2.1. Generalitats

El repositori d'Alma conté registres bibliogràfics que representen recursos físics, electrònics i digitals. Mitjançant l'Editor de Metadades, que és l'eina per a editar i crear registres bibliogràfics i d'existències, es poden crear registres bibliogràfics de manera manual per a aquests recursos.

La ruta que s'ha de seguir per per a treballar amb un registre bibliogràfic és Recursos >> Catalogació >> Editor de Metadades.

Open

Hi ha diverses maneres de crear bibliogràfics nous:

• Mitjançant captura des de Buscar a recursos externs (Z39.50).

• Utilitzant les Plantilles.

• Des de l'opció Duplicar.

• Capturant un registre de la Comunitat.

Hi ha dos nivells de catalogació de registres:

• Nivell de catalogació abreujat, aquest tipus de catalogació pot ser útil per a una precatalogació per associar una línia d'ordre de compra (POLine) en Adquisicions.

• Nivell de catalogació complet, aquesta opció és la que utilitzarà el personal catalogador.

Qüestions específiques d'Alma

• Per a treballar amb l'Editor de Metadades, no és necessari situar-se en cap taulell/departament específic. 

• La zona de la Institució és l'àrea del sistema de gestió de metadades que comprén dades institucionals locals com: registres bibliogràfics gestionats de manera local, portafolis electrònics activats de manera local i existències físiques locals, és a dir, la col·lecció de la Universitat de València.

• En la zona de la Comunitat hi ha una sèrie de recursos definits per ExLibris que estan disponibles per a totes les institucions d'Alma. Incorpora la base de coneixement, el catàleg de la comunitat i els arxius d'autoritat globals. Pot ser accessible per a qualsevol institució que siga part d'Alma amb una finalitat de catalogació. La utilitzarem principalment en el context dels recursos electrònics.

Open

• La catalogació en Alma es basa en el format MARC21.

• El MMS ID és el codi numèric que el sistema assigna a cada registre bibliogràfic i es genera de forma automàtica. És un codi que té 18 dígits de longitud.

• Els dos primers dígits fan referència al tipus de registre: els registres bibliogràfics comencen per 99, els d'existències per 22 i el d'exemplar per 23.

• Els últims quatre dígits representen a la institució, tots els registres de la UV acaben en 6258.

Open

• Quan s'obri un registre bibliogràfic en l'Editor de Metadades per a editar-lo, aquest s'assigna al catalogador que l'ha obert. Això impedeix que altres usuaris puguen modificar el mateix registre i potser ignorar els seus canvis. Si altres usuaris intenten editar el registre, veuran la nota Bloquejat per.

Open

• Quan s'està editant un registre en l'Editor de Metadades, al passar el cursor pel menú de la part esquerra, el sistema ens ofereix la informació del títol que s'està editant: el MMS ID, el catalogador que va crear el registre, la data de creació, així com també la data i el catalogador que ha fet l'última modificació.

Open

• La icona del Repositori local (la casa blava) indica que el registre existeix en el repositori local.

• Alma guarda un esborrany dels nous registres. Però si aquests no es guarden definitivament, s'eliminaran en 30 dies.
  
  

• Quan tanquem l'Editor MD sense fer clic a Guardar i alliberar el registre per al registre que s'està editant, aquest roman en el panell esquerre.

Open

• L'identificador dels subcamps serà un doble dòlar ($$) que apareix en prémer la tecla F9 o bé des de l'opció de l'Editor de Metadades >> Accions d'edició >> Afegir subcamp.

• Tots els camps incorporen per defecte el subcamp $$a.

• Després i abans de cada subcamp es deixarà un espai.

Open

• El sistema proporciona ajuda emergent en alguns subcamps després de teclejar els tres primers caràcters, oferint un llistat de termes suggerits per a poder emplenar-los amb facilitat.

Open

• Alma incorpora dreceres de teclat per a moltes de les seues funcions.

• Per a accedir a encapçalaments d'autoritat i bibliogràfics suggerits, prémer F3 des del camp que s'estiga introduint/revisant. El sistema obri una llista d'opcions per a triar on es podrà Veure o Seleccionar el registre d'autoritat.

2.2 Creació d'un registre bibliogràfic mitjançant captura de registre

Abans de la creació d'un registre bibliogràfic cal assegurar-se que no està en el nostre catàleg, per a això ens posicionarem en la Caixa de cerca permanent i es buscarà el registre.

Si no s'ha localitzat el registre bibliogràfic en la nostra Institució, es pot fer una cerca en altres catàlegs per a procedir a la seua captura. En Alma, per a això cal utilitzar l'opció Buscar a recursos externs.

Per a accedir a aquesta opció es pot fer la cerca de dues formes:

• A través de Recursos >> Catalogació >> Buscar a recursos externs.

Open

• Una vegada dins de l'Editor de Metadades >> Cercar i navegar >> Buscar a recursos externs.

Open

Des d'aquesta opció si s'està treballant en aquest moment amb un registre, els camps de cerca s'emplenen automàticament amb els termes de cerca del registre obert. Aquests camps es poden modificar com es desitge.

Open

Per qualsevol de les dues vies esmentades, s'accedeix a la pantalla de cerca Cercar al perfil de catàleg, que té un menú desplegable per a realitzar diferents cerques.

Open

 En aquest moment, s'han configurat una sèrie de recursos que s'han agrupat en quatre perfils que fan la cerca simultàniament a diferents catàlegs:

• Cerca bàsica.

• Llibre espanyol.

• Llibre internacional.

• Patrimoni Bibliogràfic.

Existeix també l'opció de seleccionar altres recursos de manera individual, com per exemple, el catàleg del CCUC, el de la Library of Congress, etc.

Cal assenyalar que aquesta llista no està tancada i la institució pot afegir nous recursos a mesura de les necessitats que vagen sorgint.

Per a realitzar la cerca se seguiran els següents passos:

• El primer pas serà seleccionar una de les opcions a Cercar al perfil de catàleg.

• Introduir els criteris de cerca en qualsevol dels camps disponibles. Es poden seleccionar els valors:

Es poden utilitzar també els operadors booleans I/O.

• Finalment seleccionem Cercar.

Nota: Cal tindre en compte que el camp any de publicació ha de contindre quatre dígits.

• En realitzar la cerca obtenim un llistat de registres. Si la llista de resultats és molt extensa, es pot acotar afegint nous criteris per a limitar més la cerca.

Open

• Per a veure els detalls del registre se selecciona directament el títol o bé l'opció Veure i es visualitza el registre en format MARC. Es pot Tornar als resultats per a tornar a la pàgina de resultats.

• Si es tria l'opció Veure, es pot visualitzar el registre en format MARC, i importar-lo directament des d'allí, o bé tornar als resultats de cerca.