SABIO: PROCEDIMIENTO DE ALTA DE EXTERNOS

Introducción

El presente documento es una herramienta de consulta para el usuario de SABIO encargado de gestionar el alta de investigadores en el registro de investigadores de la Universitat (RIUV). En él se recogen tanto explicaciones propias de un manual de procedimiento, definiendo criterios, normas y políticas, así como las instrucciones del aplicativo para llevar a cabo tareas concretas.

Es altamente recomendable consultar previamente el procedimiento SABIO: Alta/Edición de Investigadores

En SABIO, el criterio principal para la distinción entre Externo e Interno es la vinculación laboral o estatutaria con la UVEG.

A nivel conceptual, dentro de la clasificación de Externo se diferencian dos grandes grupos: los que denominaremos Externos, simplemente, cuya vinculación con la Universitat es en términos meramente colaborativos y no suele implicar acciones con gestión económica, aunque estos puedan tener como entidad registrada la propia UVEG (jubilados, doctorados, etc), y los que denominamos Externos Especiales (en adelante ExE) que por diferentes razones, son aquellos cuya institución será un centro con el que la UVEG mantiene una relación singular. Estos últimos se diferencia de los anteriores porque, a todos los efectos, su relación con la UVEG es comparable con la del PDI de la Universitat. Mención especial tienen los Asociados que no siendo externos, habrá que crearles una relación de externos con la finalidad de incorporarlos a las estructuras no naturales de SABIO.

La participación de los Externos en las estructuras de la UVEG se define, al igual que el resto de investigadores, por las Reglas de los CCE gestionadas por los Administradores del aplicativo, y aunque cómo se ha indicado anteriormente lo normal es que su relación sea simplemente colaborativa, hay excepciones como el/la Profesor-a Honorario-a UV que puede llegar a ser Director-a de grupo de investigación.

1. Sistemas que interaccionan con SABIO y que demandan entrada de externos

1. Participación en Memoria. A fecha de hoy, no se puede cargar automáticamente el externo desde SABIO a GREC con lo que se ha establecido un subproceso para este caso (consultar al SIUV).

2. Acción de personal y acción de proyecto en Mecenas: La sección correspondiente puede tramitar acciones donde estos externos pueden participar tanto del equipo de investigación como ser IP de un proyecto o, ser tutor de una acción de personal.

3. Pactum: Contratos o Convenios, Propiedad intelectual e industrial, etc.

4. Ideas: Desde el STI se dan de alta externos que requiere el aplicativo Ideas por gestión de la Propiedad Industrial-Intelectual

5. GIUVs. Grupos de Investigación bajo reglamento.

2. Axiomas

1. La inscripción de los Externos se recomienda que sea llevada a cabo en SABIO sólo por un número limitado de personas identificadas en cada Servicio. Propuesta, 2 por Servicio.

2. Se solicitarán un conjunto de datos mínimos para completar el correcto registro (ver apartado 3.Documento de …)

3. En el caso de los ExE, además de lo anterior, toda solicitud de alta deberá ir acompañada de certificado de vinculación de la entidad, en el formato que considere la propia entidad, y se adjuntará junto con el documento de la comunicación de los datos registrales básicos (correo, notación del gestor, formulario giuv, etc.) al gestor documental del registro en SABIO.

4. No se dará de alta externos si no tienen o tuvieron alguna vinculación con estructuras o al menos acción asociada en Mecenas, Pactum o Ideas.

3. Documento de solicitud de datos para el registro de investigadores externos

La Adscripción Investigadora (AI) no es necesario solicitarla ya que será por defecto la estructura donde se encuentre y tenga asignación de AI, según tabla Anexo I.

4. Externos Especiales. Pasos previos

Institucionalmente se debería hacer una acción a principios del ejercicio de cada año académico o natural según se convenga, comunicando y solicitando por valija la siguiente propuesta de texto:

 El documento anexo debe ser una explotación desde nuestro registro de investigadores con los datos sobre un subconjunto de campos de la Tabla1.

Posteriormente, bajo solicitudes concretas de los investigadores que quieren entrar en curricul@, participar en grupos, llevar contratos art.60, patentes o ser responsables de acciones en Mecenas, se propone el siguiente correo que deberá ser particularizado para cada caso y tendrán el mismo esquema, una parte común y otra parte diferenciada por el interés concreto.

 Ejemplo basado en GIUV:

• La solicitud se tramitará por valija al servicio y al grupo de valija correspondiente. Esta es: Giuv, Grec, Convocatoria específica, etc.

