En l'ítem “Solicitudes pendientes”, rebrem totes les sol·licituds de nous documents que han d’estar en el portal. La institució pot decidir ocultar aquesta opció per a evitar rebre les sol·licituds mitjançant el portal. Si és el cas, cal escriure un correu a dialnet@unirioja.es.
La informació s'estructura en forma de taula amb diferents columnes:
Publicació. Apareixen totes les dades de la publicació que ens envia l'autor. Títol en negreta, autors, títol del llibre quan es tracta d'un capítol de llibre o nom de la revista quan es tracta d'un article de revista, any, exemplar de revista o volum del llibre i pàgines.
Creada. Ens indica quants dies fa que l’autor/a ens ha enviat l'autor la publicació per a la seua revisió.
Autor. Nom de l'autor/a que envia la sol·licitud. Si punxem sobre el seu nom, el sistema ens porta a la seua pàgina en el portal.
Tipus de document. Ens indica si és un article de revista, capítol de llibre, col·laboració de congrés o llibre.
Notes internes. Comentaris interns de la biblioteca.
Notes per a l'autor/a. Comentaris que la biblioteca envia a l'autor/a
Botó “Resolver”. Clicant aquest botó, podem entrar en la sol·licitud per a veure tots els detalls i decidir què fer amb ella.
A la part superior dreta de la pantalla, tenim l’opció “Ver historial”, que ens permet accedir al llistat de les sol·licituds gestionades per nosaltres mateixos i veure el seu estat.
La sol·licitud pot estar:
Rebutjada. La biblioteca rebutja la sol·licitud quan el document ja existeix, entrarà pròximament des d'una altra font o no interessa incloure-la.
Acceptada. La biblioteca accepta la sol·licitud quan li dona a "Crear Document" i seguidament completa les dades de la publicació de manera manual. Es recomana incloure únicament les publicacions que no és possible que siguen incloses des de Dialnet, Scopus o WoS per a evitar duplicats.
Pendent. La biblioteca encara no ha gestionat la petició de l'investigador.
Descartada. És el propi investigador qui pot descartar una sol·licitud ja enviada des del seu perfil en "Publicacions Pendents" punxant sobre la paperera.
Al costat de cada sol·licitud, si anem a "Opciones", podrem veure la sol·licitud o veure el document.
A més, si desmarquem "Mostrar sólo las gestionadas por mí", podrem accedir al llistat de sol·licituds gestionades per qualsevol membre de la nostra institució.
En el cas d’institucions grans, és convenient triar l’opció “Ver solicitudes agrupadas por departamento”, el que farà molt més àgil la gestió. A més, es pot filtrar pel tipus d’unitat organitzativa. Segons l’organització del portal, es mostraran unes unitats o altres.
Per a accedir al llistat de sol·licituds de la nostra unitat, haurem de fer clic en "Ver" i, una vegada allí, punxem en el botó "Resolver Solicitud" per a accedir a les dades de la sol·licitud i revisar les dades que l’investigador/a ens envia.
Podrem posar anotacions per a la biblioteca i per a l’autor/a, qui podrà veure-les quan accedisca a la seua fitxa.
Quan cliquem sota “Resolver sol·licitud”, se’ns obri l’aplicació de Docserver, on podrem decidir què fer:
Crear Documento: És a dir, acceptar la sol·licitud i crear el document de manera manual. El sistema li donarà al document un ID en el portal per a identificar-lo. IMPORTANT!: En el cas que un investigador/a vulga introduir una tesi de la qual és director/a o ha format part del tribunal, per a poder validar la petició, la tesi haurà d’estar prèviament introduïda en Dialnet, si no, el sistema no ens deixa “crear document” per què no apareix l’opció “Tesis” en el desplegable de “Tipo de documento”. Podem deixar la solicitud “En revisión” i introduir la tesis desde NEXO.
Rechazar solicitud: Si volem rebutjar la sol·licitud, hem de seleccionar en el desplegable una opció entre les disponibles:
Si triem l’opció “Ya existe”, el sistema ens demanarà el codi ID del document existent, el què ens permet associar, en cas d’existir, el text complet.
En aquest cas, haurem de clicar sota “Rechazar solicitud” i podrem enviar una nota a l’autor/a explicant-li el motiu del rebuig.