2.1. Generalitats

El repositori d'Alma conté registres bibliogràfics que representen recursos físics, electrònics i digitals. Mitjançant l'Editor de Metadades, que és l'eina per a editar i crear registres bibliogràfics i d'existències, es poden crear registres bibliogràfics de manera manual per a aquests recursos.

La ruta que s'ha de seguir per per a treballar amb un registre bibliogràfic és Recursos >> Catalogació >> Editor de Metadades.

Open

Hi ha diverses maneres de crear bibliogràfics nous:

• Mitjançant captura des de Buscar a recursos externs (Z39.50).

• Utilitzant les Plantilles.

• Des de l'opció Duplicar.

• Capturant un registre de la Comunitat.

Hi ha dos nivells de catalogació de registres:

• Nivell de catalogació abreujat, aquest tipus de catalogació pot ser útil per a una precatalogació per associar una línia d'ordre de compra (POLine) en Adquisicions.

• Nivell de catalogació complet, aquesta opció és la que utilitzarà el personal catalogador.

Qüestions específiques d'Alma

• Per a treballar amb l'Editor de Metadades, no és necessari situar-se en cap taulell/departament específic. 

• La zona de la Institució és l'àrea del sistema de gestió de metadades que comprén dades institucionals locals com: registres bibliogràfics gestionats de manera local, portafolis electrònics activats de manera local i existències físiques locals, és a dir, la col·lecció de la Universitat de València.

• En la zona de la Comunitat hi ha una sèrie de recursos definits per ExLibris que estan disponibles per a totes les institucions d'Alma. Incorpora la base de coneixement, el catàleg de la comunitat i els arxius d'autoritat globals. Pot ser accessible per a qualsevol institució que siga part d'Alma amb una finalitat de catalogació. La utilitzarem principalment en el context dels recursos electrònics.

Open

• La catalogació en Alma es basa en el format MARC21.

• El MMS ID és el número que el sistema assigna a cada registre bibliogràfic i es genera de forma automàtica. És un número que té 18 dígits de longitud.

• Els dos primers dígits fan referència al tipus de registre: els registres bibliogràfics comencen per 99, els d'existències per 22 i el d'exemplar per 23.

• Els últims quatre dígits representen a la institució, tots els registres de la UV acaben en 6258.

• Quan s'obri un registre bibliogràfic en l'Editor de Metadades per a editar-lo, aquest s'assigna al catalogador que l'ha obert. Això impedeix que altres usuaris puguen modificar el mateix registre i potser ignorar els seus canvis. Si altres usuaris intenten editar el registre, veuran la nota Bloquejat per.

• Quan s'està editant un registre en l'Editor de Metadades, al passar el cursor pel menú de la part esquerra, el sistema ens ofereix la informació del títol que s'està editant: el MMS ID, el catalogador que va crear el registre, la data de creació, així com també la data i el catalogador que ha fet l'última modificació.

• La icona del Repositori local (la casa blava) indica que el registre existeix en el repositori local.

• Alma guarda un esborrany dels nous registres. Però si aquests no es guarden definitivament, s'eliminaran en 30 dies.
  
  

• Quan tanquem l'Editor MD sense fer clic a Guardar i alliberar el registre per al registre que s'està editant, aquest roman en el panell esquerre.

• L'identificador dels subcamps serà un doble dòlar ($$) que apareix en prémer la tecla F9 o bé des de l'opció de l'Editor de Metadades >> Accions d'edició >> Afegir subcamp.

• Tots els camps incorporen per defecte el subcamp $$a.

• Després i abans de cada subcamp es deixarà un espai.

• El sistema proporciona ajuda emergent en alguns subcamps després de teclejar els tres primers caràcters, oferint un llistat de termes suggerits per a poder emplenar-los amb facilitat.

• Alma incorpora dreceres de teclat per a moltes de les seues funcions.

• Per a accedir a encapçalaments d'autoritat i bibliogràfics suggerits, prémer F3 des del camp que s'estiga introduint/revisant. El sistema obri una llista d'opcions per a triar on es podrà Veure o Seleccionar el registre d'autoritat.

2.2 Creació d'un registre bibliogràfic mitjançant captura de registre

Abans de la creació d'un registre bibliogràfic cal assegurar-se que no està en el nostre catàleg, per a això ens posicionarem en la Caixa de cerca permanent i es buscarà el registre.

Si no s'ha localitzat el registre bibliogràfic en la nostra Institució, es pot fer una cerca en altres catàlegs per a procedir a la seua captura. En Alma, per a això cal utilitzar l'opció Buscar a recursos externs.