• Se revisarán los datos arriba indicados y si se hubiera omitido alguno se le solicitará al emisor por el expediente en la sede.

• Con los datos completos, se procede en SABIO. De este modo no deberían quedar datos inconsistentes.

5. Alta del registro en el RIUV

La primera acción será buscar al investigador en la pestaña Investigadores en el apartado Filtros, y si ya existe en bases de datos (bbdd), sólo se creará la nueva relación de externo (apartado 6). Si no, se creará el registro de la persona completa desde su condición de externo y posteriormente su relación correspondiente.

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Img1. Pestaña Investigadores. Buscar

Paso1. En pestaña Investigadores clicar Añadir

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Img2

Se abre la pestaña Nuevo investigador

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Img3

Paso2. Buscar de nuevo el investigador.

Buscar los datos del investigador para confirmar que no está en ninguna bbdd de la institución.

Se debe introducir datos mínimos como el tipo y el número del DOI. Posteriormente, el sistema avisa de la posibilidad de perder algunos datos durante el proceso de búsqueda. Clicar la lupita (1)

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Img4

Paso3. Introducción de datos y/o modificación

Si se encuentra hay que revisar y modificar los datos según la información recopilada actualizada de los pasos anteriores.

Si no se encuentra habrá que cumplimentar todos los campos y clicar en el botón Añadir.

De este modo se crea en el RIUV el registro correspondiente pero aún no hemos creado su relación con la UVEG.

6. Alta de la relación de Externo

Esta tarea implica acciones en la pestaña Vinculaciones e Investigación. Posteriormente iremos al menú Estructuras (no es la pestaña del RIUV ya que esta es sólo de visualización) y daremos de alta al investigador en la composición según procedimiento de la ayuda (*).

Paso1. Vinculaciones

Este apartado es obligatorio a todos los subtipos de externos existentes.

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Img5

Seleccionar un subtipo de entre:

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Nota: La selección del subtipo es muy importante para la aplicación de las reglas en SABIO.

 A continuación, se exponen los subtipos diferenciados para introducir los valores correctos en esta pantalla y o modificar los datos del registro general, así como la Estructura a asociar posteriormente.

a)      Estudiante de doctorado[1], Jubilado UV y Honorario.

b)     Personal Externo cuya Entidad será la Universitat de Valencia con Lugar de trabajo diferenciado según el siguiente desplegable

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Img8

c)      Personal CSIC IU Mixt

d)      Personal Relación Sing

En la ventana de la Img5 introducir los datos obligatorios según el caso.

Nota: En esta versión de procedimiento, aún no se ha creado un octavo tipo de externo pendiente de gestionar con el SIUV, denominado Personal Relación Sing

En el Lugar de Trabajo SE EVITARÁ al máximo el valor Desconocido. Periódicamente se listarán los datos incompletos y se solicitará al gestor.

7. Particularidad GIUV

A continuación, se presentan unas conclusiones sobre la estructuras GIUV pero se debe evaluar si es análoga al resto de Estructuras (tipo STI) donde los siguientes tipos de externos puedan participar (Unidad Mixta, Cátedra, etc). Esta  revisión servirá para justificar la obligatoriedad de vincular un externo a una EI.

Honorarios. Pueden ser directores de grupo.

Investigadores externos en institutos mixtos o con los que la UVEG mantiene una relación singular (art.3.e Giuv) pueden ser miembros.

• Institutos Interuniversitarios

• Centros Singulares

• Instituciones con relación singular, como son el INCLIVA, CIBER e IVI, todos podrán ser miembros de GIUV.

El tipo de externo en estos tres casos será el comentado anteriormente, Personal Relación Sing.  Además, se creará la Entidad Universitat de València-RSingular, análoga a la que se ha creado para el CSIC (Universitat de València-CSIC).

De este modo, se podrá identificar los externos puros procedentes de instituciones externas de aquellos que participan en una estructura distinta de GIUV.

Nota: La información aquí contenida en relación a las Estructuras de investigación (EIs) es dependiente de un trabajo que se realizó revisando la tipología de Investigación en SABIO. Es un trabajo que se inicio con el SAP y el SIUV y ha quedado pendiente de conclusión. Ver Informe.

ANEXO I. Resumen de la Tipología del REIV y su relación con los Externos en SABIO

[1] La diferenciación de este subtipo con el resto de tipos de Estudiantes de la Img8 se debe a la consideración inicial de estos en el Reglamento 48/2013 sobre EIs.