3. Creació d'una existència

Per tal d'assignar una nova existència al títol, punxem sobre el títol i afegim existència (a vegades no surten les etiquetes Añadir existencia i Pasar a MDE, sinó els tres … (punxem i despleguem per triar afegir existència):

POSICIONS:

1.ghLDR: Omplirem les següents posicions: 

a. Posició 05 Estado del registro: per defecte farem servir la “n” de Nuevo per els nous. (els registres migrats de Millenium també la tenen). Quan els modifiquem o corregim, canviarem l’estat a “c” Corregido.

b. Posició 06 Tipo de registro: y (Existencia de ítem de publicación periódica)

c. Posició 17 Nivel de codificación: Indica el nivell d’especificitat de la menció dels fons. Els valors 1, 2, 3 i 4 es corresponen amb els especificats a les normes ANSI/NISO Z39.71 e ISO 10324. Utiltizarem el (4) Existencias de nivel 4 tant per a la menció de nous registres com per a aquells migrats de Millenium.

2.   004: A aquest camp apareix el número de registre bibliogràfic migrat de Millenium.

3.   008:  Omplirem les següents posicions:  

a. Recibo o estado de adquisición (6): 4 Recibido actualmente (per a les obertes) i 5 No recibido actualmente (per a les tancades). Utilitzarem únicament aquestes dues.

      Estat d’adquisició: el que calga, si la revista esta actualmente subscrita el 4, tancada el 5

Posicions que NO utilitzem, ni les hem utilitzat tampoc en Millenium i que vénen del Marc 21; per exemple:
  3- En orden
   i també algunes que teníem en Millenium:

  0 desconegut
  1 Un altre estat

b. Método de adquisición (7): p Compra (revistes subscrites per GRI en concurs o subscripció directa, o per les biblioteques, com les que compra la Bib de CC Socials), e (Intercambio) g (Donativo) i u (Desconocido). El valor n (compra NO biblioteca) ja no el farem servir, encara que ve de Millenium i ens indica que eixa revista va estar subscrita per un departament 

c. Idioma (22-24): Triarem com a opció la llengua del document.

4.   852: (Indicadors 8 #) Omplirem els subcamps:

1. Sububicación o colección (b): Biblioteca
2. Ubicación en estantería (c): Localització dins de la biblioteca
3. Parte de la clasificación (h):Signatura
4. Nota no pública (x): Nota referida a la signatura
5. Nota pública (z): Nota referida a la signatura

Cal tindre en compte a l'hora d'editar la nota interna referida a la signatura, que s'ha de fer de forma manual des dels diferents $$x (F9). Si es fa des del formulari, generalment s'esborra tota la informació.

Altres etiquetes importants al registre d'existències:

853/855 (Patró)

Aquests camps contenen la numeració, la cronologia i els codis que defineixen el patró de publicació dels fons descrits als camps 863-865. A l'etiqueta 853 es generarà el patró de predicció de la publicació mitjançant l'ús d'una plantilla que triarem atenent a la periodicitat.

Indicadors:

• 1er. indicador: utilitzarem el valor 2 (Es pot comprimir i expandir)
• 2on. indicador: utilitzarem el valor 3: Llegendes sense verificar; poden no presentar-se tots els nivells (fa referència a les llegendes dels diferents nivells d'enumeració i cronologia)

 Subcamps: Als subcamps d'enumeració i cronologia, farem servir tants nivells com necessitem la revista per a descriure correctament el seu patró de publicació (veure MARC21 Concís de Fons-etiqueta 853)

          ENUMERACIÓ: subcamps $a-$h - Llegendes d'enumeració. Normalment farem servir els subcamps:

           $a - Primer nivell d'enumeració (NR) (correspon al v. -volum-; si no hi ha volum, el primer nivell de numeració és el no. -número-)

           $b - Segon nivell d'enumeració (NR)

         CRONOLOGIA: Normalment farem servir els subcamps 

         $i - Primer nivell de cronologia (NR)

         $j - Segon nivell de cronologia (NR)

        A més utilitzarem també els subcamps:

$u - Unitats bibliogràfiques per nivell superior següent (R). Número (o el codi var o und) que especifica el nombre total de parts que comprèn el nivell superior següent d'enumeració. Segueix el subcamp de llegenda per al nivell d'enumeració al qual s'aplica. El subcamp $u no s'utilitza amb el subcamp $a o $g.

