5.1 Pautes per a complementar el registre d'exemplar en Alma

Formulari de creació d'exemplar

Els registres d'exemplar sempre han de crear-se depenent d'un registre d'existència. Si no hi ha cap que en siga útil, s’haurà de crear un seguint les indicacions del Manual d'Alma.

Per a la creació de l'exemplar s'obri un formulari d’editor d’exemplar físic. Aquest editor està format per diferents pestanyes en les quals s’ha d'introduir la informació.

General

La pestanya General conté els següents apartats d’informació:

• Informació general

• Informació d’inventari

• Informació d’ubicació

• Informació d’ubicació temporal

• Informació de retenció

Vegem els camps de cada apartat:

Informació general

Codi de barres: serà el codi de barres de l’exemplar i serà l’últim camp a introduir, perquè al fer-ho amb una pistola lectora de codis de barres, automàticament guarda i tanca el registre.

ID de còpia: solament tindrà contingut si prové automàticament des del procés d’adquisicions. Si no té contingut, no introduir-ne manualment.

Tipus de material: fa referència al suport físic o descripció material de l’ítem, no al seu contingut. Es triarà un dels valors de la llista desplegable. En aquest enllaç teniu un quadre amb tots els tipus de suport. Si escau, podeu demanar a Tecnis la creació de nous tipus de material. Sobre aquest camp es poden aplicar canvis massius per tal de fer-lo més ajustat a la realitat.

Política d’exemplar: s’ha de triar la política de préstec corresponent segons el llistat que hi ha a continuació. Al mateix temps, les polítiques poden ser de dos tipus:

• Funcional: tenen efectes en el préstec.

• Informatiu: no tenen efectes en el préstec, és a dir, la durada del préstec dependrà de la ubicació de l'exemplar.

Procedència: indica la forma d’incorporació de l’exemplar a la col·lecció. Cal triar un dels valors d'aquesta taula.

Aquest és el mapeig de la migració dels camps de Millennium corresponents:

És magnètic: indica si el suport és magnètic. Únicament serà Sí per a cintes de cassette, VHS, i altres suports. Aquest camp únicament té funció informativa.

Línea de comanda: aquest camp està vinculat a la compra del llibre. Seguiu les instruccions del manual d’adquisicions.

Data d’emissió: aquest camp està vinculat a la compra del llibre. Seguiu les instruccions del manual d’adquisicions.

Data de recepció: és la data d’alta de l’exemplar en la col·lecció. Introduïu la data manualment.

Data prevista de recepció: aquest camp està vinculat a la compra del llibre. Seguiu les instruccions del manual d’adquisicions.

Camps de volum/descripció:

El camp Descripció és el camp que es mosta a Trobes per tal de diferenciar els diferents volums d’una obra o el document principal dels seus annexos.

Exemple 1:

Visualització en Alma:

Open

Visualització en Trobes (en biblioteques amb signatures úniques):

Open

Visualització en Trobes (en biblioteques amb signatures genèriques tipus CDU):

El camp Descripció es pot omplir de dues formes:

1. Camps d’enumeració i cronologia

2. De forma manual mitjançant un literal

La vista bàsica del registre d’exemplar inclou quatre camps d’enumeració i cronologia:

• Enumeració A: inclou el valor alfanumèric del volum i serà el que farem servir de forma habitual. Per a consignar aquest valor es seguiran els criteris de les pautes vigents, per a exemplars o per a seriades.

• Enumeració B: en algun cas excepcional es pot fer servir aquest camp per a indicar un valor de fascicle i no de volum. S’aconsella no fer servir aquest camp, excepte per a fascicles de publicacions periòdiques.

• Cronologia I: inclou el valor d’un any vinculat al volum. S’aconsella utilitzar únicament en casos excepcionals on l’any siga un valor rellevant o per a fascicles de publicacions periòdiques.

• Cronologia J: inclou el valor numèric d’un mes. No utilitzar en el cas de les monografies, només per a fascicles de publicacions periòdiques.

Quan estiga introduïda tota la informació al seu camp, doneu-li al botó Generar del camp Descripció i es generarà un literal que es mostrarà a Trobes.

Exemples:

• Volum numeral:

• Volum amb informació alfanumèrica:

• Número (s'aconsella no utilitzar):

• Combinació volum i any (utilitzar únicament quan estiga justificat):

Quan la informació a incloure en el camp Descripció no corresponga a cap volum, enumeració o cronologia, s'ha d'introduir la informació directament de forma manual. Tractarem que estiga el més normalitzada possible. El literal pot ser: CD, Workbook, Llibret, etc. En aquests casos NO S'HA DE POLSAR EL BOTÓ GENERAR.

Exemple: HU M/802.0/0462-03

• Visualització en Alma:

• Visualització en Trobes:

Vídeo resum de la informació d'exemplar:

Pel que fa a la resta de camps:

• Pàgines: aquest camp no l’utilitzarem.

• Peces: aquest camp no l’utilitzarem.

• Cost de substitució: aquest camp no l’utilitzarem.

• Operador de recepcions: operador que va rebre el llibre en adquisicions o que ha donat d'alta l'exemplar. Aquest camp s'ompli automàticament per part del sistema.

• Condició física: indica la condició física del llibre. S’ha de triar una opció de les que surten al desplegable. La taula és parametritzable en Alma.

• Tipus de procés: si el camp conté dades, indica que l'exemplar es troba actualment en una ordre de treball. Indica el tipus d'ordre de treball i el taulell des del qual s'està gestionant. No l'heu de modificar.