Per a accedir a aquesta opció es pot fer la cerca de dues formes:

• A través de Recursos >> Catalogació >> Buscar a recursos externs.

• Una vegada dins de l'Editor de Metadades >> Cercar i navegar >> Buscar a recursos externs.

Des d'aquesta opció si s'està treballant en aquest moment amb un registre, els camps de cerca s'emplenen automàticament amb els termes de cerca del registre obert. Aquests camps es poden modificar com es desitge.

Per qualsevol de les dues vies esmentades, s'accedeix a la pantalla de cerca Cercar al perfil de catàleg, que té un menú desplegable per a realitzar diferents cerques.

 En aquest moment, s'han configurat una sèrie de recursos que s'han agrupat en quatre perfils que fan la cerca simultàniament a diferents catàlegs:

• Cerca bàsica.

• Llibre espanyol.

• Llibre internacional.

• Patrimoni Bibliogràfic.

Existeix també l'opció de seleccionar altres recursos de manera individual, com per exemple, el catàleg del CCUC, el de la Library of Congress, etc.

Cal assenyalar que aquesta llista no està tancada i la institució pot afegir nous recursos a mesura de les necessitats que vagen sorgint.

Per a realitzar la cerca se seguiran els següents passos:

• El primer pas serà seleccionar una de les opcions a Cercar al perfil de catàleg.

• Introduir els criteris de cerca en qualsevol dels camps disponibles. Es poden seleccionar els valors:

Es poden utilitzar també els operadors booleans I/O.

• Finalment seleccionem Cercar.

Nota: Cal tindre en compte que el camp any de publicació ha de contindre quatre dígits.

• En realitzar la cerca obtenim un llistat de registres. Si la llista de resultats és molt extensa, es pot acotar afegint nous criteris per a limitar més la cerca.

• Per a veure els detalls del registre se selecciona directament el títol o bé l'opció Veure i es visualitza el registre en format MARC. Es pot Tornar als resultats per a tornar a la pàgina de resultats.

• Si es tria l'opció Veure, es pot visualitzar el registre en format MARC, i importar-lo directament des d'allí, o bé tornar als resultats de cerca. 

• Si es decideix quedar-se amb el registre se selecciona l'opció Importar, el registre s'afig dins de l'apartat de registres de l'Editor de Metadades com a esborrany (icona grisa), i ja es pot començar a treballar amb ell i realitzar els canvis pertinents, afegir les existències o bé crear una ordre de compra (Comanda). 

• Si decidim quedar-nos el registre, seguint la pauta de sincronització amb WorldCat, haurem de marcar l'opció del menú Accions de registre > Definir etiquetes de gestió > Exportar a WorldCat > No publicar. 

• Per a realitzar les modificacions del registre importat s'utilitzaran les opcions del Menú Accions d'edició. Veiem algunes de les opcions més comunes: 

  • Afegir un camp: cal posicionar-se en el camp anterior i utilitzar l'opció Accions d'edició >> Afegir camp (o prémer F8).

  • Esborrar un camp: cal posicionar-se en el camp a esborrar i utilitzar l'opció Accions d'edició >> Eliminar camp (o prémer CTRL + F6).

  • Afegir un subcamp: cal posicionar-se en el camp corresponent i triar l'opció Accions d'edició >> Afegir subcamp (o prémer F9).

  • Camps fixos (LDR, 006, 007, 008): s'editen mitjançant l'opció Accions d'edició >> Obriu l'editor de formularis (o prémer CTRL + F). En obrir el formulari apareixen les diferents opcions en un menú desplegable. Per a tancar el formulari anirem a Accions d'edició >> Tancar formulari (o prémer ESC).

• En la part inferior del registre pot apareixer un quadre de color taronja amb Alertes. Assenyalen els errors que el sistema ha detectat automàticament i que cal solucionar.

• Una vegada finalitzada la revisió, es guardarà el registre. En aquest moment, si el sistema troba algun registre similar en el catàleg, ens indicarà que existeixen coincidències. En aquest cas podem optar per examinar-les, o bé ignorar-les i seguir avant. 

Si desitgem veure'ls, es dividirà la pantalla i apareixeran el/els registres coincidents.

Si es prem en el títol en el registre coincident, s'obrirà l'Editor de Metadades de l'altre registre perquè puguem visualitzar-lo. Apareixen dues opcions Copiar i fusionar (fusiona en un únic registre les variants que hi ha entre el dos registres), o bé Tornar als resultats.

• Finalment, el registre creat es guardarà i es podràn afegir els corresponents registres de l'inventari.

