Propuesta de elaboración del Plan de Gestión de la Colección de las Bibliotecas UV

Presentación del documento

El Servei de Biblioteques i Documentació (SBD) de la Universitat de València (UV) gestiona una amplia colección de recursos de información en diversos soportes y de una gran variedad temática y cronológica.
Esta colección, fruto de la historia de la institución, ha sido siempre gestionada con criterios profesionales y técnicos. Se ha realizado un importante trabajo en cuanto a normalización y de la descripción de los documentos. La gestión de la colección electrónica ha sido realizada de forma centralizada, lo que ha permitido también un alto grado de normalización.
Por el contrario, en lo referente a la colección física, principalmente de libros en papel, no hemos tenido a nuestra disposición documentos y criterios que unifiquen y aporten una visión global a todas las cuestiones de gestión de la colección.
Existen procedimientos, instrucciones, manuales y otros documentos que han sido herramientas fundamentales para el trabajo del personal del SBD. Es justo reconocer todo ese trabajo previo y los intentos previos de elaborar un plan de este tipo, así como los planes específicos que se hayan podido realizar en las bibliotecas individuales.
Conscientes de esta posibilidad de mejora en nuestra forma de trabajar, el Plan Director del SBD para los años 2021-2023 establece su Línea de Acción Estratégica 3 “Definir i implementar una política de gestió de la col·lecció d’acord en l’avaluació sistemàtica de l’ús dels recursos”. Concretamente su segunda iniciativa busca “Elaborar un conjunt de procediments adreçats a harmonitzar la gestió de la col·lecció tant en suport físic com en línea”.
La idea que se plantea es elaborar diversos documentos que permitan una mayor participación de las personas interesadas y una coordinación desde la sección de Gestión de Recursos de Información que asegure una coherencia entre los documentos haciéndolos realistas, aplicables, participativos y ajustados a las necesidades de las distintas unidades del SBD, aportando unos criterios comunes.
Se presenta aquí una posible estructura de ese Plan de Gestión de la Colección detallando los documentos que se han de elaborar, posibles responsables y elementos básicos de articulación.

Propuesta de estructura y tareas a realizar

Relaciones entre los documentos

Dentro del SBD se han generado diferentes documentos tratando las mismas cuestiones. Es importante asegurarse la coherencia entre todos ellos, evitar duplicar esfuerzos o producir incoherencias y contradicciones. Para ello se definen a continuación los objetivos de los diversos documentos que afectan a la gestión de la colección. Se proponen los siguientes documentos y objetivos.

Mapa de materias, Conspectus y el método IOUPI

Una de las características de nuestra colección es su carácter multidisciplinar. Esto lleva inevitablemente a diversos solapamientos y duplicidades, muchas veces necesarias, pero en otras ocasiones se pueden reducir concibiendo la colección del SBD como un todo y superando la perspectiva de colecciones independientes en cada biblioteca o contemplando de forma individualizada la relación de la biblioteca con la Biblioteca Depósito.
Las diversas materias implican también un uso diferente de los recursos de información para el aprendizaje y la investigación. Esta diversidad hace muy difícil establecer valores cuantitativos o cualitativos que sean útiles para todas las bibliotecas y todos los casos. Una posible respuesta a esta problemática es el establecimiento de unas materias, más o menos flexibles, pero coherentes, que permitan orientar todas las tareas relacionadas con la colección: selección, adquisición, ubicación de los fondos, expurgo.

El sistema Conspectus permite definir los niveles de intensidad con los que esa materia debe estar representada en la colección de la biblioteca. Se adjunta a forma de ejemplo de los niveles definidos en el Pla de Gestió i Desenvolupament de la Col·lecció de les Biblioteques de la UPC.

• Nivell 0: la biblioteca no té interès en la matèria.
• Nivell 1 (nivell mínim): només són necessàries les obres elementals per donar resposta a consultes mínimes.
• Nivell 2 (nivell bàsic): es manté una col·lecció per donar suport a consultesgenerals de la matèria (primers anys d’estudi de grau).
• Nivell 3 (nivell d’instrucció): permet un coneixement sistemàtic de la materia per oferir suport a l’estudiantat (darrers anys d’estudi de grau i màster).
• Nivell 4 (nivell de recerca): inclou les publicacions més importants de la materia per donar suport als estudis de doctorat i a la recerca. Es manté una col·lecció extensa de la matèria.
• Nivell 5 (nivell exhaustiu): es recull de manera exhaustiva els documents especialitzats en la matèria.

El listado bibliotecas, materias y niveles de profundidad dará como resultado un mapa de colecciones. Estas materias pueden ser más genéricas o detalladas en función de las necesidades, pueden coincidir con clasificaciones de la CDU si se ajusta a la organización de la biblioteca, nombres de las salas, asignaturas, etc.

Así, por ejemplo, la materia Geografía Física puede tener un nivel 1 (mínimo) en la Biblioteca de Ciències Socials pero tendrá un nivel 5 (exhaustivo) en la Biblioteca d’Humanitats. Anatomía Humana tendría un nivel 3 (Instrucción) en la Biblioteca de Psicología i Esports, pero un nivel 5 en Ciències de la Salut. En la Biblioteca de Ciències Socials, el Derecho Administrativo Español tendrá un Nivel 5, pero el Derecho Administrativo de otros países europeos tendrá un Nivel 4, porque su interés es principalmente para temas de investigación y no de docencia. Ejemplos similares se pueden poner con otras materias como Biología, Idiomas, Historia, Psicología de la Educación, Historia económica, Filosofía del Derecho, etc.
Esa definición de materias y niveles de profundidad puede ser la base para otras decisiones como la unificación la colección de revistas en papel, conservación a largo plazo de monografías, aceptación de donaciones, etc.

En referencia al expurgo se propone seguir la metodología IOUPI que ha recibido diversos nombres, pero está ampliamente representada en la bibliografía profesional y en otros planes de gestión de la colección.
Esta metodología busca ofrecer unos criterios objetivos para el expurgo de los documentos combinando dos variables cuantitativas (fecha de adquisición y fecha del último préstamo) con unos criterios cualitativos: I (incorrecto, con información falsa), O (ordinario, superficial, mediocre), U (usado, deteriorado), P (pasado, obsoleto) e I (inadecuado, que no se corresponde al fondo).
Una posible aplicación sería un estándar para manuales de 10 años desde su adquisición; 5 desde el último préstamo, cifras que se pueden acortar o alargar en función de la materia. Por ejemplo, Anatomía puede tener unos valores más alargados (15/7) y Derecho Administrativo menos (8/3), pero si hay una importante reforma legislativa, muchos de esos libros estarían etiquetados como P (pasado, obsoleto) antes de los 8 años y, por lo tanto, serían candidatos al expurgo.
La idea es que cada biblioteca elabora su tabla de materias y defina unos valores numéricos que marquen la evolución de los ejemplares: Bibliografía básica > Bibliografía especializada > Depósitos > Biblioteca de Dipòsit.

Por ejemplo:

Gestió de Recursos d’Informació: 04 de mayo de 2022