1. Introducció

En el cas d’exemplars per enviar a una exposició es poden donar 3 escenaris:

1. Que l’exposició es celebre en la biblioteca propietària de l’exemplar

2. Que l’exposició es celebre en una biblioteca de la UV distinta a la que posseeix l’exemplar

3. Que l’exposició es celebre en una institució externa i l’exemplar isca de la Universitat

Segons l’escenari seguirem procediments diferents:

• Per als casos 1 i 3 seguirem el PROCEDIMENT 1

• Per al segon cas seguirem el PROCEDIMENT 2

El motiu pel qual necessitem 2 procediments diferents és perquè els exemplars que es van a exposar en una biblioteca que no es la propietària han de passar abans per un trànsit des de la biblioteca propietària cap a la que organitza l’exposició.

Per a fer l’enviament d’exemplars a exposicions l’operador haurà d’estar situat en el TAULELL DE CIRCULACIÓ de la seua Biblioteca.

2. PROCEDIMENT 1

2.1. Iniciar l'ordre de treball

El primer pas consisteix en crear l'ordre de treball per a l'exemplar. Podem triar entre 2 formes de fer-ho:

Opció a) Cercar exemplar

Com anem a enviar un exemplar a una exposició, farem una cerca en Alma per “Ejemplares físicos”. Una vegada tenim l’exemplar localitzat, des del menú dels 3 punts del registre de l'exemplar seleccionarem l’opció “Orden de trabajo”.

Open

En “Tipus de procés” marquem “Exposició”.

Open

En el “Departament de gestió” apareix per defecte el taulell de la biblioteca on estem situades. A continuació li donarem al botó “Enviar”.

En aquest pas també es pot posar una nota, però aquesta nota no es visualitzarà en Trobes sinó que pertany a la sol·licitud, és a dir, aquesta nota només es veu quan entrem a la sol·licitud.

Si el que volem és que en Trobes es visualitze una nota per a l'usuari, haurem d’incloure en el registre de l’exemplar una Nota pública amb la informació que volem fer pública, tal com s'indica al procediment: el títol de l’exposició a la que enviem l’exemplar, el lloc i les dates, com en el següent exemple:

En Trobes la nota pública es veurà així:

Opció b) Escanejar exemplar

Enlloc de fer una cerca en Alma com en l'opció a), podem anar al menú d'Escanejar exemplars (“Servicios al usuario” > “Escanear ejemplares”).

Triem el “Tipo de orden de trabajo” → Exposició, l’estat apareix per defecte (“En exposició”) i escanegem el codi de barres.

Una vegada hem escanejat el codi de barres de l’exemplar vorem aquesta pantalla, on la destinació de l’exemplar és exposició:

2.2. Consultar les ordres de treball actives

Es pot veure un llistat de tots els exemplars que hi ha en el procés d'Exposició des de “Gestionar ejemplares en proceso” (menú Servicios al usuario d'Alma).

Del desplegable de “Tipo de orden de trabajo” triem Exposició.

Ens apareixerà una llista de tots els exemplars que tenim en Exposició en la nostra Biblioteca.

En el menú dels tres punts > Editar inventario de ejemplar  es pot consultar la informació sobre el registre d'exemplar:

En la pestanya Notes de l'editor de l'exemplar podem consultar o afegir la nota pública sobre l'exposició, la qual es visualitzarà a Trobes.

La data de finalització del procés es posa per defecte tenint en compte la configuració de dies en exposició que té l’ordre de treball. Està configurada per defecte amb una durada de 6 mesos (180 dies). Com cada exposició tindrà una durada diferent, la data d’expiració es pot canviar manualment des de la sol·licitud, en el menú dels 3 punts “Actualizar fecha de vigencia”. La canviarem a la data en que finalitze l’exposició:

Aquest canvi de data de vigència també es pot mitjançant una cerca en Alma de l'exemplar, seleccionant l'opció en el menú dels 3 punts.

2.3. Finalitzar l'ordre de treball

Una vegada finalitzada l'exposició, s’escanejarà el codi de barres des del TAULELL DE CIRCULACIÓ de la biblioteca. 

Des del menú "Servicios al usuario" > "Escanear ejemplares" triarem el “Tipo de orden de trabajo” → Exposició i, MOLT IMPORTANT, MARCAREM EN LA CASELLA “HECHO” →  SÍ.

A continuació s’escanejarà el codi de barres i, d’aquesta manera el procés estarà complet.

Si s'ha fet correctament, el següent pas que ens indicarà Alma serà el de reubicar l'exemplar al seu lloc habitual.

3. PROCEDIMENT 2

Quan els exemplars que es van a exposar formen part d’una biblioteca que no es la que fa l’exposició s’han de seguir dos passos, ja que amb el PROCEDIMENT 1 l’exemplar no es posa en trànsit des de la biblioteca propietària cap a la que organitza l’exposició.

3.1. Sol·licitar moviment temporal de l'exemplar

El primer pas consisteix a enviar temporalment l’exemplar a la biblioteca on es va a exposar. Per fer això, el personal de la biblioteca sol·licitant, haurà de triar l’opció “Solicitar” del menú 3 punts del registre d’exemplar.

Des d’ací s’obri un desplegable on triarem “Tipo de solicitud” > “Mover de manera temporal”. En la resta de camps posarem:

• “Para”: triarem del desplegable la biblioteca que sol·licita l’exemplar.

• “Nota”: és important per al personal de taulell incloure ací informació sobre el motiu del moviment de l’exemplar, per exemple: Exemplar per a exposició.

• “Ubicación de destino”: ubicació dins de la biblioteca a la que s’envia l’exemplar. S’ha d'assignar una ubicació encara que no siga real.

Una vegada feta la sol·licitud apareix en el menú d’Alma “Servicios al usuario” > “Gestionar solicitudes y procesos de ejemplar”, en el filtre “Tipo de solicitud o proceso” > “Mover de manera temporal”.

Aleshores la biblioteca propietària de l’exemplar escanejarà el codi de barres, que tot seguit es posarà en trànsit cap a la biblioteca on es va a exposar.

Una vegada l’exemplar arribe a la biblioteca de destí, aquesta el tornarà a escanejar. En aquest moment, tant al registre d’exemplar com a Trobes, apareixerà l’exemplar associat a la ubicació temporal.

3.2. Ordre de treball (PROCEDIMENT 1)

Aleshores, des de la biblioteca destinatària es tramitarà l’ordre de treball Exposició tal i com figura al PROCEDIMENT 1. Seguirem tot aquest procediment fins que finalitze l’exposició i amb ella l’ordre de treball.

3.3. Tornar l'exemplar a la biblioteca propietària

Una vegada FINALITZAT TOT EL PROCÉS DE L’ORDRE DE TREBALL segons el Procediment 1, l’exemplar continuarà a la ubicació temporal. Per a retornar a la seua biblioteca, des del registre d’exemplar, menú dels 3 punts haurem de “Solicitar” > “Tipo de solicitud” > “Restaurar ejemplar”:

Una vegada feta la sol·licitud, s’escanejarà l’exemplar des de la biblioteca temporal de manera que es posa en trànsit cap a la biblioteca propietària.

Una vegada arribe a la biblioteca propietària, aquesta el tornarà a escanejar finalitzant tot el procés.

Si s'ha fet correctament, l'últim pas que ens indicarà Alma serà el de reubicar l'exemplar al seu lloc habitual.