•  [n] - Nombre de parts. El nombre total de parts que constitueixen el següent nivell superior d'enumeració, per exemple, una publicació trimestral requereix 4 números per fer 1 volum. Com que el subcamp $u és de longitud variable, no es posa cap zero davant d'un número d'un sol caràcter.
•  var - Varia. S'utilitza quan un número concret no tindria sentit.
• und - Sense determinar

$v - Continuïtat de la numeració (R). Codi d'un caràcter que indica si la numeració del nivell descrit consisteix en números que augmenten contínuament o en números que tornen a començar quan s'ha completat la unitat.

            c - El número augmenta contínuament

            r - La numeració torna a començar quan es completa la unita

 $w - Periodicitat (NR). Codi alfabètic d'un caràcter o un número que indica la periodicitat de publicació del document. Els codis utilitzats per a descriure periodicitats bàsiques són:

• #  Periodicitat no determinable
• a Anual
• b  Bimestral (cada dos mesos)
• c  Bisetmanal (dues vegades la setmana)
• d  Diària
• e Quinzenal (cada dues setmanes)
• f  Semestral
• g  Biennal (cada dos anys)
• h Triennal (cada tres anys)
• i  Trisetmanal (tres vegades a la setmana)
• j  Tres vegades al mes
• k  Actualitzat contínuament
• m  Mensual
• n  No aplicable
• q  Trimestral (quatre vegades a l’any)
• s  Bimensual (dues vegades al mes)
• t  Quadrimestral (tres vegades a l’any)
• u  Desconeguda
• w  Setmanal
• z  Altres

A més utilitzarem el camp $8 per a numerar els diferents patrons que pot presentar la revista, si canvia la seua descripció, com en el exemple (de tenir volum, número, any i mes, passa a tenir volum, número i mes en un mateix any:

Aquest subcamp $$8 serveix per tal d'enllaçar la informació del patró predicció amb els fons que descriu a la 863.

La 854 i la 855 contenen la mateixa predicció però referida als sumaris (854) i els índex (855). També s'han d'enllaçar amb un $$8 amb les corresponents 864 i 865.

ULL! Quan tenim una nova revista amb suplement o index, cal crear al mateix temps les 3 etiquetes (853, 854 i 855), en cas contrari ens crearà problemes.

863/865

Camps que contenen la numeració i cronologia dels fons que té la unitat bibliogràfica. Mitjançant un $$8 s'enllacen amb el seu corresponent patró de predicció. La 864 i la 865 contenen la numeració i la cronologia dels suplements i els índex.

Els indicadors que farem servir a ALMA per a les etiquetes 863/865:

• 1er. indicador: Nivell de fons. Utilitzarem el valor 3 o el 4, depenent de si el camp conté informació sumària o detallada d'enumeració i cronologia.
• 2on. indicador: utilitzarem el valor 0.  Indica si l'enumeració i la cronologia s'indiquen de forma comprimida o especificada. En quest cas, el 0 ens informa de que s'indiquen de forma comprimida.

Pel que fa als codis de subcamps, a la 863/865 utilitzarem els mateixos que s'hagen indicat a la 853/855 corresponent, ates que la descripció d'enumeració i cronologia és un reflex de la fixada pel patró de predicció: 

• $a - Primer nivell d'enumeració
• $b - Segon nivell d'enumeració
• $$i: Primer nivell de cronologia (any)
• $$j: Segon nivell de cronologia (mes)
• $$w: Indicador d'interrupció. Indica la raó d'una interrupció en l'enumeració i la cronologia.

