En aquest manual tractem la gestió de les revistes en paper que ens arriben per subscripció, donatiu o intercanvi, així com els processos associats a les revistes tancades.
Les revistes en paper de subscripció es gestionen en ALMA com qualsevol altre tipus de material imprès. El procés requereix:
La creació d'una ordre de compra: la informació relativa a l'estat de la subscripció i al proveïdor, determina les possibilitats de recepció d'exemplars nous.
Creació d'un patró de predicció: ens indicarà la periodicitat de la revista i servirà per controlar la previsió de recepció d'exemplars nous i la reclamació d'aquells que no han arribat.
Creació d'exemplars nous d'acord amb la predicció del patró, sobre els quals es podran executar les diferents accions associades a la recepció: rebre, reclamar, esborrar, etc.
El registre d'una publicació periòdica en paper el conformen el registre bibliogràfic, les existències o holdings i els exemplars.
En cercar una revista en Alma ens trobarem amb aquesta informació bàsica: títol, tipus de recurs (revista física), ISSN, identificador del registre (ID MMS), les existències, la signatura i els exemplars.
També serà des d'aquesta vista on apareixerà l'opció per mostrar el registre en Trobes mitjançant "Mostrar en descobriment".
En editar el registre (Editor MD) podrem accedir als camps necessaris per completar la informació del registre bibliogràfic, de les existències i dels exemplars.
Per navegar entre bibliogràfic, existències i exemplars, podem fer servir la Barra d'eines de l'Editor de Metadades (punt 1.3.4 del Manual ALMA de Catalogació)
El registre bibliogràfic està estructurat en camps amb format MARC 21 i els més comuns són: 022 (ISSN), 245 (títol), 260 (dades de publicació), 310 (periodicitat actual de la publicació), 650 (entrada secundària de matèria -terme temàtic) o 710 (entrada secundària - nom d'entitat).
El registre d’existències recull tota la informació sobre localització: en quines biblioteques tenim la publicació, la ubicació dins de la biblioteca i la signatura topogràfica (a Millenium estava a la (j) però amb la migració definitiva de juliol passarà a Parte de la clasificación (h). Aquesta informació anirà consignada al camp 852.
Alma introdueix un tercer element per completar les parts d'un registre de publicació periòdica: es tracta de l'exemplar i fa referència als exemplars físics en paper.
A la imatge es poden veure els camps que conformen les informacions dels exemplars. Els fascicles de revistes NO portaran Codi de barres.
Aquests i les existències constitueixen en Alma l'inventari físic.
A l'hora d'encetar el treball, sempre hem de partir d'un registre bibliogràfic que pot estar creat, importat d'altre catàleg o que crearem des de zero. Més informació sobre la creació de registres en el Manual de Catalogació d’ALMA: Creació de registres bibliogràfics
El pas següent serà la creació de la PO/POL.