En l'ítem “Ficheros” podem trobar tota la descripció i estructura dels fitxers empleats per a carregar la informació del portal UV. Hi ha un botó que dona l’opció de validar fitxers.
En general, és el servei informàtic de la institució el que s’encarrega de preparar els fitxers, sovint de manera automàtica, encara que pot donar-se el cas de què es necessite alguna intervenció manual. Els fitxers han de tindre una estructura determinada i unes característiques comunes perquè es puguen carregar, així com uns camps obligatoris i altres optatius.
Hi ha uns fitxers que són bàsics (categories, persones, unitats i grups), i altres que són addicionals (classificacions i projectes).
Com hem dit abans, la pàgina ens mostra l’estructura de cada fitxer utilitzat per a crear la informació del portal:
