La filosofia d'ALMA està molt lligada al concepte de flux de treball i, per això, la creació d'existències i exemplars està íntimament lligada des del seu origen amb la generació de l'ordre de compra (PO Line), en la qual han d'incloure's els registres d'existència i d'exemplar.

En el cas dels registres que no porten incorporada una ordre de compra, o que siga necessària la modificació de l'inventari, es crearan els corresponents registres d'existència i exemplar. Aquest procediment es durà a terme, per exemple, per als llibres procedents de donacions o llegats.

El registre d'existències agrupa els exemplars d'un registre bibliogràfic que tenen la mateixa biblioteca, localització i signatura. És un nivell extra d'agrupació que determina la Ubicació de l'exemplar.

A nivell d'exemplar s'hereta la ubicació i la signatura del registre d'existències. També existeixen camps per a indicar una ubicació temporal, en cas que fóra necessari moure l'exemplar temporalment.

5.1. Visualització de l'inventari des de la pantalla de resultats

Des de la pantalla de resultats es poden veure les existències físiques que estan vinculades a un registre. Es pot seleccionar Físic i es visualitzaran.

Open

• Per a veure amb més detall les existències s’ha de prémer el botó Tots els registres d’existències de la part dreta.

Open

• Per a veure els exemplars s’ha de prémer el botó Exemplars de la part dreta.

5.2. Crear registres d'Inventari des de l'Editor de Metadades

5.2.1. Existències

Afegir una existència a un registre bibliogràfic nou

Una vegada que el registre bibliogràfic s'ha guardat, s'ha de clicar en la icona de la barra d'eines Afegir inventari >> Llibres (per defecte)  (o CTRL+ALT+H). 

En la secció dreta de la pantalla apareixerà el nou registre d'existències:

En aquest registre d'existències hi ha una sèrie de camps que cal codificar o revisar. Aquests camps s'expandeixen, una vegada situat el cursor en ells, mitjançant la tecla de funció CONTROL+F i es repleguen amb la tecla ESC, o bé des del menú Accions d’edició >> Obriu l’editor de formularis.

MARC LDR: aquest camp es crea automàticament. El valor Tipus de registre (posició 6) hi ha tres valors:

• x: Fons d’articles d’una sola part (per a monografies).

• y: Fons d’articles en sèrie (per a publicacions seriades).

• v: Fons d’articles multipart (per a kits o conjunts de diversos materials que es descriuen junts i que generen un sol exemplar).

• u: Desconegut.

És convenient comprovar que s'ha creat correctament i codificar-ho adequadament. 

008: dins d'aquest, haurem d'incloure les següents dades:

• Posicions 0-5: Data introduïda al fitxer (la data de la creació de l'existència).

• Posició 6: Estat de recepció, adquisició o accés.

• Posició 7: Mètode d'adquisició.

• Posició 22-24: Llenguatge. Porta per defecte “spa”. S’ha de modificar en funció de l’idioma.

Camp 852: ací s'inclou la informació de Biblioteca, ubicació i signatura. Es codificarà SEMPRE el primer indicador amb el número 8 (altre esquema) i el segon es deixarà en blanc. La resta de subcamps que s'han de codificar són:

• $$b Biblioteca (Sububicació): indicarem la biblioteca

• $$c Localització en la biblioteca, àrees en què s'ha dividit la biblioteca (Ubicació de prestatgeries)

• $$h Signatura (Part de classificació)

 Els subcamps $$b i $$c s'emplenaran fent la selecció corresponent en els menús desplegables:

Finalment es pot Guardar  i, passar a crear l’exemplar des d'Afegir inventari >> Afegir exemplar.

Afegir una existència a un registre bibliogràfic ja existent

Per a afegir un registre d'existències a un registre bibliogràfic ja creat en la base de dades, es fa una cerca del registre bibliogràfic en la caixa de cerca permanent.

Una vegada localitzat, fem clic en el botó Tots els registres d’existències, es visualitzaran els registres d'existències i al final apareix un botó Afegir nou registre d’existències.

Una altra opció és des del menú dels tres punts, clicar en el botó Afegir existències.

Poden donar-se dues situacions:

5.2.2. Exemplars

Afegir un exemplar a un registre bibliogràfic nou

Hem vist la creació de l'existència des del supòsit en el qual, havent importat el registre bibliogràfic d'una font externa o bé creat des de zero amb una plantilla, no existia cap registre d'existència associat al registre bibliogràfic. Continuant amb aquest supòsit, afegirem un exemplar al registre d'existència recentment creat.

Posteriorment s'explicarà com Afegir un exemplar a un registre d'existència ja existent.
Des de la mateixa pantalla en la qual hem creat la nostra existència (EMD), triem l'opció del menú Afegir inventari >> Afegir exemplar (Alt +I).

Ara el sistema dóna accés a la pantalla de l'Editor d'exemplar físic, des d'on s'incorporarà la tota la informació relativa a aquest exemplar i el seu ús.

IMPORTANT: encara que és el primer camp que apareix, no devem escanejar el Codi de Barres fins a introduir la resta de la informació, doncs farà que el registre es guarde immediatament, i haurem de tornar a editar-lo per a procedir a completar-lo. Igualment, si premem la tecla INTRO en algun dels altres camps, procedirà a guardar i eixir de la pantalla.

