2.1. Generalitats

El repositori d'Alma conté registres bibliogràfics que representen recursos físics, electrònics i digitals. Mitjançant l'Editor de Metadatos, que és l'eina per a editar i crear registres d'existències i bibliogràfics, es poden crear registres bibliogràfics de manera manual per a aquests recursos.

La ruta que s'ha de seguir per per a treballar amb un registre bibliogràfic és Recursos >> Catalogación >> Editor de Metadatos.

Hi ha diverses maneres de crear bibliogràfics nous:

• Mitjançant captura des de Recursos externos (Z39.50).
• Utilitzant les Plantillas.
• Des de l'opció Duplicar.
• Capturant un registre de la Comunidad.

Hi ha dos nivells de catalogació de registres:

• Nivell de catalogació abreujat, aquest tipus de catalogació pot ser útil per a una precatalogació per associar una línia d'ordre de compra (POLine) en Adquisicions.
• Nivell de catalogació complet, aquesta opció és la que utilitzarà el personal catalogador.

Qüestions específiques d'Alma

• Per a treballar en l'Editor de Metadatos, no és necessari situar-se en cap taulell/departament específic. 
• La zona de la Institución és l'àrea del sistema de gestió de metadades que comprén dades institucionals locals com a registres bibliogràfics gestionats de manera local, portafolios electrònics activats de manera local i existències físiques locals, és a dir, la col·lecció de la Universitat de València.
• En la zona de la Comunidad estan una sèrie de recursos definits per Ex Libris i estan disponibles per a totes les institucions d'Alma. Incorpora la base de coneixement, el catàleg de comunitat i els arxius d'autoritat global. Pot ser accessible per a qualsevol institució que siga part d'Alma amb una finalitat de catalogació. Ho utilitzarem principalment en el context dels recursos electrònics.

• La catalogació en Alma es basa en el format MARC21.
• El MMS ID és el número de registre bibliogràfic i el genera automàticament el sistema, és un número de que pot tindre entre 8 i 19 dígits de longitud.
• Els dos primers dígits fan referència al tipus de registre: els registres bibliogràfics comencen per 99, els d'existències per 22 i el d'exemplar per 23.
• Els últims quatre dígits representen la institució, per exemple, en la UV és 6258.

• Quan s'obri un registre bibliogràfic en el repositori per a editar-lo, aquest se li assigna al catalogador que ha obert el registre. Això impedeix que altres usuaris puguen modificar el mateix registre i potser ignorar els seus canvis. Si altres usuaris intenten editar el registre, veuran la nota Bloqueado por.

• Quan s'està editant un registre en l'Editor de Metadades, en la part superior del registre, el sistema ens ofereix la informació del títol que s'està editant: el MMS ID, el catalogador què va crear el registre, la data de creació, així com també la data i el catalogador que ha fet una modificació.

• La icona de el Repositori local  (la casa blava) indica que el registre existeix en el repositori local. 
• Alma guarda qualsevol edició del registre un esborrany, part de l'acció de guardar-lo consisteix a executar verificacions per a veure si hi ha qualsevol registre duplicat. Aquests registres s'eliminaran si no han sigut modificats en 30 dies . S'identifiquen amb una icona grisa. 

• Quan tanquem l'Editor MD sense fer clic a Liberar registro o Guardar y liberar registro per al registre que s'està editant, aquest roman en el panell esquerre per 60 minuts, durant el qual els altres usuaris no poden editar el registre.

• L'identificador dels subcamps serà un doble dòlar ($$) que apareix en prémer la tecla F9 o bé des de l'opció de l'Editor de Metadades >> Editar >> Añadir subcampo.
• Tots els camps incorporen per defecte el subcamp $$a.
• Després i abans de cada subcamp hi haurà un espai.

• El sistema proporciona ajuda emergent en alguns camps després de teclejar els tres primers caràcters, ofereint una llista de termes suggerits per a poder emplenar-ho amb facilitat.