· g - Interrupció que ocasiona un buit (falta alguna part o parts en els fons. Hi ha dubte sobre la causa de la interrupció o es desconeix). Es visualitza al resum d'existències amb un punt i coma ;

· n - Interrupció que no ocasiona cap buit. La interrupció és deguda a una part o parts no publicades o a una falta de continuïtat en l'enumeració i la cronologia de les parts. Es visualitza al resum d'existències amb una coma ,

Cal fer servir un $$8 per tal d'enllaçar aquesta informació de predicció amb els fons que descriu a la 863. La 854 i la 855 contenen la mateixa predicció però referida als suplements (854) i els índex (855). També s'han d'enllaçar amb un $$8 amb les corresponents 864 i 865.

IMPORTANT: Com veurem al punt 5, podem generar les 863 de manera automàtica, fent servir les regles de normalització d'ALMA. En aquest cas, la 863 generarà nivells d'enumeració, i de cronologia. (després d’una sol·licitud a EXLibris).

.

866/868: 

Camps de text amb la descripció dels fons de la unitat bibliogràfica. 

Els indicadors que utilitzarem a la 866/868:

• El 1er. indicador fa referència al nivell de codificació o detall (sumària o detallada) dels camps d'enumeració i cronologia. Farem servir el mateix que a la 863/865.
• El 2on. fa referència a la codificació de la notació. Farem servir el 1 - ANSI/NISO Z39.71 o ISO 10324.

Els subcamps:

• o $a - Cadena textual (NR) La forma textual dels fons es pot utilitzar en lloc dels fons anotats als camps de llegendes i patró (853-855) i d'enumeració i cronologia (863-865) o com a addició a aquests camps.
• o $8: Número d'enllaç i de seqüència de camps

IMPORTANT: Com veurem al punt 5, podem generar les 866 de manera automàtica, fent servir les regles de normalització d'ALMA.

 Les existències que s’han migrat de Millenium, s’han protegit amb una 866 que acaba amb el subcamp $8 9.

ALMA funciona amb la creació d’exemplars i amb ells crearem les 866 noves. Cal crear els exemplars, rebre’ls i després tornar a l’edició del registre d’existències per aplicar la Normalitzacion Rule que creara noves 866 que aniran actualitzant-se.

ULL! Les 866 protegides amb $8 9 no s’actualitzaran en aplicar la Normalització Rule. Hem de tindre en compte que si tenim una 866 protegida, no podem crear exemplars que ja existien en eixes 866, perquè es repetirien les existències. No es pot fer al mateix temps: CREAR exemplars, rebre’ls i aplicar la Normalitzation Rule per a crear 866 noves, que s’actualitzaran automàticament quan tornem a fer el mateix procediment amb exemplars nous, I POSAR LA MATEIXA INFORMACIÓ EN UNA 866 PROTEGIDA. Es repeteixen les existències i dóna lloc a confusió.

Pose 2 exemples:

Mirem com queda en TROBES Labor dental tècnica

I els exemplars de 2020 s’han creat manualment, no s’han fet amb el patró

NOTES INTERNES I PÚBLIQUES REFERIDES AL REGISTRE D'EXISTÈNCIA

Per últim, per a les notes internes i públiques referides al registre d'existència, a ALMA farem servir dues noves etiquetes:

• Nota pública: en ALMA farem servir l'etiqueta 583
• Nota interna: en ALMA farem servir l'etiqueta 952

EXISTÈNCIA I EXEMPLAR

Com a novetat front a Millenium, ALMA treballa amb exemplars dins de les existències. Aquests exemplars els farem servir en les revistes obertes per a gestionar la recepció i les reclamacions, i es generen des de el patró de predicció i atenent a la periodicitat de la revista, i a les condiciones de la subscripció Veure 4. Creació del patró de predicció i exemplars