Instruccions per a obtindre els llistats de l'exporgue

Presentació

Per tal de simplificar les feines d’obtenció dels llistats de gestió de la col·lecció en les biblioteques (exporgue, moviment entre sales i dipòsits, etc.) s’ha elaborat el panell d’Analytics “Palen_Expurgo” el qual consta de dues pestanyes: una primera de “Tria d’exemplars” i una segona de “Llistat per ubicacions”. És accessible des del Portal d’Analytics a l’enllaç “Exporgue de monografies”.

Amb l’ajuda d’un fitxer Excel es pot gestionar el llistat i prendre les decisions que correspongen en funció del nombre d’exemplars i la seua ubicació. S’ha tractat de realitzar un fitxer que puga servir de base per a totes les biblioteques i situacions. Per axiò permet certes edicions i és molt flexible en quant a les condicions.

Panell d’Analytics

La primera pestanya del panell correspon a la “Tria d’exemplars” i permet obtindre una llista d’exemplars a analitzar en funció de determinades variables. Aquest anàlisi sols es pot fer per a una única localització.

L’informe inclou la informació més rellevant a l’hora de prendre les decisions. Cal destacar-ne: la informació de si el llibre és bibliografia recomandada en alguna assignatura i si està marcat per a retenció.

La pestanya “Llistat per ubicació” marca els exemplars disponibles per les diferentes localitzacions. S’han exclòs les localitzacions de departaments per tal de tindre una major seguretat pel que fa a la disponibilitat dels exemplars.

Un cop el llistat d’exemplars corresponga al que volem, cal exportar tota la informació a un Excel, exportant el panell complet.

Es descarregarà un Excel amb dues pestanyes amb els mateixos títols que les pestanyes del panell d’Analytics. Mantindre aquest fitxer obert.

Excel dels cálculs d’exporgue

Un cop tinguem les dades dels exemplars cal descarregar el fitxer CalculsExporgue. Aquest Excel està preparat per fer els càlculs.

Seguiu aquestes instruccions:

Tindre oberts els dos fitxers: el de càlculs i el que té les des extretes d’Analytics
En la pestanya “Tria d'exemplars” de l’Excel exportat d’Analytics seleccionar les celdes amb les dades des de A20 fins a X última fila. És important no copiar les files completes, sols les columnes A:X.
En la pestanya “Candidats” del fitxer “CalculsExporgue” enganxat les celdes copiades a partir de la A7. És important que la informació de la columna X siga correcta amb les claus MMS ID + Descripció.
Seleccionar les celdes Y8:AE8 arrastrar fins a l'última fila amb dades.
Indicar en les celdes C2 i C3 la biblioteca i la localització que s’està analitzant. Els càlculs de les columnes Y:AE dependiràn d’aquesta informació.
Guardar els canvis
Tornar a l’Excel amb les dades d’Analytics
Anar a la pestanya “Listat per ubicacions”
Copiar tota la informació des de A3 fins a la F i última fila amb dades… ací podem copiar les files completes
Tornar a l’Excel “CalculsExporgue”
Anar a la pestanya “Localitzacions”
Engantxar les dades des de la celda A1.
Ací és important que es mantinga el següent ordre de les columnes
MMS Id | Clau | Location Name | Tipus localització | Physical Item Id | Library Name
Guardar els canvis
En la pestanya “Condicions” podem editar el valors numèrics en els quas es determinaran les possibles accions. Es poden editar els valors numèrics i els textos de les accions de les caselles blaves.
Guardar els canvis
No es poden afegir més files ni noves condicions.
Aquestes condicions s’apliquen seqüencialment. És important que les xifres siguen coherents.
Anar a la pestanya “Candidats” i revisar les accions proposades.
Recordeu que tots els exemplars iguals tenen la mateixa acció.
Començar a treballar en el fitxer. Es poden afegir columnes, ocultar-les, aplicar filtres, fer nous càlculs, etc.

Exemples de criteris d’exporgue

Els criteris i les accions dependiran de cada cas, però es presenten els següents casos que poden servir d’exemples.

Situació 1

Volem mantindre com a màxim un exemplar en els dipòsits de la biblioteca i un altre a la Biblioteca de Dipòsit. La resta d’exemplars s'han d'eliminar

Número màxim d'exemplars que volem mantindre a la biblioteca analitzada.

1

Número màxmim d'explars que volem tindre a la Biblioteca de Dipòsit

1

Acció					Text que apareixerà a l'informe
Si a la biblioteca n'hi han fins a (<=)	1	exemplars			Matindre en el dipòsit de la biblioteca
Si en la biblioteca que analitzem n'hi han com a mínim (>=)	1	exemplars y a la Biblioteca dipòsit hi ha com a màxim (<=)	0	exemplars	Matindre 1 exemplar en la biblioteca, 1 a BiD. Exporgar la resta
Si en la biblioteca que analitzem n'hi han com a mínim (>=)	1	exemplars y a la Biblioteca dipòsit hi ha com a màxim (<=)	1	exemplars	Matindre 1 exemplar en la biblioteca, la resta, exporgue
Altres casos					Revisar per coordinació

Situació 2

No volem mantindre cap exemplar a la biblioteca i és suficient en 1 exemplar a la Biblioteca de Dipòsit

Número màxim d'exemplars que volem mantindre a la biblioteca analitzada.

0

Número màxmim d'explars que volem tindre a la Biblioteca de Dipòsit

1

Acció					Text que apareixerà a l'informe
Si a la biblioteca n'hi han fins a (<=)	0	Exemplars
Si en la biblioteca que analitzem n'hi han com a mínim (>=)	1	exemplars y a la Biblioteca dipòsit hi ha com a màxim (<=)	0	exemplars	Enviar 1 exemplar a la BiD. Exporgar la resta
Si en la biblioteca que analitzem n'hi han com a mínim (>=)	1	exemplars y a la Biblioteca dipòsit hi ha com a màxim (<=)	1	exemplars	Exporgar tots els exemplars
Altres casos					Revisar per coordinació

Situació 3

Volem mantindre un exemplar a la biblioteca i que en la Bblioteca de Dipòsit n’hi hagen dos exemplars

Número màxim d'exemplars que volem mantindre a la biblioteca analitzada.

1

Número màxmim d'explars que volem tindre a la Biblioteca de Dipòsit

2

Acció					Text que apareixerà a l'informe
Si a la biblioteca n'hi han fins a (<=)	1	Exemplars			Matindre en els d biblioteca
Si en la biblioteca que analitzem n'hi han com a mínim (>=)	1	exemplars y a la Biblioteca dipòsit hi ha com a màxim (<=)	1	exemplars	Matindre un exemplar en la Biblioteca, completar 2 còpies en la Biblioteca de Dipòsit i exporgar la resta
Si en la biblioteca que analitzem n'hi han com a mínim (>=)	1	exemplars y a la Biblioteca dipòsit hi ha com a màxim (<=)	2	exemplars	Mantindre un exemplar en la Biblioteca i Exporgar la resta
Altres casos					Revisar per coordinació