Instruccions per a l'enviament de llibres a la Bib. Dipòsit

CONSIDERACIONES GENERALES

Los envíos de libros a la Biblioteca Depósito se programarán con antelación, de forma que ambas bibliotecas acuerden la fecha más adecuada.
Como norma general, para las obras posteriores a 1958 se enviará 1 solo ejemplar de cada obra a la Biblioteca Depósito, siempre y cuando la Biblioteca Depósito no tenga ningún ejemplar de la misma. No obstante, dependiendo de las características de la obra (por ejemplo, libros de profesores de la UV o editadas por nuestro Servicio de Publicaciones, etc.), cada biblioteca podrá valorar si cree conveniente que se conserve más de 1 ejemplar. En cualquier caso, la norma será que se conserven hasta un máximo de 3 ejemplares en la Universidad, para obras posteriores a 1958. Se comprobará antes del envío los ejemplares que pudieran ya existir en la Biblioteca Depósito. Si ya existe algún ejemplar en la biblioteca, no se enviarán más.
En ningún caso se enviarán a la Biblioteca Depósito obras raras o valiosas. Tampoco se enviarán revistas, ni libros sin catalogar.
SIGNATURAS: es necesario consultar con la Biblioteca Depósito antes de hacer las modificaciones de signaturas. En envíos masivos es preciso cambiar la SIGNATURA en Alma antes del envío. Se anotará siempre la nueva signatura a lápiz dentro del libro. Para ello la Biblioteca Depósito preparará los TEJUELOS correspondientes con las nuevas signaturas y se los enviará previamente a la biblioteca antes de hacer los cambios. Los libros se enviarán a la Biblioteca Depósito con su signatura modificada y con el nuevo tejuelo ya colocado encima del que tuvieran en la biblioteca de origen. La signatura antigua quedará registrada automáticamente en el ejemplar, en la pestaña Historial: botón cambios en el registro de existencias, como se muestra en la siguiente imagen:

Hay que tener en cuenta que las signaturas en la Biblioteca Depósito tienen siempre 5 cifras (los paréntesis no cuentan). Si en los tejuelos que envíe la Biblioteca Depósito no aparecen 5 cifras, en Alma hay que completar el currens de la signatura con ceros por la izquierda. Ejemplos de signatura:

- BID.M1 54288
- BID.E3 04581
- BID.M2 00183
- BID.E1 00043(1)

El campo 852 de la existencia quedaría así: 852 8_ $$b m-dip $$c m1 $$h BID.M6 00183

ATAMAÑAR: en los envíos se intentará, en la medida de lo posible, tener en cuenta el tamaño de los libros a la hora de asignarles la nueva signatura. Para asignar las signaturas se procurará agrupar los libros por tamaños similares dentro de lo posible.
Para los libros de medidas especiales (+29 cm o bien -15cm) consultar con la Biblioteca Depósito.

En el caso de las tesis y tesinas solo se aceptarán si no hay ningún ejemplar en la biblioteca. La Biblioteca Depósito las catalogará y les asignará ubicación y signatura.

De acuerdo a lo anterior, se expone a continuación el procedimiento para el cambio de signaturas en la biblioteca de origen.

PROCEDIMIENTO DE ENVÍO SEGÚN EL TIPO DE SIGNATURA

1. EXISTENCIAS CON UN SOLO EJEMPLAR (SIGNATURAS TIPO CURRENS)

*Las existencias con signaturas tipo currens tienen un solo ejemplar

Localizamos el ejemplar por el código de barras. Del menú de los 3 puntos pulsamos sobre la opción Existencias y luego Editar. De la existencia editamos los siguientes campos de la etiqueta 852 (para abrir todos los subcampos para editar usar el comando Ctrl + F):

Campo 852 de la existencia:

b Sub-ubicación o colección: m-dip Bib. Dipòsit
c Ubicación de estantería: m1 Col·lecció general
h Parte de clasificación (signatura): BID.M …

Una vez hechas las modificaciones se guardan con "Guardar y liberar registro". Se genera una etiqueta 008 y una etiqueta 005.

Ejemplares: información general del ejemplar

Código de barras: hay que comprobar que está cumplimentado
Política de préstamo: se modifica si fuera necesario a general
Enumeración A: este campo debe estar cumplimentado en caso de obras en volúmenes. Se pone únicamente el valor numérico, por ejemplo 2. Se debe comprobar que el número de volumen es correcto.
Descripción: también se usa para obras en volúmenes. En este caso se genera con el botón "Generar" a partir del campo Enumeración A. El valor que aparece será v.2
Ubicación permanente: comprobar que haya cambiado a m1 (Col·lecció general).

En el caso que hubiera varios ejemplares con la misma signatura compartiendo una única existencia se tendrá que crear una EXISTENCIA NUEVA para BID, siguiendo las indicaciones del siguiente apartado:

2. EXISTENCIAS CON MÚLTIPLES EJEMPLARES (SIGNATURAS TIPO CDU)

*Para las signaturas tipo CDU, en una misma existencia todos los ejemplares tienen idéntica signatura.

Si queremos enviar uno de estos ejemplares a la Biblioteca Depósito NO se debe cambiar directamente la ubicación, ni la signatura de la existencia, porque todos los ejemplares asociados a esa existencia heredarían esos cambios.

Debemos crear previamente una existencia nueva para la Biblioteca Depósito por cada uno de los ejemplares que vamos a enviar. Puesto que en la Bib. Depósito la signatura va por número currens, cada existencia tendrá una signatura diferente.

