Lectura de los CB de las estanterías y creación del fichero Excel con los lectores inalámbricos RFID de TechKovery

NOTA: En la biblioteca se cuenta con 2 lectores inalámbricos con tecnología RFID para lectura de los CB de las estanterías.

APORTAR INFORMACIÓN DE SIGNATURAS, TÍTULOS Y CÓDIGOS DE BARRAS DESDE ALMA AL SERVIDOR DE TECHKOVERY

Previamente a comenzar con el escaneo de los libros es conveniente subir al servidor de TechKovery un fichero con algunos datos que se exportan desde Alma, de esta forma al leer los códigos de barras de los libros el lector RFID mostrará también en la pantalla la signatura o bien el título de los libros escaneados.

1. Obtener en Analytics un informe con los campos códigos de barras, título y signatura de toda la colección de la biblioteca que vayamos a inventariar (por ejemplo, los libros en libre acceso). Para obtener este fichero usaremos un informe en Analytics denominado HUMA-INVENTARIO que contiene los campos: Library Name y Location name (de Location) ; Barcode (de Physical Item Details), Title (de Bibliographic details) y Permanent Call Number (de Holdings details). Podemos usar los filtros para obtener el fichero de la localización o localizaciones que vayamos a inventariar.

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2. Exportarlo a un fichero Excel. Se pueden aquí detectar algunos errores básicos (localización o signaturas, sobre todo) y corregirlos en Alma antes de realizar el inventario.

3. Subir el fichero Excel a nuestra cuenta en el servidor de Techkovery (http://contador.techkovery.eu/  ) (solicitar el usuario y pw de la biblioteca a la dirección o coordinadores) y colocarlo dentro de Inventario > Catálogos. Se creará uno o varios nuevos catálogos cada año o cuando se haga inventario. (Ej. HUMA INVENTARIO 2024 – Planta1)

El fichero se creará al poner su nombre. Luego hay que pulsar sobre ese nombre para importar el fichero excel.

Pulsar Importar. Aparecerá un mensaje de que el fichero se ha importado correctamente

PASO 2 - LECTURA DE LOS LIBROS EN ESTANTERÍA Y CREACIÓN DE FICHEROS DE CB

Creación del archivo desde el lector:

• En primer lugar, encender la pistola y comprobar que esté conectada a la wifi. Si no lo está poner el

usuario@uv.es, y la contraseña de correo. En certificate: no validar.

• Una vez conectados desde la pantalla inicio (casita) clicar en TechKovery

• Desde la aplicación escanear directamente los libros que queramos inventariar. Escogeremos rangos de signaturas no demasiado largos

• Una vez terminado seleccionar “ENVIAR” (misma pantalla bajo a la derecha).

• En la siguiente pantalla nombramos el archivo con la signatura escaneada y “ENVIAR” otra vez.

• Si al enviar nos pide usuario y contraseña utilizar el usuario de la biblioteca.

• El archivo creado se almacenará temporalmente en un servidor de Techkovery

Descarga del archivo de inventario:

Para ver el archivo hemos de entrar en la web http://contador.techkovery.eu/ e identificarnos con el usuario de la biblioteca. Desde la opción INVENTARIOS vemos por defecto Ungrouped, dando un doble clic sobre ella vemos el listado de archivos. (OJO: Es conveniente borrar los ficheros de años anteriores).

Para ver uno en concreto hacer doble clic sobre él. Desde el archivo para descargarlo usaremos el icono arriba flecha

Finalmente bajamos el archivo en formato Excel y lo guardamos en el disco humanbib (humanbib > disco > gestión de la colección > Inventario_Alma > Archivos inventario). Le daremos un nombre que refleje el rango de signaturas que contiene, por ejemplo HU904.xlsx (IMPORTANTE: NO usar el punto ni las barras inclinadas en el nombre de los ficheros (.  /  \  ) . SÍ se pueden usar espacios y guiones ( - _ )

Este fichero Excel contiene una serie de columnas que tenemos que eliminar para dejarlo en el formato adecuado para procesarlo en Alma.

Dejaremos únicamente la primera columna y cambiaremos el contenido de la celda A1 por la palabra Barcode.

 El fichero ya está listo, seguiremos las instrucciones generales de inventario en Alma (Instruccions inventari exemplars físics en ALMA usant informe de prestatgeria (https://uveg.atlassian.net/wiki/spaces/SEDT/pages/12094776/Instruccions+inventari+exemplars+f+sics+en+ALMA+usant+informe+de+prestatgeria )

Se incluye aquí también a continuación el contenido de estas instrucciones

Instrucciones para hacer el inventario de ejemplares físicos en Alma usando el Informe de estantería

 Para hacer el inventario de ejemplares físicos en Alma mediante el Informe de estantería es necesario tener uno de los siguientes roles: Gestor de repositorio, Operador de inventario físico o Gestor de servicios al usuario. 

El Informe de estantería es la herramienta de Alma que permite realizar el inventario de la colección física de forma eficaz.

En primer lugar, será necesario obtener un fichero Excel que contenga el listado de los códigos de barras de los libros disponibles en la estantería. Esta información se comparará con la que tiene almacenada Alma de forma que se puedan identificar, entre otras cosas, aquellos ejemplares que están fuera de su lugar o extraviados.

Para crear un Informe de estantería hay que seguir los siguientes pasos:

1. Generar un fichero Excel - La biblioteca cuenta con 2 lectores inalámbricos de códigos RFID para escanear los ejemplares que están en la estantería. Se seguirán las especificaciones de cada modelo para crear los ficheros Excel necesarios. El fichero generado debe tener la siguiente estructura: en la celda 1A aparecerá la palabra Barcode. A continuación, en la columna A aparecerán directamente los códigos de barras de los ejemplares que se han escaneado y que van a compararse con los datos de Alma. Se harán los cambios necesarios para obtener esta estructura de datos. 

