari/a.

Open

Open

Préstec BUVAL

Situat damunt del quadre de cerca tenim l’opció Trobar l’usuari en una altra institució. Aquesta opció la marcarem quan la persona que hem de cercar pertany a alguna de les altres universitats valencianes que formen el consorci BUVAL. El préstec a aquests usuaris està detallat en aquest procediment.

Pàgina de Serveis a l’usuari

Una vegada seleccionat l'usuari des de la pantalla "Identificació d'usuari", s'obri el seu registre de Serveis a l'usuari .

Aquesta pantalla està dividida en 3 panells.

• Panell esquerre: dades de l’usuari

• Panell central: llista de préstecs, devolucions o sol·licituds, segons el cas.

• Panell dret: informació detallada d’un exemplar.

Open

Panell esquerre

Aquest panell està organitzat en diversos requadres que ofereixen diferents dades sobre aquest usuari o usuària.

1. El primer requadre conté el nom i identificador primari. Des d’ací podem seleccionar l’entorn en el que estem treballant: per defecte serà “la nostra institució”, però si es tracta d’una persona donada d’alta en el préstec BUVAL podrem consultar els préstecs que té actius en altres universitats clicant en la icona de xarxa.

   Open

   

A més, des dels 3 punts podem realitzar diverses accions sobre el registre:

Open

Les opcions són les següents:

• Fet: finalitza la sessió actual i torna a la pantalla de cerca d’usuaris.

• Gestió ràpida d’usuaris: ens permet obrir la fitxa completa de l’usuari/a per consultar les seues dades personals.

• Afegir/renovar funció d’usuari: NO la gastarem.

• Enviar informe d’activitats / de sol·licituds: aquestes accions envien un correu electrònic a l’usuari/a amb el total dels seus préstecs o sol·licituds actives.

• Enviar rebut de devolució: envia per correu electrònic a l’usuari/a un rebut amb les devolucions realitzades en esta sessió. Aquest rebut s’envia automàticament a l’eixir de la sessió polsant el botó de Fet.

• Enviar rebut de préstec: envia per correu electrònic a l’usuari/a un rebut amb els préstecs realitzades en esta sessió. Aquest rebut s’envia automàticament a l’eixir de la sessió polsant el botó de Fet.

2. El segon requadre ens permet navegar per les diferents accions de circulació: préstecs, devolucions, sol·licituds, sancions i quotes.

Open

Alma ens indica amb la xifra entre parèntesi la quantitat d’exemplars que l’usuari té en cada un dels estats.

3. El tercer requadre ens informa del grup al que pertany l’usuari i la caducitat de la seua fitxa en Alma.

Open

4. Els últims requadres mostren les notes adjuntes al registre de l’usuari, en cas que existisquen.

Open

Panell central

Caixa de cerca

En primer lloc, en les vistes de Préstecs i Devolucions tenim la caixa per a introduir (escanejat o a mà) el codi de barres de l’exemplar.

Open

Menú d’opcions

Sota de la caixa tenim diversos filtres que podem aplicar a la llista d’exemplars.

Atenció: si tenim activat el filtre = Aquesta sessió NO podrem veure tots els préstecs actuals de l’usuari/a, només els préstecs que hem realitzat en la sessió activa.

Open

Per a consultar el total de préstecs cal que filtrem per Tots

 Les opcions que ens ofereix el sistema en aquest menú entre la barra de cerca i el llistat són les següents: