Lectura de los CB de las estanterías y creación del fichero Excel con los lectores inalámbricos RFID de TechKovery
NOTA: En la biblioteca se cuenta con 2 lectores inalámbricos con tecnología RFID para lectura de los CB de las estanterías.
APORTAR INFORMACIÓN DE SIGNATURAS, TÍTULOS Y CÓDIGOS DE BARRAS DESDE ALMA AL SERVIDOR DE TECHKOVERY
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Obtener en Analytics un informe con los campos códigos de barras, título y signatura de toda la colección de la biblioteca que vayamos a inventariar (por ejemplo, los libros en libre acceso). Para obtener este fichero usaremos un informe en Analytics denominado HUMA-INVENTARIO que contiene los campos: Library Name y Location name (de Location) ; Barcode (de Physical Item Details), Title (de Bibliographic details) y Permanent Call Number (de Holdings details). Podemos usar los filtros para obtener el fichero de la localización o localizaciones que vayamos a inventariar.
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Exportarlo a un fichero Excel. Se pueden aquí detectar algunos errores básicos (localización o signaturas, sobre todo) y corregirlos en Alma antes de realizar el inventario.
Subir el fichero Excel a nuestra cuenta en el servidor de Techkovery (http://contador.techkovery.eu/ ) (solicitar el usuario y pw de la biblioteca de a la dirección o coordinadores) y colocarlo dentro de Inventario > Catálogos. Se creará un nuevo catálogo uno o varios nuevos catálogos cada año o cuando se haga inventario.
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(Ej. HUMA INVENTARIO 2024 – Planta1)
El fichero se creará al poner su nombre. Luego hay que pulsar sobre ese nombre para importar el fichero excel.
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Se utilizarán solo los campos Signatura, Título y Código de barras. 
Pulsar Importar. Aparecerá un mensaje de que el fichero se ha importado correctamente
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PASO 2 - LECTURA DE LOS LIBROS EN ESTANTERÍA Y CREACIÓN DE FICHEROS DE CB
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Una vez conectados desde la pantalla inicio (casita) clicar en TechKovery
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Desde la aplicación escanear directamente los libros que queramos inventariar. Escogeremos rangos de signaturas no demasiado largos
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Si al enviar nos pide usuario y contraseña utilizar el usuario de la biblioteca.
El archivo creado se almacenará temporalmente en un servidor de Techkovery
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Para ver el archivo hemos de entrar en la web http://contador.techkovery.eu/ e identificarnos con el usuario de la biblioteca. Desde la opción INVENTARIOS vemos por defecto Ungrouped, dando un doble clic sobre ella vemos el listado de archivos. (OJO: Es conveniente borrar los ficheros de años anteriores).
Para ver uno en concreto hacer doble clic sobre él. Desde el archivo para descargarlo usaremos el icono arriba flecha
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En primer lugar, será necesario obtener un fichero Excel que contenga el listado de los códigos de barras de los libros disponibles en la estantería. Esta información se comparará con la que tiene almacenada Alma de forma que se puedan identificar, entre otras cosas, aquellos ejemplares que están fuera de su lugar o extraviados.
Para crear un Informe de estantería hay que seguir los siguientes pasos:
Generar un fichero Excel - La biblioteca cuenta con 2 lectores inalámbricos de códigos RFID para escanear los ejemplares que están en la estantería. Se seguirán las especificaciones de cada modelo para crear los ficheros Excel necesarios. El fichero generado debe tener la siguiente estructura: en la celda 1A aparecerá la palabra Barcode. A continuación, en la columna A aparecerán directamente los códigos de barras de los ejemplares que se han escaneado y que van a compararse con los datos de Alma. Se harán los cambios necesarios para obtener esta estructura de datos.
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Subir el fichero a Alma y generar la tarea de Informe de estantería. Para ello, en Alma se irá al menú Recursos > Informe de estantería.
En la sección Inventario se especificará que el inventario es por Rango y se elegirá la Biblioteca y Ubicación en la que vamos a trabajar. El tipo de clasificación será siempre Otro esquema
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En los casos 1 al 5, se pude elegir entre una vista preliminar de los ejemplares (50 como máximo) o bien crear un conjunto detallado para ver todos los resultados y quizás realizar cambios de forma global.
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Si el informe tiene más de 50 resultados se debe elegir la opción Crear conjunto detallado. Alma pondrá un nombre automático al conjunto, al que podremos añadir una descripción y una nota. Pulsar Guardar.
El archivo archivo se guardará en Mis Conjuntos, desde allí se elegirá la opción Miembros Contenido para ver todos los resultados (en los tres puntitos)
resultados.
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Ahora ya se visualiza el listado completo de resultados del conjunto. Si es necesario puedo ahora exportarlos a Excel.
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Ahora ya se visualiza el listado completo de resultados del conjunto. Si es necesario puedo ahora exportarlos a Excel.
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A partir del Informe hay una serie de tareas a realizar:
Ejemplares en su lugar – Ejemplares incluidos en el fichero excel y que en Alma tienen el estado In place à Está todo correcto, no hay que hacer nada
Ejemplares perdidos pero marcados como en su lugar - Ejemplares que NO están en la estantería, y por tanto no incluidos en el fichero Excel, PERO que según Alma deberían estar ya que tienen un estado In place à - Son libros candidatos a considerarse como EXTRAVIADOS. Hay que revisar que el libro realmente NO está en la estantería (también puede tratarse de un error al leer su CB) y en tal caso codificarlo como EXTRAVIADO
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Ejemplares en estantería pero marcados como fuera de su lugar - Ejemplares que están en la estantería (es decir, en el fichero excel) PERO que en Alma tienen un estado Not in place à -Son errores de devolución, hay que devolver el ejemplar sin penalizar al usuario
Ejemplares que no están en su lugar - Ejemplares que no están en la estantería ya que están prestados – Son los ejemplares que NO están en el fichero Excel y que en Alma tiene el estado Not in place à - Está todo correcto, no hay que hacer nada
Ejemplares en estantería pero fuera de su rango o conjunto - Ejemplares que están en la estantería PERO no en su lugar o en el rango de signaturas analizado à - Son errores de ORDENACIÓN O COLOCACIÓN que hay que subsanar
Códigos de barras sin coincidencia con el ejemplar - Códigos de barras incluidos en el fichero excel que NO han encontrado el ejemplar correspondiente en Alma à -Son errores de CODIFICACIÓN del CB en Alma que hay que subsanar
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Más información sobre el Informe de estantería en: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/Physical_Resource_Management/016Managing_Physical_Resources/Managing_Physical_Item_Inventory_Using_Shelf_Reporting .
Vídeo (en inglés) Shelf Tool For Managing Physical Inventory (4:37 mins).
REGISTRO DE LOS INVENTARIOS REALIZADOS EN LA BIBLIOTECA D’HUMANITATS
Se registrarán los rangos de signaturas ya inventariados en el fichero que está en humanbib > disco > gestión de la colección > inventario_alma > HUMA-CONTROL-INVENTARIO.xlsx
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Se registrará el nombre del fichero, la fecha de su creación y el nº de ítems incluido (este dato lo da el lector). Cuando el informe de Alma esté procesado y se hayan corregido los errores detectados se apuntará la fecha final de la revisión.