1.1 Fluxos de treball d’adquisicions
Alma admet adquisicions úniques, contínues i ordres permanents de recursos físics, electrònics, accés a bases de dades, i permet gestionar els fluxos de treball complets de principi a fi necessaris per als diferents tipus d'adquisicions.
La gestió dels fluxos de treball en Alma ve determinada pel tipus de línia d'ordre de compra, depenent de si són ordres úniques o contínues, o materials físics o electrònics.
Els tres fluxos de treball principals del procés d'adquisicions en Alma són:
- compra: regula la forma en què es maneja una línia d'ordre de compra (POL) des del moment en què es crea fins al punt en què es fa la recepció o l'activació.
- recepció: segons els tipus de material que s’ha comprat es rebrà seguint un flux de recepció (material físic) o d’activació (material electrònic)
- facturació: regula la forma en què es maneja una factura des del moment de la seua creació fins al moment en què es tanca.
1.1.1. Flux de treball de compra
El flux de treball de compra comença amb la creació de la Línia d'ordre de compra. La Línia d'ordre de compra es crea sobre la base d'un registre bibliogràfic, ja siga manualment a partir dels resultats d'una cerca en el repositori, o automàticament mitjançant importació. Quan es crea una Línia d'ordre de compra, els fons es carreguen o es reserven per a l'exemplar sol·licitat. A més, els registres d'inventari es generen i s'adjunten al registre bibliogràfic.
La Línia d'ordre de compra passa a través d'un procés de validació per a comprovar si hi ha informació extraviada o informació obligatòria errònia.
La Línia d'ordre de compra validada s'agrupa en una Ordre de compra (PO). L'agrupat pot ser manual o automàtic. Després, l'ordre de compra passa pel seu propi procés de validació. Si alguna informació obligatòria està extraviada o és errònia, Alma envia l'ordre de compra a una revisió manual per part del personal. En cas contrari, l'ordre de compra continua fins a l'etapa d'aprovació, i s’envia al proveïdor.
L'ordre de compra espera llavors a la facturació i la biblioteca espera l'arribada del material que s'ha sol·licitat, la qual cosa ens porta al següent flux de treball.
1.1.2. Flux de treball de recepció/activació
Per a l'inventari físic, la següent etapa del procés d'Adquisicions és el flux de treball de Recepció. Quan el material físic arriba a la biblioteca es marca en Alma com Recibido i s’enruta per a la seua catalogació addicional o per al seu processament físic, o va al prestatge si no necessita cap processament addicional. Si l'exemplar no arriba en el termini esperat, pot crear-se una reclamació, de manera manual o automàtica. Si el tipus d'ordre és continu, com una subscripció a un diari, Alma gestiona el procés de renovació automàticament d'acord amb la data de renovació en la Línia d'ordre de compra.
Per a l'inventari electrònic, la següent etapa és l'Activació. En el cas de material electrònic, el recurs passa per un procés d'activació en Alma. L'accés es prova i després es posa a la disposició del públic. Igual que en l'inventari físic, les renovacions de subscripció es poden manejar automàticament d'acord amb la data de renovació en la Línia d'ordre de compra.
1.1.3. Flux de treball de facturació
Les factures poden crear-se manualment a partir d'una ordre de compra existent, manualment mitjançant la càrrega d'un fitxer o mitjançant un procés d'intercanvi electrònic de dades EDI. Una vegada creada la factura, la validació es realitza automàticament per a garantir que no hagen dades obligatòries extraviades o que no siguen erronis. Si estan configurades, les factures poden passar per un procés opcional de revisió i/o aprovació.
Al crear la Línia d'ordre de compra una quantitat de diners es reserva en el fons referit per a la mateixa. Quan es crea una factura per a eixa Línia d'ordre de compra, l'import reservat s'allibera o es descarrega, ja siga parcialment, per exemple, per a una subscripció o per a una compra única on no arriben tot els exemplars demanats ; o totalment per a una compra única quan arriben tots els exemplars.
Una vegada que la factura ha sigut pagada, es tanca. Si les línies d'ordre de compra relacionades estan totalment facturades, també es tancaran. Si la Línia d'ordre de compra és contínua, es marca per a la seua renovació.
1.2. Infraestructura d’adquisicions
Els elements clau que conformen la infraestructura d'adquisicions són:
1.2.1. Proveïdors
Alma admet diversos tipus de proveïdors:
- Proveïdor de material: Si un proveïdor és un proveïdor de material, rep sol·licituds i pagaments per recursos en qualsevol format.
- Proveïdor d'accés: el proveïdor proporciona accés a recursos electrònics. En aquest cas el registre del proveïdor requereix que es definisca una interfície.
- Emissor de llicències: negocia llicències per a recursos electrònics.
- Governamental: indica que el proveïdor rebrà un impost sobre l'ús per al pagament d'una factura.
1.2.2. Fons i registres comptables
Els fons en Alma s’estructuren seguint una jerarquia. De més alt a més baix dins d’aquesta jerarquia els fons són:
- Llibre major: és obligatori i agrupa els fons. En tenim un per biblioteca.
- Fons resumits: són opcionals i proporcionen una estructura per a agrupar fons assignats similars per a ajudar en l'administració dels seus fons.
- Fons assignats: són els que s’utilitzen per a fer transaccions de pagaments, ja que contenen efectiu.
Els fons i registres de comptabilitat es defineixen per període fiscal i només poden utilitzar-se durant eixe període fiscal, encara que poden definir-se períodes de gràcia anticipats que permeten utilitzar els fons assignats abans i després de l'exercici fiscal per al qual es defineixen.