1.Introducció:
En el cas d’exemplars per enviar a una exposició es poden donar 3 escenaris:
- Que l’exposició es celebre en la biblioteca propietària de l’exemplar
- Que l’exposició es celebre en una biblioteca de la UV distinta a la que poseeix l’exemplar
- Que l’exposició es celebre en una institució externa i l’exemplar isca de la Universitat
Segons l’escenari seguirem procediments diferents:
- Per als casos 1 i 3 seguirem el PROCEDIMENT 1
- Per al segon cas seguirem el PROCEDIMENT 2
El motiu pel qual necessitem 2 procediments diferents és perquè els exemplars que es van a exposar en una biblioteca que no es la propietària han de passar abans per un trànsit des de la biblioteca propietària cap a la que organitza l’exposició.
Per a fer l’enviament d’exemplars a exposcions l’operador haurà d’estar situat en el TAULELL DE CIRCULACIÓ de la seua Biblioteca.
Ancla PROCEDIMENT1 PROCEDIMENT1
2.PROCEDIMENT 1:
| PROCEDIMENT1 | |
| PROCEDIMENT1 |
2.1.Iniciar l'ordre de treball:
Com anem a enviar un exemplar a una exposició, farem una cerca en Alma per “Ejemplares físicos”. Una vegada tenim l’exemplar localitzat, des del menú dels 3 punts seleccionarem l’opció “Orden de trabajo”.
...
Marcarem sempre l’opció “No recoger de la estantería”, tenint en compte que ja tenim l’exemplar a la mà preparat per a enviar (és millor marcar sempre aquesta casella perque si no haurem d’escanejar una altra vegada l’exemplar per a posar-lo en trànsit).
En el “Departamento de gestión” apareix per defecte el taulell de la biblioteca, que està associat a l’ordre de treball. A continuació li donarem al botó “Enviar”.
...
Es pot posar una nota, però aquesta nota no es visualitzarà en Trobes sino que pertany a la sol·licitud, és a dir, aquesta nota es veu quan entrem a la sol·licitud. Si volem que en Trobes es visualitze una nota, haurem d’incloure en el registre de l’exemplar una "Nota pública" amb la informació que volem fer pública, per exemple : el títol de l’exposició a la que enviem l’exemplar, el lloc i les dates, com en el següent exemple:
...
Una vegada hem escanejat el c.b. codi de barres de l’exemplar vorem aquesta pantalla, on el destí de l’exemplar és gestionat pel departament d’exposicionsexposició:
El personal del departament Es pot veure un llistat de tots els exemplars que hi ha en el procés d'Exposició des de “Gestionar ejemplares en proceso” (menú Servicios al usuario d'Alma).
...
La data d’expiració del procés es posa per defecte tenint en compte la configuració de dies en exposició que té l’ordre de treball. Està configurada amb una durada de 3 6 mesos (90 180 dies). Com cada exposició tindrà una durada diferent, la data d’expiració es pot canviar manualment des de la sol·licitud, en el menú de 3 punts “Actualizar fecha de vigencia”. La canviarem a la data en que finalitze l’exposició:
...
2.2.Finalitzar l'ordre de treball
Una vegada finalitzada l'exposició, s’escanejarà el codi de barres des del TAULELL DE CIRCULACIÓ de la nostra biblioteca. Des del menú "Servicios al usuario" > "Escanear ejemplares" triarem el “Tipo de orden de trabajo” → Exposició i, MOLT IMPORTANT, MARCAREM EN LA CASELLA “HECHO” → SÍ. A continuación s’escanejarà el codi de barres i, d’aquesta manera es reubicarà l’exemplar al seu lloc i el procés estarà complet.
*Per a poder treballar en els departaments d'Exposicions, els operadors han d’estar donats d’alta. Si heu de gestionar exposicions i no teniu el departament de la vostra biblioteca poseu-vos en contacte amb Tecnis.
...
3.PROCEDIMENT 2:
Quan els exemplars que es van a exposar formen part d’una biblioteca que no es la que fa l’exposició s’han de seguir dos pasos, ja que amb el PROCEDIMENT 1 l’exemplar no es posa en trànsit des de la biblioteca propietària cap a la que organitza l’exposició.
3.1.Sol·licitar moviment temporal de l'exemplar:
El primer pas consisteix a enviar temporalment l’exemplar a la biblioteca on es va a exposar. Per fer això, el personal de la biblioteca sol·licitant, haurà de triar l’opció “Solicitar” del menú 3 punts del registre d’exemplar.
Des d’ací s’obri un desplegable on triarem “Tipo de solicitud” > “Mover de manera temporal”. En la resta de camps posarem:
- “Para”: triarem del desplegable la biblioteca que sol·licita l’exemplar.
- “Nota”: és important per al personal de taulell incloure ací informació sobre el motiu del moviment de l’exemplar, per exemple: Exemplar per a exposició.
- “Ubicación de destino”: ubicació dins de la biblioteca a la que s’envia l’exemplar. S’ha d’asignar una ubicació encara que no siga real.
Una vegada feta la sol·licitud apareix en el menú d’Alma “Servicios al usuario” > “Gestionar solicitudes y procesos de ejemplar”, en el filtre “Tipo de solicitud o proceso” > “Mover de manera temporal”.
Aleshores la biblioteca propietària de l’exemplar escanejarà el codi de barres, que tot seguit es posarà en trànsit cap a la biblioteca on es va a exposar.
Una vegada l’exemplar arribe a la biblioteca de destí, aquesta el tornarà a escanejar. En aquest moment, tant al registre d’exemplar com a Trobes, apareixerà l’exemplar associat a la ubicació temporal.
3.2.Ordre de treball (PROCEDIMENT 1):
Aleshores, des de la biblioteca destinatària es tramitarà l’ordre de treball Exposició tal i com figura al PROCEDIMENT 1. Seguirem tot aquest procediment fins que finalitze l’exposició i amb ella l’ordre de treball.
3.3.Tornar l'exemplar a la biblioteca propietària:
Una vegada FINALITZAT TOT EL PROCÉS DE L’ORDRE DE TREBALL, l’exemplar continuarà a la ubicació temporal. Per a tornar a la seua biblioteca, des del regsitre d’exemplar, menú 3 punts haurem de “Solicitar” > “Tipo de solicitud” > “Restaurar ejemplar”:
Una vegada feta la sol·licitud, s’escanejarà l’exemplar des de la biblioteca temporal de manera que es posa en trànsit cap a la biblioteca propietària. Una vegada arribe a la biblioteca propietària, aquesta el tornarà a escanejar finalitzant tot el procés.
