4.1. Creació d'exemplars amb patró de predicció
Per utilitzar els patrons de predicció necessitem tres condicions:
- una POL (comanda)
- etiquetes 853/4/5 i pattern field al registre d'existències
- informació registrada a Información del siguiente fascículo
Si el registre d'exemplar no té associada una POL caldrà associar-la (Veure punt 3). Hem d'assegurar-nos que certa informació està inclosa a la POL correctament:
- Interval de subscripció
- Dates de la subscripció (indicar data d'inici de la subscripció - però no la data final si la subscripció està activa); els exemplars que crearem han d'estar inclosos al període de subscripció indicat a la POL)
Establirem els formats de numeració i cronologia de cada revista i el seu patró de predicció anual seguint aquests passos:
1.- Buscar la revista
a) En el cas que vullguem crear una existència nova amb un bibliogràfic que ja en té:
Busquem la revista en “Títulos físicos” per títol o ISSN
Afegiríem una existència nova a un bibliogràfic que ja té existències (pot ser que la revista es torne a subscriure en paper, per qualsevol motiu, en la mateixa o diferent ubicació.)
b) En el cas d’una nova revista de la que només tenim el bibliogràfic:
- Podem fer-ho des de ALMA: des dels 3 puntets desplegar i seleccionar Añadir existència
Com en el cas a) surt la plantilla básica de la existència (852 que haurem de completar/modificar)
2.- Crear el patró
El patró d’una revista s’indica a les etiquetes 853, 854 i 855. Si la revista té suplements i índex, CAL CREAR TOTES LES ETIQUETES ALHORA (853, 854 I 855) si no, no funciona. És molt important crear bé aquest patró per a que els exemplars es generen correctament.
a) Les etiquetes es poden crear a mà, des del Menú Acciones de Edición >> Añadir campo (o tecla F8) i introduint els subcamps i els valors corresponents, o utilitzant una plantilla prèviament creada, des del menú Acciones de Edición >> Expandir desde la plantilla (o tecles Ctrl+E)..
Al segon cas, el sistema permet seleccionar la plantilla amb el patró que més s'ajusta a la periodicitat de la revista que tenim (mensual, trimestral, anual...) a partir d'un desplegable.
Quan cliquem en Acceptar, es creen automàticament les etiquetes 853 i 590 corresponents d'acord amb la periodicitat triada i la plantilla prèviament dissenyada des d'ALMA:
Per omplir aquesta finestra, s'ha de tindre en compte la informació de l'etiqueta 853 que hem creat. Després d’omplir totes les dades, fem clic al botó Cerrar.
Els camps que Alma ens oferirà en aquesta finestra variaran segons el patró de la revista que hem indicat a l’etiqueta 853. Aquests són dos exemples:
- Revista anual:
- Revista trimestral amb estacions:
b) O també, anem al menú de l’esquerra, seleccionem Plantillas > Existencias >Compartido (són plantilles que s’han anat creant pel personal de les biblioteques) i es desplega un menú on podem triar la que ens convinga. En els dos casos, hem triat patró revista paper (és un patró que té la LDR ja codificada, la 008 hem de revisar-la; la 852 l’heu d’omplir amb les dades i la ubicació de la vostra biblioteca). És un patró que hem creat nosaltres, no ve d’ALMA, aleshores no té l’etiqueta 590.
Surt aixó:
L'etiqueta 853 que marca el patró, la podeu adaptar a les necessitats que tingueu.
Posarem un exemple de patró una mica més complex:
Exemple de revista mensual amb volum (que té una numeració continua) i número (la numeració es repeteix), però que només rep 11 nºs (en el mes d’agost no s’edita, ho indiquem amb $$y om08)
3.- Introduir la informació del següent exemplar esperat.
Observem que als registres que tenen un patró de predicció actiu, apareixen uns prismàtics a l'etiqueta 853.
Ens posem damunt de l’etiqueta 853 (si no, no funciona!, no apareix activa l'opció que necessitem) i des del menú “Acciones de registro >> Información del siguiente ejemplar esperado” i cliquem.
S'obri una finestra que omplirem amb la informació del següent exemplar esperat. La informació s'utilitzarà per fer la predicció d'un cicle anual, que volem que siga d’un any complet (de gener a desembre), que es com solen anar les subscripcions.
Per omplir aquesta finestra, s'ha de tindre en compte la informació de l'etiqueta 853 que hem creat. Després d’omplir totes les dades, fem clic al botó Cerrar.
Atenció al camp Fecha de emisión: la data que hi posem és la data en la qual es publica el primer exemplar de l’any que esperem; a partir d’aquesta data, es generen les dates d’emissió dels següents exemplars. S’ha d’ajustar bé per que els exemplars no es reclamen abans de la seua publicació. A més, aquesta data ha de ser igual o posterior a la data d’inici de subscripció de la POL.
Observem la correl·lació entre els subcamps de numeració i cronologia del patró creat amb els camps a omplir amb la informació de l’exemplar esperat:
Atenció al camp Fecha de emisión: la data que hi posem és la data en la qual es publica el primer exemplar de l’any que esperem; a partir d’aquesta data, es generen les dates d’emissió dels següents exemplars. S’ha d’ajustar bé per que els exemplars no es reclamen abans de la seua publicació. A més, aquesta data ha de ser igual o posterior a la data d’inici de subscripció de la POL.
Quan ja ho hem omplit, cliquem en “Cerrar” i ja es queda guardat.
