Introducción y definiciones previas

GEISER (Gestión Integrada de Servicios de Registro) es una solución integral de registro de E/S ofrecido por la nube de servicios de la administración general del estado para la integración digital de la administración electrónica sobrevenida tras la entrada en vigor de las leyes 39/2015 y 40/2015.

GEISER, se apoya principalmente en otros 2 servicios: DIR3 y SIR.

De una parte en el Servicio de Directorio DIR3, que proporciona una descomposición orgánica de las unidades de cada organismo de la administración. La Universitat, dispone de una serie de oficinas que dan servicio de registro a sus unidades u órganos de gestión. Todos ellos se han dado de alta en DIR3.
De otra una conectividad a nivel estatal, mediante el Sistema de Interconexión de Registros SIR, permitiendo conectar de forma efectiva todo tipo de administraciones: local, autonómica y estatal con el resto de administraciones o entidades de derecho público.

GEISER permite integrarse con otras aplicaciones a través de un servicio telemático denominado GEISER REGECO.

En la Universitat se han integrado por el momento:

Sede Electrónica – LA SEU – genera apuntes de entrada y salida por la Oficina Telemática
Valija Electrónica - genera apuntes de entrada y salida por la Oficina asociada al destino u origen del mensaje

OFICINAS DE REGISTRO DE LA UNIVERSITAT

Cada campus de la Universitat de València tiene una serie de oficinas que dan servicio, a su vez, a una serie de unidades o servicios próximas geográficamente.

Se han definido 24 oficinas de registro:

1 Oficina Principal: Registro General en Blasco Ibáñez

22 Oficinas auxiliares físicas:
7 en Campus Burjassot-Paterna
8 en Campus Blasco Ibáñez
6 en Campus Tarongers
1 en Campus Ontinyent

1 Oficina auxiliar de Registro Telemático

La Oficina de Registro Telemática es utilizada por LA SEU. Ésta registra de entrada todas las solicitudes y de salida todas las resoluciones.

Definiciones previas para entender GEISER

Requisitos

HARDWARE

PC + lector tarjeta + tarjeta certificado
Escáner multifunción o impresora + escáner
Espacio en DISCO asignado a la Oficina de registro

SOFTWARE

Digitalización: WEBSCAN
Registro: GEISER

Requisitos HW y SW del puesto de registro GEISER

Plataforma GEISER en la UV

En esta sección se hace un recorrido completo por toda la plataforma.

Acceso
Interfaz gráfica
Consulta de asientos en la bandeja
Creación de asientos desde la Oficina
Aceptación y rechazo por la unidad destino desde valija
Reenvío de asientos rechazados
Búsqueda avanzada
Gestión de usuarios
Generación de informes

Lo más destacable en la personalización de la Universitat es su integración con la Valija electrónica.

Desde la valija, las unidades u Órganos van a aceptar o rechazar los asientos registrados en las Oficinas.

Es destacable también su integración con el SW de digitalización corporativo.

Toda la documentación aportada por los ciudadanos/as es digitalizada previamente de forma certificada. Todos los documentos se escanean y se firman digitalmente con sello de órgano de la UV y con sello de tiempo de la ACCV (Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica de la Generalitat Valenciana).

Visión extendida de la plataforma GEISER

Gestión de asientos desde VALIJA electrónica

Desde la Valija electrónica se pueden generar asientos en GEISER

Creación de asientos SIR
Creación de asientos a personas físicas
Creación de asientos a personas jurídicas

Además, se realiza la aceptación y rechazo del asiento GEISER por la unidad destino.

Por último se transforman los asientos registrales en mensajes de valija electrónica de tipo GEISER. Esos mensajes se pueden gestionar de la misma forma que cualquier otro mensaje. Se pueden compartir entre todos los órganos de la UV.

La gestión de asientos GEISER desde la Valija electrónica

Recepción y digitalización de la información

GEISER asegura la supresión del movimiento de papel mediante la digitalización de la documentación presentada por el ciudadano en las oficinas cumpliendo el Esquema Nacional de Interoperabilidad, de intercambio de registros en formato electrónico con todas las administraciones integradas en SIR, y de integración con las aplicaciones de tramitación para el intercambio de asientos y documentación, así como los requerimientos legales contemplados en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas ( https://boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2015-10565 ).

Conforme a la Validez del documento, la documentación incorporada a GEISER puede ser:

Original: cuando es un documento administrativo, privado o no administrativo que se adjunta a un registro.
Copia electrónica auténtica: cuando son documentos originales presentados por el interesado que son digitalizados por el personal de la oficina.
Copia: cuando son documentos no originales presentados por el interesado que son digitalizados por el personal de la oficina.

La Universitat se ha planteado como objetivo fundamental en sus procesos de transformación digital, incorporar un proceso de digitalización certificado previo a la realización del asiento registral.

De esta forma, toda la documentación electrónica incorporada en GEISER habrá sido digitalizada de forma certificada. Se firma digitalmente con Sello de Órgano, se incorpora un sello de tiempo y se generan los metadatos correspondientes (como mínimo los obligados por ENI).

Este proceso va a permitir que en un futuro no muy lejano, que las Oficinas de registro realicen el cotejo de la documentación presentada por el ciudadano/a. Y que ésta pueda ser incorporada posteriormente a expedientes electrónicos ya iniciados o pueda ser utilizada por el ciudadano/a en su tramitación electrónica con la Universitat.

Proceso general de recepción y digitalización de la documentación entragada por el ciudadano/a

1.- PRERARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

2. - AGRUPAR LA DOCUMENTACIÓN

3.- DIGITALIZAR LA DOCUMENTACIÓN

El interesado/a facilitará la documentación al personal de registro y éste la escaneará y adjuntará al asiento.

DNI
Solicitud o instancia
Documentos que quiere hacer llegar a la UV

El personal de registro digitaliza de forma certificada los documentos anteriores mediante un escáner y un SW de digitalización certificada.

En el momento de realizar el asiento registral en GEISER anexa al mismo esa documentación.

El personal del registro deberá elegir entre las opciones “blanco y negro” o “color” en función de la naturaleza del documento, prestando especial atención a la presencia de logotipos, subrayados, sellos de tinta, códigos de colores, etc. que existieran en el documento. En caso de que la información a color del documento no genere efectos jurídicos, podrá escanearse la documentación en blanco y negro.
En caso de duda sobre la naturaleza de la información a color del documento, se recomienda el escaneo a color.
La digitalización se realizará preferentemente con una resolución de 200 ppp y en formato de salida pdf, aunque puede admitirse cualquier formato incluido en la Norma Técnica de Interoperabilidad del Catálogo de Estándares a excepción de algunos formatos susceptibles de contener archivos con virus o formatos no permitidos como por ejemplo: .zip, .rar
En el caso de que la imagen digital resultante no sea óptima, podrá ajustarse para su mayor legibilidad (contraste, reorientación, eliminación de bordes, etc.) utilizándose el software disponible.
Una vez escaneado, el personal de la Oficina de Registro Origen comprobará que:

El número de páginas resultante en el fichero coincide con el número de páginas presentadas por el ciudadano.
La resolución es adecuada y la imagen es legible y fiel al documento en papel.

Esta comprobación es similar a la que se necesita en papel para el proceso de compulsa.
Cuando los documentos presentados estén en mal estado y no sea posible realizar una imagen digitalizada legible, se enviarán en papel a la Oficina de Registro Destino

Proceso de digitalización certifcada en la Universitat de València

4.- SEPARAR EN FUNCIÓN DE LAS LIMITACIONES DE TAMAÑO DEL REGISTRO

5.- DEVOLUCIÓN AL INTERESADO O A LA UNIDAD DE TRAMITACIÓN ORIGEN

Proceso general de recepción y digitalización de la documentación aportada por el ciudadano/a

Manual de procedimiento

El manual de procedimientos del Registro de la Universitat de València ha sido desarrollado por la Secretaría General y la Unitat de Registro.

Ofrece una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en el proceso de registro general de E/S en la Universitat.

Enlace:

Guia Funcional para las Oficinas de Registro SIR

Documento que especifica los procedimientos a seguir en las oficinas de registro integradas en la plataforma SIR.

Normativa

Con objeto de actualizar el régimen jurídico, regular un nuevo Registro Electrónico General plenamente interoperable e interconectado en el ámbito de las funciones que realiza la universidad para la prestación del servicio público de la educación superior, se desarrolla una regulación del Registro Electrónico General de la Universitat de València que deberá ser aprobada por Consejo de Gobierno .

Enlace.

Formación

En esta sección encontraréis los ejercicios prácticos a realizar en las sesiones formativas.

VIDEOS DE USO GENERAL DE LA HERRAMIENTA

VIDEOS FORMATIVOS AL DETALLE

Formación publicada por MINHAP cedida per MINECO (Ministeri d'Economia, Indústria i Competitivitat).

Píldoras formativas.

Las píldoras formativas de registro configuran un mini curso de una duración muy ajustada pero que permite a los gestores de la Universidad conocer y poner en práctica de forma casi inmediata, las funcionalidades básicas del nuevo registro de la Universidad.

_{Información sobre GEISER en el Portal de Administración Electrónica del Centro de Transferencia de Tecnología.}
_{ESTE DOCUMENTO ES UNA RÉPLICA.
Original en: Portal de GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LA UV}

Documentación Técnica

Registro General UV - GEISER