2. 3. Creació d'un registre bibliogràfic des d'una plantilla

Com a regla general, els registres bibliogràfics s'importaran per a utilitzar-los en Alma. No obstant això, hi ha ocasions que caldrà crear un nou registre directament en Alma si el títol no es troba en cap altre lloc. Per a aquests casos, s'utilitzaran les plantilles.

Les plantilles permeten als gestors del catàleg predefinir camps del registre i contingut perquè puguen designar registres bibliogràfics o d'existències por defecte que permetran als catalogadores treballar més eficientment.

2.3.1. Plantilles

Per a accedir a les plantilles cal entrar en l'Editor de Metadades Recursos >> Catalogació >> Editor de Metadades

Tots els operadors amb el rol de Catalogadors poden usar plantilles compartides o crear plantilles privades en l'Editor de Metadades.
En l'àrea esquerra de la pantalla, despleguem l'opció Plantilles. Hi ha diferents tipus de plantilles:

• Per a catalogar registres bibliogràfics s'utilitzaran les plantilles de MARC21 Bibliographic.

• Per als registres d'existències, la plantilla d'existències predeterminada pot usar-se fora de l'Editor de Metadades, com per exemple en realitzar una ordre a través d'Adquisicions.

En desplegar-les, veurem que cada en cada tipus de plantilla hi ha tres subcarpetes: Compartit, Zona de la Comunitat i Privat.

Es pot fer una cerca d'una plantilla en la caixa de cerca.

• Compartit: són les que la institució crea per al seu propi ús. Aquestes plantilles seran creades i editades per TecNiS.

• Zona de la Comunitat: inclou totes les plantilles que els usuaris d'Alma han incorporat a una base comuna.

• Privat: ací es troben aquelles plantilles que s'hagen guardat únicament per a ús personal. Aquesta opció no es visualitzarà si no s'ha creat prèviament alguna plantilla.

Les plantilles amb una icona d'institució grisa  són plantilles predefinides. Una plantilla amb una icona d'institució blava  indica que es va crear per un usuari en la institució.

2.3.2. Creació d'una plantilla privada

Per a crear les plantilles personalitzades per al nostre ús propi en l'Editor de Metadades, tenim diverses opcions:

1. Editar un registre bibliogràfic i guardar-lo com a plantilla. En aquest cas només hem de triar l'opció del menú Archivo >> Guardar como plantilla

• Obrir un registre bibliogràfic existent en l'Editor de Metadades (en la pestanya Registros del panell esquerre).

• Seleccionar Guardar >> Desar com a plantilla. S'obrirà el quadre de diàleg Desar com a plantilla.

• Introduir/seleccionar el següent: 

  • Nom: és obligatori, serà el nom que es visualitze quan es cree.

  • Descripció: serà una descripció de la plantilla ,es pot afegir si es desitja, no és obligatòria.

  • Nivell d'accés Privat o Compartit: seleccionarem l'opció Privat.

  • Per defecte: si es desitja que siga la plantilla que s'òbriga per defecte en crear un nou registre.

• Seleccionar Guardar. La nova plantilla queda guardada en la pestanya Plantilles i apareix amb la icona de la institució local.

2. Una altra manera de crear una plantilla és Duplicar una plantilla existent. 

• Obrim l'apartat Plantilles, fem clic per a veure les diferents plantilles de les subcarpetes, ens posicionem en Privat i, des del botó dret, triem l'opció Duplicar. Es pot també duplicar una plantilla des de la carpeta Compartit, però en aquest cas no podrem guardar-la en la nostra carpeta de Privat.

2.3.3. Creació del registre bibliogràfic

Per a crear un nou registre a partir de zero, utilitzarem les plantilles. Per a això accedirem a l'Editor de Metadades des de Recursos >> Catalogació >> Editor de Metadades.

Tenim dues opcions per a crear un registre des d'una plantilla:

• Es pot seleccionar la plantilla que volem des del botó Nou. Des d'ací podeu fer una preselecció de les plantilles que més utilitzeu i afegir-les amb el botó "Configuració de la visualització de plantilles":

• La segona opció és des de les Plantilles MARC21: buscarem la plantilla que desitgem utilitzar de qualsevol de les subcarpetes. En el moment que fem clic amb el botó dret en una d'elles i triem l'opció Nou registre des de plantilla, es carregarà en la pantalla principal de l'Editor amb els camps i subcamps, de manera que podem procedir a emplenar la informació necessària per a descriure el recurs.

Una vegada tenim la plantilla oberta en l'Editor de Metadades ja es pot començar a catalogar el recurs. Per a realitzar les modificacions s'utilitzaran les opcions del Menú Accions d'edició. Veiem algunes de les opcions més comunes: 

• Afegir un camp: cal posicionar-se en el camp anterior i utilitzar l'opció Accions d'edició >> Afegir camp (o prémer F8).

