Ordres de treball: Procés tècnic, Reparació portàtils, Enquadernació i restauració d'exemplars i Digitalització
Una ordre de treball és una sol·licitud interna d'una biblioteca per a enviar materials físics a una altra secció/procés per al seu tractament. Per exemple: exemplars que necessiten reparar l'enquadernació, exemplars que s'envien a la secció de procés per a fer algun tipus de canvi en el registre, portàtils que necessiten algun tipus de reparació, etc.
Aquest procediment està destinat a les ordres de treball Procés tècnic, Reparació portàtils, Enquadernació i restauració d'exemplars i Digitalització.
Per a l'ordre de treball d'Exposicions hi ha un procediment específic en aquest enllaç: Instruccions per a gestionar exemplars per a exposicions.
Enviar exemplars a Ordre de Treball
Per a enviar un exemplar físic a una Ordre de Treball tenim diverses opcions:
Des del Taulell amb l'opció d'Escanejar exemplars
Des del registre de l'exemplar (menú dels 3 punts)
Massivament des d'un conjunt
1. Des d'Escanejar exemplars
Anem a Serveis a l'usuari > Sol·licitud de recursos > Escanejar exemplars.
Estem situats en el Taulell de la nostra biblioteca, per exemple:
des d'Escanejar exemplars s'han d'emplenar els següents camps:
Tipus d'ordre de treball: seleccionem la que ens interesse. Les opcions que apareixen en aquest menú desplegable variaran segons la biblioteca en la que estem:
Definir estat a: només s'omplirà aquest camp en les ordres de treball en les quals s'hagen configurat diferents estats. Permet seleccionar l'etapa en la qual es troba el procés.
Fet: No. (En finalitzar l'ordre de treball s'escaneja l'exemplar de nou i en aquest camp marcarem SI)
Una vegada escanejat l'exemplar, el resultat de l'acció es mostrarà en la part baixa de la pantalla:
2. Des del registre de l'exemplar
Busquem l'exemplar en la barra de cerca d'Alma i cliquem en la icona del tres punts suspensius, seleccionant Ordre de treball.
S’obrirà una nova pantalla on haurem de triar l'ordre de treball o Tipus de procés corresponent.
En la següent pantalla haurem d'introduir les dades de l'ordre de treball:
Tipus de procés: estarà seleccionada l'ordre que hem triat en el pas anterior. Si ens havíem equivocat, encara podem modificar el tipus d'ordre en aquest punt.
Normalment tindrem el llibre a la mà i, per tant marcarem l'opció No recollir del prestatge
Nota: Podem afegir una nota aclaridora si escau.
Departament de Gestió: tindrem dues opcions per a triar, el taulell de la biblioteca o el Departament.
Recordeu que SEMPRE TRIAREM gestionar el processament dels exemplars des del TAULELL DE CIRCULACIÓ de cada biblioteca.
Per acabar, fem clic en Enviar, i Alma ens confirmarà l'èxit amb un missatge emergent en la part dreta de la pantalla.
3. Massivament des d'un conjunt
Si tenim un gran número d'exemplars que volem enviar a una ordre de treball, enlloc de fer-ho un per un podem fer-ho de forma massiva mitjançant un conjunt de registres.
Cal preparar el conjunt d'exemplars físics amb els que volem treballar i, si no tenim permisos d'execució de tasques en Alma, sol·licitar a TecNiS la creació d'una ordre de treball sobre el conjunt. En la sol·licitud cal explicitar el nom del conjunt i l'ordre de treball que volem aplicar.
Visualització d'ordres de treball
Una vegada creada l'ordre de treball sobre un exemplar, si el busquem en la barra de cerca d'Alma, en la seua fitxa veurem que aquest té una sol·licitud.
En clicar sobre el número de la sol·licitud podrem consultar els detalls de la sol·licitud, imprimir el tiquet amb "Imprimir comprovant" o cancel·lar l'ordre de treball si cal. En el menú dels tres punts trobarem també altres accions que podem efectuar sobre la sol·licitud.
Si decidim cancel·lar l'ordre, s'obrirà una nova pantalla en la qual haurem de seleccionar la raó de la cancel·lació. Podeu consultar els motius de cancel·lació disponibles en aquesta taula. A més, si marquem el camp "Notificar a l'usuari", s'enviarà un correu de confirmació de la cancel·lació a la persona que ha creat l'ordre de treball.
Per la seua banda, en Trobes un exemplar en una ordre de treball es visualitzarà de la següent manera:
Si des d'Alma tornem a escanejar l'exemplar, el sistema ens mostrarà informació sobre el procés que s'està duent a terme sobre el mateix. A més, en el menú dels tres punts trobarem altres accions que podem efectuar sobre l'exemplar.
Gestionar ordres de treball
Per treballar amb els exemplars que hem enviat a una ordre de treball, hem d'anar a Serveis a l'usuari > Gestionar exemplars en procés.
Una vegada ací, hem de seleccionar el tipus d'ordre de treball que anem a gestionar. Segons la biblioteca on estem treballant, veurem unes opcions o altres en el desplegable.
SERVEI D'INFORMÀTICA - UNIVERSITAT DE VALÈNCIA - www.uv.es/siuv