260 $$a
260 $$b
260 $$e
260 $$f
264 $$a
264 $$b
505 $$r
505 $$t

• Alma incorpora dreceres de teclat per a moltes de les seues funcions.
• Per a accedir a encapçalats d'autoritat i bibliogràfics suggerits, prémer F3 des del camp que s'estiga introduint/revisant. El sistema obri una llista d'opcions per a triar on es podrà Ver o Seleccionar el registre d'autoritat. Si no hi ha suggeriments d'encapçalats disponibles, Alma mostra Ninguna coincidencia de encabezamiento.

2.2 Creació d'un registre bibliogràfic mitjançant captura de registre

Abans de la creació d'un registre bibliogràfic cal assegurar-se que no està en el nostre catàleg, per a això ens posicionarem en la Caixa de cerca permanent i es buscarà el registre.

Si no s'ha localitzat el registre bibliogràfic en la nostra Institució, es pot fer una cerca en altres catàlegs per a procedir a la seua captura. En Alma, per a això cal utilitzar l'opció Buscar en recursos externos.

Per a accedir a aquesta opció es pot fer la cerca de dues formes:

• A través de Recursos >> Catalogación >> Buscar en recursos externos.

• Usant l'opció de Editor de Metadades >> Herramientas >> Buscar en recursos externos i, ja una vegada dins de l'Editor, se selecciona Herramientas >> Buscar en recursos externos.

Des d'aquesta opció si s'està treballant en aquest moment amb un registre, els camps de cerca s'emplenen automàticament amb els termes de cerca del registre obert. Aquests camps es poden modificar com es desitge.

Per qualsevol de les dues vies esmentades, s'accedeix a la pantalla de cerca amb l'opció Buscar en el perfil de catálogo amb un menú desplegable per a realitzar les cerques.

 En aquest moment s'han configurat una sèrie de recursos que s'han agrupat en quatre grups, que fan la cerca simultàniament a diferents catàlegs:

• Cerca bàsica.
• Llibre espanyol.
• Llibre internacional.
• Patrimoni Bibliogràfic.

Existeix també l'opció de seleccionar altres recursos de manera individual, com per exemple, el catàleg del CCUC, el de la Library of Congress, etc.

Cal assenyalar que aquesta llista no està tancada i la institució pot afegir nous recursos a mesura de les necessitats que vagen sorgint.

Per a realitzar la cerca se seguiran els següents passos:

• El primer pas serà seleccionar una opció a Buscar en el perfil de catálogo.
• Introduir els criteris de cerca en qualsevol dels camps disponibles. Es poden seleccionar els valors:

Conté la frase.

Conté les paraules clau.

Es igual a.

Es poden utilitzar també els operadors booleans I/O.

• Finalment seleccionem Buscar.

Nota: Cal tindre en compte que el camp any de publicació ha de contindre quatre dígits.

• En realitzar la cerca obtenim un llistat de registres. Si la llista de resultats és molt extensa, es pot acotar la cerca seleccionant Refinar búsqueda. En seleccionar-la, apareix de nou la pantalla anterior on es poden afegir nous criteris per a limitar més la cerca.

• Per a veure els detalls del registre se selecciona directament el títol o bé l'opció Veure i es visualitza el registre en format MARC. Es pot Volver a resultados per a tornar a la pàgina de resultats.
• Si es tria l'opció Ver, es pot visualitzar el registre en format MARC, i importar-lo directament des d'allí, o bé tornar als resultats de cerca. 

• Si es decideix quedar-se amb el registre se selecciona l'opció Importar, el registre s'afig dins de l'apartat de registres de l'Editor de Metadades com a esborrany (la icona d'institució grisa), i ja es pot començar a treballar amb ell i realitzar els canvis pertinents, afegir les existències o bé crear una ordre de compra i eixir del registre. 

• Si després d'importar el registre, decidim no utilitzar-lo, premem l'opció Salir, en aquest moment Alma oferirà guardar el registre com a esborrany. Si diem que sí, es guardarà i apareixerà en la barra esquerra de Registros. Si decidim que no volem conservar un esborrany abans d'eixir ens preguntarà si volem alliberar el registre. Si premem que sí, aquest desapareixerà.

• Si decidim quedar-nos el registre, seguint la pauta de sincronització amb WorldCat, haurem de marcar l'opció del menú Acciones de registro > Definir etiquetas de gestión > Exportar a WorldCat > No publicar. 