• Esborrar un camp: cal posicionar-se en el camp a esborrar i utilitzar l'opció Accions d'edició >> Eliminar camp (o prémer CTRL + F6).

• Afegir un subcamp: cal posicionar-se en el camp corresponent i triar l'opció Accions d'edició >> Afegir subcamp (o prémer F9).

• Camps fixos (LDR, 006, 007, 008): s'editen mitjançant l'opció Accions d'edició >> Obriu l'editor de formularis (o prémer CTRL + F). En obrir el formulari apareixen les diferents opcions en un menú desplegable. Per a tancar el formulari anirem a Accions d'edició >> Tancar formulari (o prémer ESC).

Si deixem el recurs a mitges, sense acabar de catalogar, seguint la pauta de sincronització amb WorldCat haurem de marcar l'opció del menú Accions de registre > Definir etiquetes de gestió > Exportar a WorldCat > No publicar. 

Una vegada s'haja finalitzat completament la catalogació, abans de tancar el registre haurem de tornar a canviar l'opció del menú sobre WorldCat per a indicar que el registre està preparat per a ser enviat a WorldCat. Per tant, haurem d'anar a Accions de registre > Definir etiquetes de gestió > Exportar a WorldCat > Publicar Bib

Finalment, es guardarà el registre clicant en Guardar >> Guardar i alliberar i es podrà afegir els corresponents registres de l'inventari.

2. 4. Creació d'un registre bibliogràfic des de Duplicar

Es pot realitzar la catalogació partint d'un registre prèviament existent que continga bastant informació comuna amb el recurs que cal descriure (volums de la mateixa sèrie, edicions o versions d'una obra, etc.). Per a això, s'utilitzarà l'opció Duplicar el registre.

Per a començar, cal fer una cerca en el cercador existent en la pantalla principal d'Alma.

Una vegada realitzada la cerca, hem de veure si la informació completa del registre bibliogràfic s'ajusta a les nostres necessitats. Si es així, clicarem a Edita i s'obrirà l'Editor de Metadades amb el registre que hem cercat.

A continuació triem Accions de registre >> Duplicar registre. D'aquesta forma, obtenim un nou registre bibliogràfic idèntic a l'anterior amb el qual es pot treballar. Cal tindre en compte que els registres d'existències i exemplars que tingueren associats no seran duplicats.

Una vegada duplicat el registre, es poden fer totes les modificacions que es desitgen. Veiem algunes de les opcions més comunes: 

• Afegir un camp: cal posicionar-se en el camp anterior i utilitzar l'opció Accions d'edició >> Afegir camp (o prémer F8).

• Esborrar un camp: cal posicionar-se en el camp a esborrar i utilitzar l'opció Accions d'edició >> Eliminar camp (o prémer CTRL + F6).

• Afegir un subcamp: cal posicionar-se en el camp corresponent i triar l'opció Accions d'edició >> Afegir subcamp (o prémer F9).

• Camps fixos (LDR, 006, 007, 008): s'editen mitjançant l'opció Accions d'edició >> Obriu l'editor de formularis (o prémer CTRL + F). En obrir el formulari apareixen les diferents opcions en un menú desplegable. Per a tancar el formulari anirem a Accions d'edició >> Tancar formulari (o prémer ESC).

Cal parar atenció a les Alertes, i una vegada finalitzada la catalogació, es guardarà el registre clicant en Guardar >> Guardar i alliberar i es crearan els corresponents registres de l'inventari.

2. 5. Creació d'un registre per a una precatalogació

En la introducció es va parlar dels dos nivells de catalogació, el que utilitzaran els catalogadors, que serà el nivell complet i d'un nivell més breu que es pot utilitzar per a crear un registre per a una precatalogació.

S'entén per una precatalogació la creació d'un registre amb alguns dels camps per a la identificació de l'obra l'obra: títol, autor, ISBN i any de publicació, i es creen quan el registre no ha sigut localitzat en cap catàleg. Es poden utilitzar en Adquisicions per a associar una ordre de compra.

Hi ha dues vies per a crear aquests registres:

1. Utilitzant una plantilla creada per a aquests registres.

2. Utilitzant l'opció d'Alma de crear un registre amb uns camps mínims des de Catalogació i des d'Adquisicions.

2.5.1. Crear un registre des de plantilla

• Se seleccionarà Recursos >> Catalogació >> Editor de Metadades.

• Una vegada obert l'Editor de Metadades Plantilles >> MARC21 Bibliographic >> Compartit.