Molts camps del registre d'exemplar estan lligats al control de publicacions periòdiques, que s'explicaran en l'apartat de Seriades

En el cas d'exemplars de monografies, s'introduirà la següent informació:

• Tipus de material: opció que corresponga en el desplegable (llibre, fascicle, DVD …).

• Procedència: s'ha de triar l'opció que corresponga en el desplegable. Quan es tracte d'un donatiu es marcarà eixa opció, i s'afegirà una Nota pública (pestanya Notas) seguint la pauta corresponent.

• Política d’exemplar: se seleccionarà la que corresponga en el seu cas.

• Enumeració A: és la informació numèrica sobre el volum de l'obra al que correspon un exemplar, hem d'introduir ací el número d'aquest. A continuació, premem sobre el botó Generar del camp Descripció, i obtindrem l'expressió “v. X”. Utilitzarem aquest procediment únicament per als volums numèrics.

• Descripció: Inclou desenvolupada la informació dels camps Enumeració i Cronologia. També pot incloure informació descriptiva de l'exemplar.

Una vegada s'haja finalitzat d'emplenar els camps corresponents, escanejarem o introduirem el Codi de Barres de l'exemplar, i l'edició del registre es tancarà automàticament. 

Amb el registre ja guardat es visualitzen quatre pestanyes (només es veuen una vegada s'ha guardat el registre). Per a més detalls, consulteu les pautes per complementar els registres d'exemplar.

• General: és la primera vista que ens ofereix l'Editor d'exemplar físic.

• Informació ENUM/CRON: informació relacionada amb la gestió de publicacions periòdiques.

• Notes: notes internes o externes que es poden introduir si es considera oportú. Consulteu les pautes sobre les notes d'exemplar.

• Historial: Permet accedir a informes sobre estadístiques de canvis en el registre.

En la pestanya de notes, hi ha tres tipus diferents:

• Notes funcionals: inclou la Nota pública, que és visible en el catàleg Trobes, i la Nota de serveis a l'usuari, que són els missatges emergents que salten i transmeten informació al personal quan l'exemplar circula.

• Notes internes: només són per a l'ús intern entre el personal, hem de tindre en compte que només poden introduir-se les tres que apareixen en la pantalla.

• Notes estadístiques: inclouen informació d'aquesta classe. La Nota d'estadístiques 1 s'utilitza per deixar constància del motiu de l'eliminació de l'exemplar i funciona amb un desplegable.

Consulteu les pautes sobre les notes d'exemplar abans d'omplir aquest camp.

Si s'ha afegit alguna informació en les notes, premerem Guardar i la creació del registre d'exemplar haurà finalitzat.

Afegir un exemplar a un registre d'existència ja existent

• Es fa una cerca del registre bibliogràfic en la caixa de cerca permanent i una vegada localitzat, en primer lloc cal comprovar que l'existència és correcta.

• Per a visualitzar-la se selecciona l'opció Físic, entre parèntesi s'indica la quantitat d'existències associades al registre bibliogràfic.

• Si només hi ha una existència i és la correcta per a crear l'exemplar, es farà clic sobre els punts suspensius de l’existència i se seleccionarà Afegir exemplar, o bé anirem al llistat d’exemplars i seleccionarem Afegir exemplar. 

• S’emplenaran els camps corresponents a la pantalla de l’Editor d’exemplar físic i es guardaran els canvis.

5.3. Modificar un registre d'exemplar

Sovint cal modificar les dades del registre d'exemplar per a afegir una nota, etc. Per a realitzar aquestes modificacions en primer lloc es realitzarà una cerca en la caixa de cerca permanent i es buscarà el registre.  

Una vegada tinguem localitzat el registre, en la pantalla de resultats des de l'opció Exemplars, Veure la llista completa d’exemplars o Veure secció, accedirem a la pantalla amb el llistat d’exemplars.

També es pot accedir des del llistat d’existències, es selecciona el menú de la dreta dels punts suspensius i, en el desplegable, es clica en Veure exemplars.

En la pantalla de Llista d’exemplars triem el registre d'exemplar concret i despleguem l'opció de la dreta amb punts suspensius i i apareix el desplegable amb el menú, que ens permet realitzar diferents accions: editar-lo, duplicar-lo, canviar a extraviat, canviar ubicació, etc.

Si se selecciona Edita o es clica sobre el Codi de barres, s'obri directament l'Editor d'exemplar físic i ja es poden afegir les dades o realitzar les modificacions que es desitgen. Una vegada s'haja acabat de modificar el registre, premerem Guardar

5.4. Reenllaçar un exemplar a un altre registre d'existència

És possible re-enllaçar un exemplar per a incloure'l en una altra existència prèviament creada. Els passos a seguir són:

1. Accedir al llistat d’exemplars

2. Seleccionar l’exemplar o els exemplars a re-enllaçar

3. Des del menú “Gestionar la selecció” triar l’opció “Canviar existències”
   
   

4. Seleccionar l’existència on es vol vincular l’exemplar

5. Polsar en Seleccionar
   
   

6. La pantalla torna al llistat d’exemplars.

7. Si una existència es queda sense exemplars, seguiu el procediment d’esborrar exemplars