• Per a realitzar les modificacions del registre importat s'utilitzaran les opcions del Menú Acciones de Edición. Vegem algunes de les opcions més comunes: 
  • Afegir un camp: cal posicionar-se en el camp anterior i utilitzar l'opció Acciones de Edición >> Añadir un campo (o prémer F8).
  • Esborrar un camp: cal posicionar-se en el camp a esborrar i utilitzar l'opció Acciones de Edición >> Eliminar campo (o prémer CTRL + F6).
  • Afegir un subcampo: cal posicionar-se en el camp corresponent i triar l'opció Acciones de Edición >> Añadir subcampo (o prémer F9).
  • Campos fixos (LDR, 006, 007, 008): s'editen mitjançant l'opció Acciones de Edición >> Abrir edito de formulario (o prémer CTRL + F). En obrir el formulari apareixen les diferents opcions en un menú desplegable. (canviar imatge) Per a tancar el formulari anirem a Acciones de Edición >> Cerrar formulario (o prémer ESC).

• En la part inferior del registre apareixen tres pestanyes: Info, Alertas i Datos enlazados. Cal parar atenció a les Alertes que apareixen en la part inferior de la pantalla que assenyalen els errors que el sistema ha detectat automàticament i que cal solucionar.
• Una vegada finalitzada la revisió, es guardarà el registre. En aquest moment, si el sistema troba algun registre similar en el catàleg, ens indicarà que existeixen coincidències. En aquest cas podem optar per examinar-les, o bé ignorar-les i seguir avant. 

Si desitgem veure'ls, es dividirà la pantalla i apareixeran el/els registres coincidents.

Si es prem en el títol en el registre coincident, s'obrirà l'Editor de Metadades de l'altre registre perquè puguem visualitzar-lo. Apareixen dues opcions Copiar y fusionar (fusiona en un únic registre les variants que hi ha entre el dos registres), o bé Volver a resultados.

• Finalment, el registre creat es guardarà i es podrà afegir els corresponents registres de l'inventari.

2. 3. Creació d'un registre bibliogràfic des d'una plantilla

Com a regla general, els registres bibliogràfics s'importaran per a utilitzar-los en Alma. No obstant això, hi ha ocasions que caldrà crear un nou registre directament en Alma si el títol no es troba en cap altre lloc. Per a aquests casos, s'utilitzaran les plantilles.

Les plantilles permeten als gestors de catàleg predefinir camps del registre i contingut perquè puguen designar registres bibliogràfics o d'existències por defecte que permetran als catalogadores treballar més eficientment.

2.3.1. Plantilles

Per a accedir a les plantilles cal entrar en l'Editor de Metadades Recursos >> Catalogación >> Editor de Metadatos

Tots els operadors amb el rol de Catalogadors poden usar plantilles compartides o crear plantilles privades en l'Editor de Metadades.
En l'àrea esquerra de la pantalla, despleguem l'opció Plantilles. Hi ha tres tipus de plantilles:

• Dublin Core.
• MARC 21 per a registres bibliogràfics.
• MARC 21 per a registres d'existències.

Per a catalogar s'utilitzaran les plantilles de MARC21 Bibliographic. Les plantilles de Dublin Core no s'utilitzaran. Per als registres d'existències, la plantilla d'existències predeterminada pot usar-se fora de l'Editor de Metadades, com per exemple en realitzar una ordre a través d'Adquisicions.

En desplegar-les, veurem que cada en cada tipus de plantilla hi ha tres subcarpetes: Compartido, Comunidad i Privado.

Es pot fer una cerca d'una plantilla en la caixa de cerca.

• Compartido: són les que la institució crea per al seu propi ús. Aquestes plantilles seran creades i editades per TecNiS.
• Comunidad: inclou totes les plantilles que els usuaris d'Alma han incorporat a una base comuna.
• Privado: ací es troben aquelles plantilles que s'hagen guardat únicament per a ús personal. Aquesta opció no es visualitzarà si no s'ha creat prèviament alguna plantilla.

Les plantilles amb una icona d'institució grisa  són plantilles predefinides. Una plantilla amb una icona d'institució blava  indica que es va crear per un usuari en la institució.

