Instruccions per a donar de baixa registres bibliogràfics, d'existències i d'exemplar en ALMA

ESTE PROCEDIMIENTO SE PUEDE APLICAR TANTO A MONOGRAFÍAS COMO A PUBLICACIONES SERIADAS, EXCEPTO EL PUNTO 2 (REGISTROS DE EXISTENCIAS), QUE SE CODIFICAN EN UBICACIONES DE ESTANTERÍA DIFERENTES

Antes de empezar...

Hay que tener en cuenta que el procedimiento está redactado en orden jerárquico, es decir, se codificarán para dar de baja en primer lugar los REGISTROS DE EJEMPLAR y, sucesivamente, los registros de existencias y bibliográficos, sólo cuando sea necesario. La modificación de la ubicación en el registro de ejemplar, tanto la permanente como la temporal, oculta el registro de Trobes, por tanto, el registro de existencia NO se tendrá que modificar.

Los registros de existencias ÚNICAMENTE SE CODIFICARÁN COMO BAJA CUANDO NO TENGAN INVENTARIO ASOCIADO, esto es, cuando NO tengan ningún registro de ejemplar vinculado a ellos.

Los registros bibliográficos se codificarán para borrar cuando se vaya a eliminar TODO el inventario que tengan asociado, es decir, todos los registros de ejemplar que estén vinculados.

1. REGISTROS DE EJEMPLAR

Para ejemplares que se eliminan por cualquier motivo (deterioro, hurto, expurgo, etc.) se seguirá el siguiente procedimiento:
- En la pestaña "Información general" del registro de ejemplar, apartado "Información de ubicación temporal": se ha de marcar la casilla “El ejemplar está en una ubicación temporal”> SÍ, y la ubicación temporal Sense Ubicació > Exemplars a borrar (zbor). NO hay que modificar la Ubicación permanente, que se deja como está.
  ¿Por qué se modifica SÓLO la ubicación temporal? Porque de esta forma los datos de la ubicación original (ubicación permanente) se mantienen en Analytics para, posteriormente, poder sacar informes y estadísticas de los documentos eliminados por Biblioteca y Ubicación. Si modificamos los datos de la Ubicación permanente NO podremos hacer estadísticas de bajas por Biblioteca.

- NO HAY QUE MODIFICAR ningún otro dato de la pestaña "Información general" del registro de ejemplar. Los ejemplares con la ubicación temporal "Exemplars a borrar (zbor)" se ocultan automáticamente del OPAC.
- Para dejar constancia del motivo de la eliminación hay que rellenar el campo Nota de estadísticas 1 de la pestaña "Notas" del registro de ejemplar. Utilizad una de las opciones que aparece en el desplegable: Esporgat per estar duplicat, Esporgat per deteriorament, Esporgat per falta d'ús, Esporgat per contingut desfasat/obsolet, Esporgat per Perdut/Pagat, Creat per error, Exemplar fotocopiat. Esta nota es obligatoria, por lo tanto, no borraremos registros que tengan esta nota en blanco.
- Los cambios de ubicación temporal se pueden hacer manualmente (uno a uno) o mediante un conjunto previamente elaborado por la biblioteca y desde Tecnis se hará el cambio global.
- Una vez realizados estos cambios, cuando despliegas el inventario asociado al registro bibliográfico, desde la opción Físico, aparecerá otro registro de existencias con los datos de la ubicación temporal que le hemos asignado al ejemplar, como en la siguiente imagen:

Para finalizar este proceso, desde Tecnis, se eliminarán periódicamente (cada 3 o 4 meses) los registros de ejemplar, así como los registros de existencias y bibliográficos que no tengan ejemplares vinculados.

*En el caso de ejemplares creados bajo publicaciones seriadas hay que tener cuidado con NO borrar el registro de existencias al borrar los ejemplares.

Una vez codificado cada registro de ejemplar que vamos a borrar, ¿qué hay que hacer con los registros de existencia y bibliográfico a los que está asociado?

El registro de existencia SE DEJA COMO ESTÁ, NO HAY QUE MODIFICARLO EN NINGÚN CASO. Si el ejemplar que vamos a dar de baja es el único asociado, la existencia se eliminará cuando TECNIS ejecute el proceso de borrado de ejemplares.
El registro bibliográfico hay que modificarlo SÓLO en el caso de que el ejemplar codificado para dar de baja sea el único que tiene asociado. Se hará siguiendo las instrucciones del punto 3 de este procedimiento.

2. REGISTROS DE EXISTENCIAS

2.1. MONOGRAFÍAS:

El proceso de baja de ejemplares oculta de Trobes las existencias que se quedan sin ejemplar, por esto el procedimiento de baja de registros de existencias ÚNICAMENTE se ha de seguir para dar de baja los REGISTROS DE EXISTENCIAS que NO tengan EJEMPLARES VINCULADOS:

Asegurarse de que NO existen ejemplares vinculados. Si hay ejemplares, aunque estén codificados para borrar, NO HAY QUE MODIFICAR EL REGISTRO DE EXISTENCIA.
Cuando haya un registro de existencia sin ejemplares asociados, hay que cambiar la ubicación de la existencia en la etiqueta 852 a Biblioteca Sense Ubicació (zzzz) > Exemplars a borrar (zbor)

Al igual que en los ejemplares, estos cambios se pueden hacer manualmente o la biblioteca puede crear un conjunto y TECNIS hará los cambios de codificación mediante una tarea.

2.2. SERIADAS:

Para eliminar registros de existencias de publicaciones seriadas se ha de codificar la etiqueta 852 del holding de la siguiente manera:

Cambiar la ubicación de la existencia a Biblioteca Sense Ubicació (zzzz) > Existències (de revistes) a esborrar (zesb). Subcampos b "Sub-ubicación o colección" y c "Ubicación de estantería" del campo 852.

3. REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS

Cuando un bibliográfico se quiere eliminar, ya sea porque se ha creado por error o porque se vaya a eliminar TODO el inventario que tiene asociado, es decir, los registros de existencias y ejemplares que tiene vinculados, se deben realizar los siguientes cambios en el registro bibliográfico:

Indicar que el registro es para borrar con el valor “d” en la posición 5 del MARC Leader.
Marcar el bibliográfico como oculto del descubrimiento:
- En el nuevo EM se oculta desde el menú Acciones de registro >> Suprimir de descubrimiento:
- En el antiguo EM, desde el menú Herramientas >> Definir etiquetas de gestión >> Ocultar de la Interfaz de Descubrimiento:

Tareas a realizar desde Tecnis:

Crear un conjunto con los ejemplares en ubicación permanente o temporal zbor
Borrar esos ejemplares con un job. Indicar que se eliminen también las existencias sin ejemplares (valorar si también se eliminan los bibliográficos sin existencias en este proceso).
Crear un conjunto de existencias sin ejemplares
Aplicar el job de eliminar existencias limitando por Biblioteca Sense Ubicació > Exemplars a borrar. Es muy importante aplicar esta limitación para no borrar los holdings de revistas
Crear un conjunto de bibliográficos sin inventario
Filtrar el conjunto por la regla de indicación de LDR: Bibliográficos a borrar
Aplicar el job de borrar bibliográficos al conjunto filtrado, siempre que el bibliográfico no tenga registros relacionados.

Los conjuntos para estas tareas se pueden tener “Predefinidos”. Son:
- TECNIS - Registres bibliogràfics sense inventari
- TECNIS - Existències sense exemplars