4.- Crear exemplars
Amb aquesta informació, el sistema ja pot crear els exemplars previstos per fer la recepció posteriorment. Ara anem a crear els exemplars per tot l’any despleguem des de “Acciones de registro >> Abrir ejemplares del patrón de predicción” i surtirán tots els exemplars esperats per aquest any:
ALMA obri una finestra que mostra la informació dels següents exemplars esperats: descripció, estat i data de recepció prevista. Revisem aquesta informació i, si és correcta, cliquem a Guardar. Si no és correcta, fem clic a Descartar i revisem el patró que havíem creat (853).
Vegem que efectivament la revista té 11 números, que no s’ha editat en el mes d’agost, i que acaba en desembre. Cliquem en guardar i es crearan els exemplars, a l’espera de ser rebuts.
Ja tenim creats els exemplars que necessitem el primer any. Així, es podrà fer la recepció i la reclamació de forma automàtica.
Ho comprovem en ALMA:
Si seleccionem el nostre registre d'existències, al menú de la dreta (tres punts) apareix l'opció Ver ejemplares. Cal fixar-se en aquesta informació:
- Año, volumen, descripción: dels exemplars que hem creat
- Estado (no está en su lugar), Tipo de proceso (Adquisición), Fecha de recepción (buida): perquè els exemplars encara no han arribat, no els hem rebut.
5.- Extrapolar kardex (crear nous exemplar amb el mateix patró)
Per crear els exemplars dels cicles anuals següents, ja no caldrà crear una 853 si no hi ha hagut cap canvi al patró de la revista, bastarà amb obrir més exemplars seguint el patró de predicció ja creat. En cas que la revista tinga una estimació al llarg del temps d’uniformitat en la periodicitat, podem crear més exemplars pels 2 o 3 pròxims anys sense necessitat de tornar a crear “Información del siguiente ejemplar esperado”. Podem fer-ho de dues maneres:
A) En l’editor de Metadades obrim “Acciones de registro >> Abrir ejemplares del patrón de predicción” i afegim els exemplars de l’any seguent. De totes maneres, podem comprovar les dades, cliquant sobre els prismàtics i ens adonem que, efectivament, genera una numeració continua en el volum i numeració que es repeteix en els números (comença de nou amb 1) .L’única incidència és que el patró de regularitat s’ha de tornar a especificar ( no s’edita en el mes d’agost). En el cas d’una revista que no tinga cap excepcionalitat ( per exemple revista mensual amb 12 nºs a l’any), no s’hauria d’afegir res; el patró ja ens indicaria que volum és continu i el número recomença.
Vegem que quan obrim els exemplars de l’any seguent, els exemplars estan ordenats segons el patró que haviem creat:
Guardem els exemplars i guardem registre.
RECORDEU: Per crear els exemplars de suplements i índex juntament amb els exemplars dels fascicles, s’han de crear primer els tres patrons (853 per a fascicles, 854 per a suplements i 855 per a índexs, sino no funciona) i després obrir els exemplars.
B) Seguirem aquests passos: buscar la revista, triar el registre d’existències corresponents, clicar als tres punts i triar l’opció Ver ejemplares del menú.
Seguirem aquests pasos:
1.- Seleccionem la revista i anem al registre d’existència corresponent. Seleccionem l’opció Ver ejemplares.
En Gestionar seleccionado, fem clic a l’enllaç Abrir ejemplares esperados:
Si la informació introduïda anteriorment és correcta, el patró de predicció funcionarà correctament i el sistema proposarà una nova kardex, amb els exemplars per al següent any:
Si tot és correcte, cliquem al botó Guardar ejemplares. Si no, hem de Descartar i revisar el patró. Els nous exemplars creats estan preparats per a la seua recepció:
Si accedim ara a la pantalla Ver ejemplares, podem veure el nombre d’exemplars per a aquesta existència:
Aquesta operació es pot repetir vàries vegades per crear els exemplars de diversos anys.
Si els exemplars no es creen correctament o canvia la periodicitat de la revista, haurem d’editar l’etiqueta 853 del patró i les dades del següent exemplar esperat.
4.2. Creació d'exemplars sense patró de predicció
També es posible crear un exemplar sense patró de predicció. Aquesta opció la podem utilitzar també per a donatius que no siguen regulars. Anirem creant els exemplars a mida que ens arriben, d’un en un, i podem rebre'ls immediatament o en un moment posterior.
Seguirem aquests passos:
1.- Seleccionem la revista i anem al registre d’existència corresponent. Seleccionem l’opció Ver ejemplares.
2-. Fem clic a l’enllaç Añadir ejemplar:
3-. S’obri la pantalla de l’editor d’exemplar físic on hem d’emplenar la informació següent:
- Tipo de material: Fascículo
- Política de ejemplar: Consulta
- Fecha de recepción: amb la data en la qual es rep (en el cas que es vullga rebre en el moment de la creació)
- Enumeración A: primer nivell de numeració (normalment serà el número del volum (v.)
- Enumeración B: segon nivell de numeració (normalment el número (no.)
- Cronologia I: primer nivell de cronologia (normalment any)
- Cronologia J: segon nivell de cronologia (normalment mes=
- Descripción: Amb tota aquesta informació, en clicar al botó Generar es genera la informació del nou exemplar. El format d'aquesta informació va lligat a les plantilles que s'han configurat prèviament.
Finalment haurem de Guardar per tal que es genere el nou exemplar. En rebre'l, ALMA ja el mostrarà a PRIMO com la resta d'exemplars.