2.3.2. Creació d'una plantilla privada

Per a crear les plantilles personalitzades per al nostre ús propi en l'Editor de Metadades, tenim diverses opcions:

1. Editar un registre bibliogràfic i guardar-lo com a plantilla. En aquest cas només hem de triar l'opció del menú Archivo >> Guardar como plantilla

• Obrir un registre bibliogràfic existent en l'Editor de Metadades (en la pestanya Registros del panell esquerre).
• Seleccionar Archivo >> Guardar como Plantilla. S'obrirà el quadre de diàleg Guardar como Plantilla.
• Introduir/seleccionar el següent: 
  • Nom: és obligatori, serà el nom que es visualitze quan es cree.
  • Descripció: serà una descripció de la plantilla ,es pot afegir si es desitja, no és obligatòria.
  • Plantilla Privada o Compartida: seleccionarem l'opció Privada.
  • Por defecto: si es desitja que siga la plantilla que s'òbriga per defecte en crear un nou registre.
• Seleccionar Guardar. La nova plantilla queda guardada en la pestanya Plantilles i apareix amb la icona de la institució local.

2. Una altra manera de crear una plantilla és Duplicar una plantilla existent. 

• Obrim l'apartat Plantillas, fem clic per a veure les diferents plantilles de les subcarpetes, ens posicionem en Privado i triem l'opció Duplicar. Es pot també duplicar una plantilla des de la carpeta Compartido, però en aquest cas no podrem guardar-la en la nostra carpeta de Privado..

2.3.3. Creació del registre bibliogràfic

Per a crear un nou registre a partir de zero, utilitzarem les plantilles. Per a això accedirem a l'Editor de Metadades des de Recursos >> Catalogación >> Editor de Metadatos.

Tenim dues opcions per a crear un registre des d'una plantilla (amb el Nou Editor de Metadades és més senzill utilitzar aquesta primera opció):

• La primera opció és des d'Archivo >> Nuevo >> MARC21 Bibliographic. Si s'utilitza aquesta opció, l'editor ens carrega la plantilla que estiga assenyalada Por defecto (en aquest moment, la de llibre en paper RDA).

• La segona opció és des de les Plantilles MARC21: buscarem la plantilla que desitgem utilitzar de qualsevol de les subcarpetes. En el moment que fem clic en una d'elles i triem Nuevo, es carregarà en la pantalla principal de l'Editor amb els camps i subcamps, de manera que podem procedir a emplenar la informació necessària per a descriure el recurs.

Una vegada tenim la plantilla oberta en l'Editor de Metadades ja es pot començar a catalogar el recurs. Per a realitzar les modificacions s'utilitzaran les opcions del Menú Editar. Vegem algunes de les opcions més comunes: 

• Afegir un camp: cal posicionar-se en el camp anterior i utilitzar l'opció Editar >> Añadir un campo (o prémer F8).
• Esborrar un camp: cal posicionar-se en el camp a esborrar i utilitzar l'opció Editar >> Eliminar campo (o prémer CTRL + F6).
• Afegir un subcampo: cal posicionar-se en el camp corresponent i triar l'opció Editar >> Añadir subcampo (o prémer F9).
• Campos fixos (LDR, 006, 007, 008): s'editen mitjançant l'opció Editar >> Abrir formulario (o prémer CTRL + F). En obrir el formulari apareixen les diferents opcions en un menú desplegable. Per a tancar el formulari anirem a Editar >> Cerrar formulario (o prémer ESC).

Si deixem el recurs a mitges, sense acabar de catalogar, seguint la pauta de sincronització amb WorldCat haurem de marcar l'opció del menú Acciones de registro > Definir etiquetas de gestión > Exportar a WorldCat > No publicar. 

Una vegada s'haja finalitzat completament la catalogació, abans de tancar el registre haurem de tornar a canviar l'opció del menú sobre WorldCat per a indicar que el registre està preparat per a ser enviat a WorldCat. Per tant, haurem d'anar a Acciones de registro > Definir etiquetas de gestión > Exportar a WorldCat > Publicar Bib

Finalment, es guardarà el registre clicant en Archivo >> Guardar y liberar i es podrà afegir els corresponents registres de l'inventari.