Informació d'inventari

Aquest apartat està dedicat a les dades procedents dels inventaris de la col·lecció física. En el procés de migració de Millennium es carregaren algunes dades procedents del sistema (número identificatiu de l’exemplar en Millennium o nº i i data d’inventari). Podeu consultar les instruccions per a fer inventari en Alma en aquesta pàgina.

Informació d'ubicació

Aquest apartat conté informació sobre la ubicació de l'exemplar. El camp més important és Ubicació permanent i aquesta informació s'hereta del registre d'existència. 

La resta de camps no s'utilitzaran.

Informació d'ubicació temporal

No s'ha d'utilitzar aquest apartat, excepte per a procediments específics, com el d'esborrar exemplars i ocultar-los de Trobes.

Informació de la retenció

Aquest apartat permet indicar que l'exemplar no es pot eliminar. Evita l'eliminació del registre i es tracta de fer-lo servir com a informació en els informes d'Analytics per a l'esporgue i simplificar la presa de decisions. Els exemplars amb aquesta condició s'identifiquen en Alma amb una paperera tatxada, però no tenen cap marca a Trobes.

Aquest apartat té tres elements:

• Retingut: Sí o No o en Blanc. La marca del "No" s'ha d'entendre com a que no està decidit i s'ha d'avaluar. 

• Motiu de la retenció: indica el motiu pel qual no es pot eliminar l'exemplar. S’ha de triar del llistat. Sols es pot indicar un motiu pel qual no es pot eliminar.

• Nota de la retenció: permet introduir un text lliure que complemente el motiu de retenció.

Els casos previstos com a motiu de la retenció els podeu consultar en aquesta taula

Criteris d'aplicació

L'aplicació d'aquest camp està pensat per a fer-se de forma progressiva. En alguns casos es poden fer anotacions massives: llibres antics, donacions singulars, etc. Però en molts casos els canvis es realitzaran paral·lelament a l'esporgue dels exemplars, marcant els que no s'han eliminat per ser l'última còpia o en la catalogació (notes manuscrites, etc.). 

No hi ha un ordre preferent dels motius. Si es necessita un motiu secundari (per exemple un llibre publicat per la UV i que pertany a una donació singular) s'ha d'incloure la informació necessària al camp "Nota de retenció". 

Informació ENUM/CRON

Aquesta pestanya es farà servir únicament en el cas de publicacions seriades. No s'utilitzarà per a monografies. 

Notes

Aquesta pestanya conté les notes de l’exemplar. Totes les notes tenen una longitud màxima de 4000 caràcters.

Les notes estan agrupades en tres blocs:

1. Notes funcionals

   1. Nota pública

   2. Nota de Serveis a l'usuari

2. Notes internes

3. Notes estadístiques

1. Notes funcionals

Nota pública

La informació continguda en aquest camp serà visible en Trobes. A continuació detallarem les pautes per a l'ús d'aquestes notes.

Ordre de les notes públiques

Donatiu. - Disponibilitat. - Estat físic. - Marques de propietat. - Exposicions. - Altra informació

Separació de les notes públiques

S'ha de tindre en compte que solament hi ha un camp de nota pública, per la qual cosa si s'han d’introduir diferents tipus d'informació caldrà separar-la en blocs, bé mitjançant una barra vertical | o bé amb punt, espai, guió, espai.

Exemples:

Algunes de les notes públiques més habituals:

1. Donatiu

2. Disponibilitat

3. Estat físic

4. Marques de propietat

5. Exposicions

Consulteu també el procediment per enviar exemplars a Exposicions.

Nota de Serveis a l'usuari

És una nota que apareixerà en una finestra emergent al realitzar una transacció de préstec.

Exemple:

Nota en el registre d'exemplar:

Missatge emergent que apareix al prestar o tornar l'exemplar:

2. Notes internes

Alma proporciona en el registre de l'exemplar 3 camps per a notes internes. Estan destinades a treball intern i no es visualitzen a Trobes.

Exemple:

La Nota interna 1 s'empra, entre altres usos, per a guardar informació sobre l'enviament d'exemplars a la Biblioteca Dipòsit.

3. Notes estadístiques

Alma proporciona en els registre de l'exemplar 3 camps per a notes estadístiques. Serveixen per a dur un control estadístic de la col·lecció amb criteris que no s’han contemplat en altres camps. Estan vinculades a finalitats estadístiques mitjançant l'ús d'Alma Analytics.

La Nota d'estadístiques 1 l'emprarem en cas d'eliminació de l'exemplar per a deixar constància del motiu de la seua baixa. S'ha d'utilitzar una de les opcions que apareixen al desplegable, les quals podeu consultar en aquesta taula.

Tingueu en compte que la nota és obligatòria. No s’esborraran exemplars que tinguen aquesta nota en blanc. Reviseu el procediment per a donar de baixa exemplars.

La Nota d'estadístiques 2 conté informació de l'última devolució de l'exemplar en Millennium.

Els valors que pot tindre aquest camp són: any de l'última devolució a Millennium (els anys van des del 2009 al 2020), Mai (si mai va ser prestat a Millennium) o Altra situació. Aquesta nota no s'ha de modificar.

La Nota d'estadístiques 3 no s'utilitza actualment. Cal deixar aquest camp en blanc.

Historial

En aquesta pestanya es reflecteixen els principals canvis realitzats sobre el registre d'exemplar. Indica la data de l'operació, l'operador que ha realitzat el canvi, el camp que s'ha modificat, el valor anterior del camp i el valor actual.

L'historial no es pot editar.

La informació de l'historial està organitzada en 3 apartats:

• Canvis a l’exemplar

• Canvis al registre d'existències

• Activitats de serveis a l'usuari