| Tabla de contenidos | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Crear asignación: seleccionem l'opció “Ninguno”.
Libro mayor: seleccionarem un per cada tasca. Com hi ha 11 llibres majors es llançaran 11 tasques.
Acción: còpia.
Crear estado: borrador.
Desde el año: es posaran les dates amb la següent estructura: 2022/01/01-2022/12/31.
Atenció!! Una vegada s’ha traspassat el primer llibre major, ens anirem a la Configuració d’Alma, i en el menú Adquisiciones > General > Periodo fiscal del fondo y del libro mayor crearem el nou any fiscal. Veure més avant * Taula de configuració dels períodes fiscals.
Copiar notas: seleccionar
Copiar adjuntos: seleccionar
Añadir y cerrar
...
Aquest és el segon pas en el procés del tancament fiscal.
És important que els fons i llibres majors estiguen actius abans de dur a terme el traspàs de les línies d’ordre de compra. Per tant cal ACTIVAR el llibre major de cada biblioteca abans de fer el traspàs de POLs.
Per part de les biblioteques és important que les factures de l’any que es tanca estiguen introduïdes en Alma i les POLs associades tancades. Incloure factures a posteriori es un procés delicat que és millor evitar.
El traspàs de línies d’ordre de compra es realitza des del menú Adquisiciones > Herramientas avanzadas > Traspasar líneas de orden de compra. Se selecciona “Añadir tarea”:
...
“Para garantizar que se lleva a cabo la comprobación de las normas de sobre-compromiso del fondo/libro mayor. Borrar esta opción si no se quiere que se verifiquen las reglas de sobre-compromiso (por ejemplo, en instituciones cuyos fondos no tienen dinero porque el traspaso del libro mayor se ejecuta sin asignación).”
Ho La deixem sense marcar en tots els casos.
...
Els fons assignats amb pressupost (és a dir, límit de despesa) l'any anterior, s'han de modificar un a un per a restaurar-los les regles del llibre major (sense límit) perquè puguen anar funcionant. Quan vagen tenint pressupost, es canvien les regles de cada fons per a impedir sobrepassar el límit: és a dir, se li fa l'assignació i es bloquegen les opcions “Compromiso “Compromiso máximo permitido” permitido” i “Gasto “Gasto máximo permitido” permitido” a NO. Si no es fa això, aquests fons no apareixen i no es pot treballar amb ells des de les POLs. No podreu demanar ni introduir factures.
...
Si hem d’incloure alguna factura una vegada s’ha tancat el llibre major, el primer que hem de fer és Activar el llibre major de l’any anterior. També haurem de modificar el periode període de gràcia per a que ens deixe treballar amb ell. Aquest periode període està configurat en 30 dies, per a modificar-lo haurem de tindre en compte la data en la que estem.
| Nota |
|---|
Per activar un llibre major s’ha de tindre el rol d’Administrador d’Adquisicions en Alma. No és convenient tindre dos llibres oberts al mateix temps, per aquest motiu la reapertura re-obertura serà puntual i es tornarà a tancar una vegada finalitzades les correccions. |
Si teniem teníem la factura ja creada l’esborrarem, amb cura d’anotar els ids IDs de les POLs implicades. En cadascuna de les POLs farem el següent:
Reobrim la POL, que queda en estat “En revisión”“En revisión”, per a editar-la
Associem el fons comptable corresponent a l’any anterior
Estado de la factura: Facturado parcialmente
Método de adquisición: Compra sin carta
Ordenar ahora
En aquest moment queda la POL en estat “Esperando factura”“Esperando factura”.
Introduim Introduïm la factura en Alma i una vegada estiga tot tancat procedirem a tancar el llibre major de l’any anterior i restaurar els periodes períodes de gràcia de 30 dies.
7.5. Documentació en el KC d’ExLibris
...