Localizamos el ejemplar por el código de barras. Del menú de los 3 puntos pulsamos sobre la opción Existencias. Aparecerá un listado de todas las existencias asociadas, de diferentes bibliotecas si es el caso.

Sobre el listado de existencias pulsaremos el botón: Añadir nuevo registro de existencias

Campo 852 de la existencia:

b Sub-ubicación o colección: m-dip Bib. Dipòsit
c Ubicación de estantería: m1 Col·lecció general
h Parte de clasificación (signatura): BID.M …

Una vez hechas las modificaciones se guardan con el botón "Guardar registro". Se genera una etiqueta 008 y una etiqueta 005.

Ya hemos creado la existencia pero por ahora está vacía. Ahora debemos buscar el ejemplar de nuestra biblioteca que vamos a enviar a BID y moverlo a esta nueva existencia que hemos creado para la B. Depósito.

Para ello seleccionaremos el ejemplar que deseamos mover pulsando sobre la casilla junto al código de barras. Pulsaremos a continuación sobre el botón Gestionar seleccionado y elegiremos la opción Cambiar existencias:

Inmediatamente se abrirá un nuevo listado de existencias. A la izquierda de la nueva existencia creada para BID, que aparece con 0 ejemplares, hay una casilla circular que debemos seleccionar. Pulsamos el botón Seleccionar (arriba a la derecha). En ese momento quedará asociada la nueva existencia al ejemplar.

Si se queda en Tránsito a BID, avisaremos para que lo escaneen desde allí.

Ejemplares: información general del ejemplar

Código de barras: comprobar que está cumplimentado
Política de préstamo: se modifica si fuera necesario a general
Enumeración A: este campo debe estar cumplimentado en caso de obras en volúmenes. Se pone únicamente el valor numérico, por ejemplo 2. Se debe comprobar que el número de volumen es correcto.
Descripción: también se usa para obras en volúmenes. En este caso se genera con el botón "Generar" a partir del campo Enumeración A. El valor que aparece será v.2
Ubicación permanente: comprobar que haya cambiado a m1 (Col·lecció general)

3. CAMBIOS MASIVOS

*Solo son posibles en el primer procedimiento (existencias con 1 solo ejemplar).

Cuando se realizan cambios de signatura a un número elevado de ejemplares es posible ahorrarse algunos de los siguientes pasos en los cambios efectuados a cada ejemplar:

b Sub-ubicación o colección: m-dip Dipòsit
c Ubicación de estantería: m1 Col·lecció general
Política de Préstamo: Préstamo General
Añadir o eliminar notas internas. Añadir o eliminar notas públicas

Para realizar cambios masivos a un conjunto de ejemplares, solo es necesario cambiar las signaturas definitivas de BID en la existencia. Una vez modificada la signatura para todos los ejemplares, a continuación se seguirá el siguiente procedimiento:

REALIZAR UN CONJUNTO DETALLADO CON EL SIGUIENTE CRITERIO: Signaturas entre por ej.: BID.E1 00200 y BID.E1 00350

PEDIR A TECNIS LOS SIGUIENTES CAMBIOS MASIVOS PARA ESE CONJUNTO:

Cambio de Biblioteca y Ubicación: a Dipòsit y ubicación m1 (Col·lecció general)
Cambio de Política de Préstamo: General (solo si es necesario)
Eliminar notas públicas o notas de servicios al usuario: Sol·licitar al taulell de préstec ; Pregunteu a l'usuari vol el CD, etc.
Añadir notas internas (solo si es necesaria en todos los ejemplares): IMPORTANTE!: siempre en nota interna 3 : por ejemplo - Procedeix de la Biblioteca Històrica (abril 2021)
Añadir Notas públicas si fueran necesarias en todos los ejemplares. Ejemplos: Segell de Dipòsit legal ; Donatiu: xxx

4. CAMBIOS PARA OBRAS EN VOLÚMENES (con una sola existencia)

Cuando se trata de una obra con muchos volúmenes (tipo enciclopedias) que están en una sola existencia multiejemplar, opcionalmente podemos ahorrarnos la creación de una existencia para cada ejemplar. Esto solo es posible en obras por volúmenes con la misma signatura si queremos trasladar todos los volúmenes a la B. Depósito. En estos casos bastaría con cambiar la ubicación y la signatura en la existencia para todos los volúmenes a la vez. Deberemos avisar a la B. Depósito para que envíe los tejuelos a posteriori.

Adicionalmente las enciclopedias pueden presentar el siguiente problema: que solo tengan creado un ejemplar (normalmente el volumen 1) y que el resto de volúmenes no tengan ejemplar creado. En este caso sería necesaria la creación de existencia y ejemplar para cada uno de los volúmenes que no las tienen. En estos casos se utilizarán signaturas/tejuelos currens.

ENVÍO DE POCOS EJEMPLARES

Si son pocos ejemplares los que necesitan trasladarse, la biblioteca de origen puede enviarlos directamente para que la B. Depósito cambie las signaturas. Previamente, la biblioteca de origen tiene que hacer los siguientes cambios obligatorios en la existencia de cada uno de los ejemplares, tal como indican las imágenes.

Este segundo procedimiento es menos recomendable, pues exige más cambios por registro que el procedimiento anterior y además habría que ocultar los ejemplares del OPAC antes de enviarlos a la B. Depósito.