4.1. Índex d'Autoritats en Alma

Alma conté registres d'Autoritat precarregats tant per a noms, com matèries. L'índex d'Autoritats de Noms només pot validar contra una única llista d'autoritats, en aquest moment en la UV,  està disponible CANTIC i LEMAC.

L'índex d'Autoritats de Matèries pot configurar-se en Alma perquè acare contra tantes llistes com es desitge. En aquest moment, també està configurada la llista de matèries de la Library of Congress, a l'igual que la de noms, falta decidir quin llistat utilitzarà la UV.

Fins ara, els indicadors que s'utilitzaven per al camp matèria eren 650 04. Però, a partir d'ara, en Alma caldrà especificar amb el segon indicador, la font del fitxer d'autoritat que s'usa, per tant, haurem d'utilitzar l'indicador 7 i afegir el subcampo $$2 amb el codi de la Font de l'encapçalament o del terme.

4.2. Com buscar Autoritats

El més habitual serà buscar les Autoritats quan s'estiga validant les del registre que s'estiga catalogant, però en Alma també es poden consultar independentment de la validació.
Cal situar-se en la caixa de búsqueda permanent, seleccionant l'opció d'Autoridades i es filtrarà per l'índex que es vulga consultar:

Alma ens oferirà diferents resultats si els visualitzem en la pestanya d'Institución o bé en la de Comunidad. En aquest moment, com encara no tenim el fitxer d'autoritats definitiu, no veurem cap resultat en la Zona de la Institució. Veiem que ens apareix un missatge emergent amb el text: “No está gestionando autoridades locales en su institución”.

Si es visualitzen els resultats en la Zona de la Comunidad, apareixen les diferents facetes amb els resultats dels registres que han utilitzat el terme buscat com a nom, matèria i sèrie. Així mateix, també els diferents Vocabularis d'Autoritat.

En la pantalla dels resultats, Alma ens permet configurar els resultats de la visualització o exportar a Excel els resultats de la cerca amb les opcions que apareixen a la dreta.

4.3. Com validar registres d'Autoritat

L'Editor de Metadades proporciona als catalogadors una navegació ràpida als registres d'Autoritat (per a encapçalats preferents/no preferents), associats amb un registre bibliogràfic que s'estiga editant. Per a navegar ràpidament per registres d'encapçalats d'autoritat, cal situar-se en el camp que es vulga validar i pressionar la tecla de funció F3. Alma ofereix també la possibilitat d'escriure almenys tres caràcters del nom de l'autor o de l'encapçalament de matèria del registre i prémer la tecla F3.

Aquesta tecla F3 permet enllaçar registres d'autoritat ràpidament des d'un camp controlat per autoritat (100, 110, 111, 130, 600, 610-611, 630, 700, 710, 730, 800, 810-819, 830, 440, 490, 648, 650, 651, 654, 655, 748, 751 i 754) al registre bibliogràfic, i també permet veure una versió de només lectura d'un registre d'autoritat, així com també a veure els registres bibliogràfics que estan enllaçats a aquest registre d'autoritat.

Des d'un registre que s'estiga editant en prémer F3 sobre un camp d'autor s'obrirà la pantalla de resultats amb dues pestanyes, corresponent la primera al fitxer d'Autoritats de la CANTIC, i l'altra Encabezamientos de registros bibliográficos amb un llistat amb tots els registres en els quals s'ha utilitzat aquest encapçalament d'autoritat.

Les entrades amb un estel blau es corresponen amb els encapçalaments autoritzats, la resta són entrades no autoritzades. Si l'autoritat que s'està buscant no està en la pantalla se'ns indicarà en quin lloc hauria d'anar la nova autoritat.

En cadascun dels encapçalaments, hi ha a la dreta dues opcions: 

S'usa el botó Ver si tenim dubtes sobre l'Autoritat. El sistema ens permet visualitzar el registre complet de l'autoritat en la part dreta de la pantalla partida.

Si es clica en el botó Seleccionar, el nom o matèria d'autoritat s'incorporarà directament al registre que s'està editant o creant i es mostra amb uns prismàtics que indiquen que s'ha validat correctament.

Des d'aquesta pantalla on estem editant el registre, si cliquem sobre els prismàtics, podem visualitzar si desitgem el registre d'autoritat complet en la pantalla partida i també els registres bibliogràfics que té vinculats.