2. 4. Creació d'un registre bibliogràfic des de Duplicar

Es pot realitzar la catalogació partint d'un registre prèviament existent que continga bastant informació comuna amb el recurs que cal descriure (volums de la mateixa sèrie, edicions o versions d'una obra, etc.). Per a això, s'utilitzarà l'opció Duplicar el registro.

Per a començar, cal fer una cerca en el cercador existent en la pantalla principal d'Alma.

També es pot realitzar la cerca directament en el cercador existent en la pantalla principal d'Alma.

Una vegada realitzada la cerca, es pot optar per clicar en el títol per a veure si s'ajusta a les nostres necessitats. Aquesta pàgina Vista de registre simple mostra una vista de només lectura dels registres bibliogràfics, d'existències o d'autoritat amb els seus camps i subcamps. 

Si es decideix continuar amb el registre, clicarem a Editar i se'ns importarà a l'Editor de Metadades.

També podem editar-lo directament des de la pàgina de resultats clicant a Editar registro i s'importarà el registre a l'Editor de Metadades.

A continuació triem Archivo >> Duplicar. D'aquesta forma, obtenim un nou registre bibliogràfic idèntic a l'anterior amb el qual es pot treballar. Cal tindre en compte que els registres d'existències i exemplars que tingueren associats no seran duplicats.

Una vegada duplicat el registre, es poden fer totes les modificacions que es desitgen. Vegem algunes de les opcions més comunes: 

• Afegir un camp: cal posicionar-se en el camp anterior i utilitzar l'opció Editar >> Añadir un campo (o prémer F8).
• Esborrar un camp: cal posicionar-se en el camp a esborrar i utilitzar l'opció Editar >> Eliminar campo (o prémer CTRL + F6).
• Afegir un subcamp: cal posicionar-se en el camp corresponent i triar l'opció Editar >> Añadir subcampo (o prémer F9).
• Campos fixos (LDR, 006, 007, 008): s'editen mitjançant l'opció Editar >> Abrir formulario (o prémer CTRL + F). En obrir el formulari apareixen les diferents opcions en un menú desplegable. Per a tancar el formulari anirem a Editar >> Cerrar formulario (o prémer ESC).

Cal parar atenció a les Alertas, i una vegada finalitzada la catalogació, es guardarà el registre clicant en Archivo >> Guardar y liberar i es crearan els corresponents registres de l'inventari.

2. 5. Creació d'un registre per a una precatalogació

En la introducció es va parlar dels dos nivells de catalogació, el que utilitzaran els catalogadors, que serà el nivell complet i d'un nivell més breu que es pot utilitzar per a crear un registre per a una precatalogació.

S'entén per una precatalogació la creació d'un registre amb alguns dels camps per a la identificació de l'obra l'obra: títol, autor, ISBN i any de publicació, i es creen quan el registre no ha sigut localitzat en cap catàleg. Es poden utilitzar en Adquisicions per a associar una ordre de compra.

Hi ha dues vies per a crear aquests registres:

1. Utilitzant una plantilla creada per a aquests registres.
2. Utilitzant l'opció d'Alma de crear un registre amb uns camps mínims des de Catalogación i des d'Adquisiciones.

2.5.1. Crear un registre des de plantilla

• Se seleccionarà Recursos >> Catalogación >> Editor de Metadatos.
• Una vegada obert l'Editor de Metadades Plantilles >> MARC21 Bibliographic >> Compartido.
• Seleccionarem la plantilla ADQ_Pre catalogació i seleccionarem Nuevo.

Se'ns obrirà el la plantilla en l'Editor i s'emplenaran les dades del recurs.

Al ser una precatalogació, haurem de marcar l'opció del menú Acciones de registro > Definir etiquetas de gestión > Exportar a WorldCat > No publicar. 

Una vegada afegides totes les dades, es guardarà el registre des d'Archivo >> Guardar registro o bé seleccionant la icona Guardar i es procedirà a crear la línia d'ordre de compra seleccionant la icona de Crear linea de orden de compra y salir.

2.5.2. Crear un registre amb la Catalogación Rápida

• Se seleccionarà Recursos >> Catalogación >> Añadir ejemplar físico.

