...

• La catalogació en Alma es basa en el format MARC21.
• El MMS ID és el número de registre bibliogràfic i el genera automàticament el sistema, és un número de que pot tindre entre 8 i 19 dígits de longitud.
• Els dos primers dígits fan referència al tipus de registre: els registres bibliogràfics comencen per 99, els d'existències per 22 i el d'exemplar per 23.
• Els últims quatre dígits representen la institució, per exemple, en la UV és 6258.

• Quan s'obri un registre bibliogràfic en el repositori per a editar-lo, aquest se li assigna al catalogador que ha obert el registre. Això impedeix que altres usuaris puguen modificar el mateix registre i potser ignorar els seus canvis. Si altres usuaris intenten editar el registre, veuran la nota Bloqueado por.

...

• Quan s'està editant un registre en l'Editor de Metadades, en la part superior del registre, el sistema ens ofereix la informació del títol que s'està editant: el MMS ID, el catalogador què va crear el registre, la data de creació, així com també la data i el catalogador que ha fet una modificació.

Image Modified

• La icona de el Repositori local  (la casa blava) indica que el registre existeix en el repositori local. Image Modified
• Alma guarda qualsevol edició del registre un esborrany, part de l'acció de guardar-lo consisteix a executar verificacions per a veure si hi ha qualsevol registre duplicat. Aquests registres s'eliminaran si no han sigut modificats en 30 dies . S'identifiquen amb una icona grisa. 

• Quan tanquem l'Editor MD sense fer clic a Liberar registro o Guardar y liberar registro per al registre que s'està editant, aquest roman en el panell esquerre per 60 minuts, durant el qual els altres usuaris no poden editar el registre.

...

• Usant l'opció de Editor de Metadades >> Herramientas >> Buscar en recursos externos i, ja una vegada dins de l'Editor, se selecciona Herramientas >> Buscar en recursos externos.

...

Des d'aquesta opció si s'està treballant en aquest moment amb un registre, els camps de cerca s'emplenen automàticament amb els termes de cerca del registre obert. Aquests camps es poden modificar com es desitge.

Per qualsevol de les dues vies esmentades, s'accedeix a la pantalla de cerca amb l'opció Buscar en el perfil de catálogo amb un menú desplegable per a realitzar les cerques.

 En aquest moment s'han configurat una sèrie de recursos que s'han agrupat en quatre grups, que fan la cerca simultàniament a diferents catàlegs:

• Cerca bàsica.
• Llibre espanyol.
• Llibre internacional.
• Patrimoni Bibliogràfic.

...

Cal assenyalar que aquesta llista no està tancada i la institució pot afegir nous recursos a mesura de les necessitats que vagen sorgint.

Per a realitzar la cerca se seguiran els següents passos:

• El primer pas serà seleccionar una opció a Buscar en el perfil de catálogo.
• Introduir els criteris de cerca en qualsevol dels camps disponibles. Es poden seleccionar els valors:

...

• Si es decideix quedar-se amb el registre se selecciona l'opció Importar, el registre s'afig dins de l'apartat de registres de l'Editor de Metadades com a esborrany (la icona d'institució grisa), i ja es pot començar a treballar amb ell i realitzar els canvis pertinents, afegir les existències o bé crear una ordre de compra i eixir del registre. 

...

• Si decidim quedar-nos el registre, seguint la pauta de sincronització amb WorldCat, haurem de marcar l'opció del menú Acciones de registro > Definir etiquetas de gestión > Exportar a WorldCat > No publicar. 

...

Si es prem en el títol en el registre coincident, s'obrirà l'Editor de Metadades de l'altre registre perquè puguem visualitzar-lo. Apareixen dues opcions Copiar y fusionar (fusiona en un únic registre les variants que hi ha entre el dos registres), o bé Volver a resultados.

• Finalment, el registre creat es guardarà i es podrà afegir els corresponents registres de l'inventari.

...

• Compartido: són les que la institució crea per al seu propi ús. Aquestes plantilles seran creades i editades per TecNiS.
• Comunidad: inclou totes les plantilles que els usuaris d'Alma han incorporat a una base comuna.
• Privado: ací es troben aquelles plantilles que s'hagen guardat únicament per a ús personal. Aquesta opció no es visualitzarà si no s'ha creat prèviament alguna plantilla.

Les plantilles amb una icona d'institució grisa Image Modified són plantilles predefinides. Una plantilla amb una icona d'institució blava Image Modified indica que es va crear per un usuari en la institució.

Ancla
2.3.2. 2.3.2.

2.3.2. Creació d'una plantilla privada

...

Si deixem el recurs a mitges, sense acabar de catalogar, seguint la pauta de sincronització amb WorldCat haurem de marcar l'opció del menú Acciones de registro > Definir etiquetas de gestión > Exportar a WorldCat > No publicar. 

...

2.6. Validació del registre

Quan es valida un registre el sistema executa les rutines de validació, que prèviament han sigut configurades en el sistema, en els camps MARC21 del registre bibliogràfic, fa una validació de coincidències de registres MARC i també valida els encapçalaments d'autoritat.

Si el sistema detecta cap errada, els camps es ressalten amb una ombra groga i apareixen també en la pestanya d'Alertas. 

Per a realitzar la validació, des del registre obert en l'Editor de Metadades se selecciona l'opció Acciones de registro >> Validar. Sempre es valida al desar el registre.

...

En l'apartat 7 teniu un vídeo explicatiu d'aquesta funcionalitat.

Ancla
2.9. 2.9.

2.8. Ocultar registres del descobriment

Si per alguna raó un registre ha d'estar en el catàleg però no visible en la Interfície de Descobriment per als usuaris, existeix l'opció d'ocultar o “posar en l'ombra” un registre i totes les seues existències i exemplars.
Per a això cal obrir el registre amb l'Editor de Metadades Acciones de registro >> Suprimir de Descubrimiento.

Davall d'aquesta opció hi ha una altra: Suprimir de la búsqueda externa, que evita que el registre siga buscat des de sistemes externs, encara que visible en el catàleg propi.

Per tal que torne a ser visible, es va a la mateixa opció i es desmarca.

Image Modified

De la mateixa manera es poden suprimir registres d'existència si no volem ocultar el bibliogràfic, però sí l'existència. Es fa d'una manera molt semblant. S'ha d'estar editant el registre d'existència en l'editor de metadades. Tenint activat el registre d'existència, Menú Herramientas >> Definir etiquetas de gestión >> Ocultar de la Interfaz de Descubrimiento.

Image Modified 

...

Ancla
2.10.Publicar a WorldCat 2.10.Publicar a WorldCat

2.9. Publicar a WorldCat

Seguint la pauta de sincronització amb WorldCat, una vegada finalitzada completament la catalogació, abans de tancar el registre haurem de tornar a canviar l'opció del menú sobre WorldCat per a indicar que el registre està preparat per a ser enviat a WorldCat. Per tant, haurem d'anar a Acciones de registro > Definir etiquetas de gestión > Exportar a WorldCat > Publicar Bib

...