Administració i gestió d'incidències en Affluences

Com accedir?

Per a poder gestionar les incidències o visualitzar les reserves dels usuaris, cal accedir a l'administració de la plataforma.

El personal donat d'alta accedirà a https://admin.affluences.com/login amb les claus que s'haja generat en el procés d'alta. El correu electrònic serà l'institucional i la contrasenya, la que cada persona s'haja generat. Existeix una opció de "contraseña olvidada"

La plataforma té una base de coneixement amb materials d'ajuda per a la gestió del sistema

 També, el botó en la part inferior esquerra (ja dins de la plataforma), permet contactar fàcilment amb l'equip tècnic d'Affluences per a qualsevol ajuda que es necessite.

Portal d'administració

En la base de coneixement d'Affluences hi ha detallada informació sobre cadascun d'aquests apartats: 

• Administración
• Estadísticas
• Reservas (aquest apartat es detallarà en un punt posterior, ja que, com a personal de la biblioteca, gestionarem les reserves i incidències, principalment, des d'ací).
• Parámetros

Flux de reserva de les cabines de treball pel personal usuari

Per a poder atendre i resoldre les possibles incidències en la reserva de les cabines, és important comprendre el procés de reserva que realitza el personal usuari.

1. Han de fer la reserva a través de la web d'Affluences o des de l'aplicació gratuïta (Android o iOS). Recomanar que es descarreguen l'aplicació, ja que permet visualitzar les seues reserves, cancel·lar-les una vegada validades i guardar el seu correu per a agilitzar successives reserves .
2. Cerquen la Biblioteca del seu interés i seleccionen el recurs (cabina) que volen reservar, el dia, l'hora de començament i la duració.
3. Fan la reserva amb el correu institucional i, al poc, reben un correu per a confirmar la reserva que han de fer abans de 2h. Posteriorment, reben un segon correu de reserva confirmada (si recorden el correu en el dispositiu concret ja no hauran de tornar a confirmar).
4. Validen la seua presència a la Biblioteca per mitjà del QR o introduint manualment el codi de verificació. Poden validar la presència des de 10 minuts abans fins a 15 minuts després.
5. Acudeixen al taulell.

IMPORTANT
• PODEN RESERVAR FINS AMB 7 DIES D'ANTELACIÓ.
• TENEN UNA QUOTA (LÍMIT) DE 3h DIÀRIES.
• ELS INTERVALS DE RESERVA SÓN DE 30min. LA DURACIÓ MÀXIMA ÉS DE 3h

Gestió d'incidències pel personal bibliotecari

Cal tenir en compte que els dominis de correu acceptats pel sistema són @alumni.uv.es, @uv.es, @ext.uv.es. De moment Affluences no està interconnectat amb la base de dades d'usuaris UV, així que acceptara qualsevol correu amb aquests dominis, encara que el nom d'usuari estiga mal escrit o es tracte d'un usuari/a sancionat.

Com es veuen les reserves existents?

En el menú lateral esquerre, opció Reserves>Planning 

Permet veure, en format de calendari (per setmanes) o de llista, totes les reserves passades, presents i futures de cada recurs.

En fer clic sobre alguna reserva, permet validar la presència de l'usuari, cancel·lar-la o modificar-la.

El format Lista permet veure tots els recursos reservats per a un dia.

Com es poden afegir reserves manuals?

En el menú lateral esquerre, opció Reservas > Planning. En la part dreta, seleccionar el recurs per al qual es vol realitzar la reserva i fer clic a Añadir reserva.

Seleccionar un dia i, posteriorment, l'horari. Introduir correu electrònic de l'usuari (permet correus no UV). Afegir una nota si es desitja.

Com es poden cancel·lar reserves en curs ja validades?

El personal usuari pot cancel·lar la seua reserva prèviament a validar la seua presència a la biblioteca en qualsevol moment.  

No obstant això, per a cancel·lar les reserves amb presència ja validada (per a no continuar consumint quota, per exemple), el personal usuari sol pot cancel·lar la seua reserva des de l'aplicació, no des de la web.
IMPORTANT: si el rang de temps pendent de la reserva no permet que aqueix recurs puga tornar a posar-se a la disposició d'un altre usuari, NO es podrà acabar amb la reserva.

Si volem cancel·lar nosaltres la reserva en curs d'un usuari, el farem igual que per a cancel·lar una reserva no en curs.

Com es pot cercar per usuari?

En el menú lateral esquerre, opció Reservas > Búsqueda de usuario. Només permet la cerca per correu electrònic. Una vegada introduït el correu de l'usuari, s'accedeix a la seua informació mitjançant la lupa que apareix a la dreta del nom.

Apareixen dues pestanyes en la fitxa de l'usuari: Historial de reservas i Historial de bloqueo. Es pot accedir a la informació concreta de cada reserva fent clic en la lupa de cadascuna d'elles.

Si la reserva està encara activa, permet la validació, cancel·lació o modificació de la reserva.