• Apareixerà una pantalla emergent i seleccionarem Nuevo per a poder crear el registre. Si se selecciona l'opció Existente, es crearà una còpia al nostre registre bibliogràfic, per tant, es triarà l'opció Nuevo i se seleccionarà el tipus de recurs.

• S'obrirà la pantalla de Catalogación rápida en la qual apareixen les dades del registre bibliogràfic i les de l'exemplar.

• Al ser una precatalogació, haurem de marcar l'opció del menú Acciones de registro > Definir etiquetas de gestión > Exportar a WorldCat > No publicar.

• Emplenarem els camps que desitgem amb la informació bibliogràfica. En aquesta versió d'Alma només hi ha dos camps obligatoris assenyalats amb un asterisc, el títol i la ubicació de l'exemplar. La resta es poden deixar en blanc. Es pot ocultar el registre de Primo seleccionant l'opció d'ocultar de la interfaz de Descubrimiento.
• S'emplenaran els camps del registre d'exemplar.
• Una vegada finalitzat, premerem Guardar.

Apareixerà un missatge que el registre s'ha creat correctament i ja estarà el registre visible en Alma.

2.6. Validació del registre

Quan es valida un registre el sistema executa les rutines de validació, que prèviament han sigut configurades en el sistema, en els camps MARC21 del registre bibliogràfic, fa una validació de coincidències de registres MARC i també valida els encapçalaments d'autoritat.

Si el sistema detecta cap errada, els camps es ressalten amb una ombra groga i apareixen també en la pestanya d'Alertas. 

Per a realitzar la validació, des del registre obert en l'Editor de Metadades se selecciona l'opció Acciones de registro >> Validar. Sempre es valida al desar el registre.

2.7. Millora del registre

La millora del registre consisteix a corregir, actualitzar, eliminar camps o fer canvis en els camps dels registres bibliogràfics. Totes aquestes millores es realitzen amb unes regles de normalització, que han sigut configurades prèviament. Aquestes regles apareixen en el menú esquerre de l'Editor de Metadades i són les que actuen quan se selecciona l'opció Millorar registre. En aquest moment s'han configurat algunes, com per exemple, la que afig els camps MARC 336, 337, 338 al registre o la que afig el subcamp $$d de l'etiqueta 040 quan s'importa un registre des de catàlegs externs.

Per a millorar un registre des de l'Editor de Metadades se seleccionarà l'opció Acciones de edición >> Mejorar el registro.

Una vegada seleccionada l'opció de Mejorar el registro apareix un menú desplegable on se seleccionarà la millora que es desitge aplicar.

En l'apartat 7 teniu un vídeo explicatiu d'aquesta funcionalitat.

2.8. Ocultar registres del descobriment

Si per alguna raó un registre ha d'estar en el catàleg però no visible en la Interfície de Descobriment per als usuaris, existeix l'opció d'ocultar o “posar en l'ombra” un registre i totes les seues existències i exemplars.
Per a això cal obrir el registre amb l'Editor de Metadades Acciones de registro >> Suprimir de Descubrimiento.

Davall d'aquesta opció hi ha una altra: Suprimir de la búsqueda externa, que evita que el registre siga buscat des de sistemes externs, encara que visible en el catàleg propi.

Per tal que torne a ser visible, es va a la mateixa opció i es desmarca.

De la mateixa manera es poden suprimir registres d'existència si no volem ocultar el bibliogràfic, però sí l'existència. Es fa d'una manera molt semblant. S'ha d'estar editant el registre d'existència en l'editor de metadades. Tenint activat el registre d'existència, Menú Herramientas >> Definir etiquetas de gestión >> Ocultar de la Interfaz de Descubrimiento.

2.9. Publicar a WorldCat

Seguint la pauta de sincronització amb WorldCat, una vegada finalitzada completament la catalogació, abans de tancar el registre haurem de tornar a canviar l'opció del menú sobre WorldCat per a indicar que el registre està preparat per a ser enviat a WorldCat. Per tant, haurem d'anar a Acciones de registro > Definir etiquetas de gestión > Exportar a WorldCat > Publicar Bib

Finalment, es guardarà el registre clicant en Archivo >> Guardar y liberar