2. Subir el fichero a Alma y generar la tarea de Informe de estantería. Para ello, en Alma se irá al menú Recursos > Informe de estantería.
   En la sección Inventario se especificará que el inventario es por Rango y se elegirá la Biblioteca y Ubicación en la que vamos a trabajar. El tipo de clasificación será siempre Otro esquema

Se especificará a continuación el rango de las signaturas del fichero que vamos a comparar, por ejemplo, desde la signatura HU 904/000 hasta la signatura HU 904/099.

Finalmente se seleccionará el fichero Excel con los códigos de barras escaneados y se pulsará Enviar. Aparecerá un mensaje de confirmación, pulsaremos Confirmar. La tarea (job) se habrá puesto en cola para ser procesada.  

3. Ver los resultados del Informe de estantería

En el menú Admin > Gestionar tareas aparecerá la nueva Tarea de informe de estantería en la pestaña En Ejecución, inicialmente en estado Pendiente

Al cabo de unos minutos la tarea estará ya ejecutada y recibiremos en el correo un mensaje informativo. Desde la pestaña Historial podremos ver ahora el resultado de la tarea (Shelf Report) con los datos que pusimos al prepararla. Ej. Shelf Report_HU 904/000-HU 904/999 (Other scheme).

Desde los tres puntos podremos acceder al Informe de la tarea y ver los resultados de la comparación.

Al expandir el bloque Análisis se detallan las cantidades de ejemplares y su situación:

1. Items in place – Ejemplares que están en su lugar y correctamente codificados

2. Missing items but marked in place – Ejemplares desaparecidos pero que Alma aparecen en su lugar

3. Items on shelf but marked not in place – Ejemplares en la estantería pero que Alma aparecen como prestados

4. Known items not in place - Ejemplares que están prestados

5. Items on shelf but out of range/set – Ejemplares que están mal colocados o fuera del rango de signaturas

6. Barcodes with no matched items – Códigos de barras no encontrados en Alma

En los casos 1 al 5, se pude elegir entre una vista preliminar de los ejemplares (50 como máximo) o bien crear un conjunto detallado para ver todos los resultados y quizás realizar cambios de forma global.

Si el informe tiene más de 50 resultados se debe elegir la opción Crear conjunto detallado. Alma pondrá un nombre automático al conjunto, al que podremos añadir una descripción y una nota. Pulsar Guardar.

El  archivo se guardará en Mis Conjuntos, desde allí se elegirá la opción Contenido para ver todos los resultados.

Ahora ya se visualiza el listado completo de resultados del conjunto. Si es necesario puedo ahora exportarlos a Excel.

Ahora ya se visualiza el listado completo de resultados del conjunto. Si es necesario puedo ahora exportarlos a Excel.

En el caso 6 únicamente se puede descargar una lista de códigos de barras, ya que los ejemplares no se han localizado en Alma

A partir del Informe hay una serie de tareas a realizar: 

1. Ejemplares en su lugar – Ejemplares incluidos en el fichero excel y que en Alma tienen el estado In place à Está todo correcto, no hay que hacer nada

2. Ejemplares perdidos pero marcados como en su lugar - Ejemplares que NO están en la estantería, y por tanto no incluidos en el fichero Excel, PERO que según Alma deberían estar ya que tienen un estado In place - Son libros candidatos a considerarse como EXTRAVIADOS. Hay que revisar que el libro realmente NO está en la estantería (también puede tratarse de un error al leer su CB) y en tal caso codificarlo como EXTRAVIADO

3. Ejemplares en estantería pero marcados como fuera de su lugar  - Ejemplares que están en la estantería (es decir, en el fichero excel) PERO que en Alma tienen un estado Not in place -Son errores de devolución, hay que devolver el ejemplar sin penalizar al usuario

4. Ejemplares que no están en su lugar  - Ejemplares que no están en la estantería ya que están prestados – Son los ejemplares que NO están en el fichero Excel y que en Alma tiene el estado Not in place - Está todo correcto, no hay que hacer nada

5. Ejemplares en estantería pero fuera de su rango o conjunto  - Ejemplares que están en la estantería PERO no en su lugar o en el rango de signaturas analizado - Son errores de ORDENACIÓN O COLOCACIÓN que hay que subsanar

6. Códigos de barras sin coincidencia con el ejemplar  - Códigos de barras incluidos en el fichero excel que NO han encontrado el ejemplar correspondiente en Alma -Son errores de CODIFICACIÓN del CB en Alma que hay que subsanar

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Más información sobre el Informe de estantería en: https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/Physical_Resource_Management/016Managing_Physical_Resources/Managing_Physical_Item_Inventory_Using_Shelf_Reporting .

Vídeo (en inglés) Shelf Tool For Managing Physical Inventory (4:37 mins).

REGISTRO DE LOS INVENTARIOS REALIZADOS EN LA BIBLIOTECA D’HUMANITATS

Se registrarán los rangos de signaturas ya inventariados en el fichero que está en humanbib > disco > gestión de la colección > inventario_alma > HUMA-CONTROL-INVENTARIO.xlsx

Se registrará el nombre del fichero, la fecha de su creación y el nº de ítems incluido (este dato lo da el lector). Cuando el informe de Alma esté procesado y se hayan corregido los errores detectados se apuntará la fecha final de la revisión.