• Seleccionarem la plantilla ADQ_Pre catalogació i seleccionarem Nou registre des de plantilla.

Se'ns obrirà la plantilla en l'Editor i s'emplenaran les dades del recurs.

Al ser una precatalogació, haurem de marcar l'opció del menú Accions de registre > Definir etiquetes de gestió > Exportar a WorldCat > No publicar. 

Una vegada afegides totes les dades, es guardarà el registre des de Guardar >> Guardar registre o bé seleccionant la icona Guardar i es procedirà a crear la línia d'ordre de compra seleccionant l'opció de Comanda.

2.5.2. Crear un registre amb la Catalogació Ràpida

• Se seleccionarà Recursos >> Crear inventari >> Afegir exemplar físic.

• Apareixerà una pantalla emergent i seleccionarem Nou per a poder crear el registre. Si se selecciona l'opció Existent, es crearà una còpia al nostre registre bibliogràfic, per tant, es triarà l'opció Nou i se seleccionarà el tipus de recurs.

• S'obrirà la pantalla de Catalogació ràpida en la qual apareixen les dades del registre bibliogràfic i les de l'exemplar.

• Emplenarem els camps que desitgem amb la informació bibliogràfica. En aquesta versió d'Alma només hi ha dos camps obligatoris assenyalats amb un asterisc, el títol i la ubicació de l'exemplar. La resta es poden deixar en blanc. Es pot ocultar el registre de Primo seleccionant l'opció d'amagar a l'eina de Descoberta.

• S'emplenaran els camps del registre d'exemplar.

• Una vegada finalitzat, premerem Guardar.

Apareixerà un missatge que el registre s'ha creat correctament i ja estarà el registre visible en Alma.

2.6. Validació del registre

Quan es valida un registre el sistema executa les rutines de validació, que prèviament han sigut configurades en el sistema, en els camps MARC21 del registre bibliogràfic, fa una validació de coincidències de registres MARC i també valida els encapçalaments d'autoritat.

Si el sistema detecta cap errada, els camps es ressalten amb una ombra groga i apareixen també en la pestanya d'Alertes. 

Per a realitzar la validació, des del registre obert en l'Editor de Metadades se selecciona l'opció Accions de registre >> Validar. Sempre es valida al desar el registre.

2.7. Millora del registre

La millora del registre consisteix a corregir, actualitzar, eliminar camps o fer canvis en els camps dels registres bibliogràfics. Totes aquestes millores es realitzen amb unes regles de normalització, que han sigut configurades prèviament. Aquestes regles apareixen en el menú esquerre de l'Editor de Metadades i són les que actuen quan se selecciona l'opció Millorar el registre. En aquest moment s'han configurat algunes, com per exemple, la que afig els camps MARC 336, 337, 338 al registre o la que afig el subcamp $$d de l'etiqueta 040 quan s'importa un registre des de catàlegs externs.

Per a millorar un registre des de l'Editor de Metadades se seleccionarà l'opció Accions d'edició >> Millorar el registre.

Una vegada seleccionada l'opció de Millorar el registre apareix un menú desplegable on se seleccionarà la millora que es desitge aplicar.

En l'apartat 7 teniu un vídeo explicatiu d'aquesta funcionalitat.

2.8. Ocultar registres del descobriment

Si per alguna raó un registre ha d'estar en el catàleg però no visible en la Interfície de Descobriment per als usuaris, existeix l'opció d'ocultar o “posar en l'ombra” un registre i totes les seues existències i exemplars.
Per a això cal obrir el registre amb l'Editor de Metadades Accions de registre >> Amagar a l'eina de Descoberta.

Davall d'aquesta opció hi ha una altra: Suprimir de la cerca externa, que evita que el registre siga buscat des de sistemes externs, encara que visible en el catàleg propi.

Per tal que torne a ser visible, es va a la mateixa opció i es desmarca.

De la mateixa manera es poden suprimir registres d'existència si no volem ocultar el bibliogràfic, però sí l'existència. Es fa de la mateixa manera. S'ha d'estar editant el registre d'existència en l'editor de metadades. Tenint activat el registre d'existència, Menú Accions de registre >> Amagar a l'eina de Descoberta.

2.9. Publicar a WorldCat

Seguint la pauta de sincronització amb WorldCat, una vegada finalitzada completament la catalogació, abans de tancar el registre haurem de tornar a canviar l'opció del menú sobre WorldCat per a indicar que el registre està preparat per a ser enviat a WorldCat. Per tant, haurem d'anar a Accions de registre > Definir etiquetes de gestió > Exportar a WorldCat > Publicar Bib

Finalment, es guardarà el registre clicant en Guardar >> Guardar i alliberar