Per a fer l’enviament d’exemplars a exposcions, la Biblioteca haurà de tindre configurat un departament anomenat “Biblioteca-Exposicions”, com en el següent exemple:
En primer lloc l’operador haurà de situar-se en el departament d’Exposicions de la seua Biblioteca.
Com anem a enviar un exemplar a una exposició, farem una cerca en Alma per “Ejemplares físicos”. Una vegada tenim l’exemplar localitzat, des del menú dels 3 punts seleccionarem l’opció “Orden de trabajo”.
En “Tipo de proceso” marquem “Exposició”.
Marcarem sempre l’opció “No recoger de la estantería”, tenint en compte que ja tenim l’exemplar a la mà preparat per a enviar (és millor marcar sempre aquesta casella perque si no haurem d’estar canviant del departament al taulell de circulació per a posar l’exemplar en trànsit).
En el “Departamento de gestión” apareix per defecte el departament associat a l’ordre de treball: “Exposicions”. A continuació li donarem al botó “Enviar”.
Es pot posar una nota, però aquesta nota no es visualitzarà en Trobes sino que pertany a la sol·licitud, és a dir, aquesta nota es veu quan entrem a la sol·licitud. Si volem que en Trobes es visualitze una nota, haurem d’incloure en el registre de l’exemplar una "Nota pública" amb la informació que volem fer pública, per exemple el títol de l’exposició a la que enviem l’exemplar, el lloc i les dates, com en el següent exemple:
De moment hem fet la sol·licitud, per tant aquesta acció apareixerà en el menú de “Solicitudes” d’Alma. Podem veure-la des del menú “Gestionar solicitudes y procesos de ejemplar” (Servicios al usuario) filtrant per “Tipo de solicitud o proceso” > “Exposicions”.
Per a processar-la haurem d’anar a “Servicios al usuario” > “Escanear ejemplares”. Recordeu que per a fer açò hem d’estar situats al DEPARTAMENT D’EXPOSICIONS de la nostra Biblioteca. Triarem l’estat “En exposició” i escanegem el codi de barres.
Una vegada hem escanejat el c.b. de l’exemplar vorem aquesta pantalla, on el destí de l’exemplar és gestionat pel departament d’exposicions:
El personal del departament pot veure un llistat de tots els exemplars que hi ha en el procés d'Exposició des de “Gestionar ejemplares en proceso” (menú Servicios al usuario d'Alma).
L’estat i la localització es poden veure en el registre de l’exemplar:
En l’editor de l'exemplar es pot veure la següent informació:
En Trobes veurem la següent informació (heu de tindre en compte que la nota que es visualitza és la nota pública del registre d’exemplar):
La data d’expiració del procés es posa per defecte tenint en compte la configuració de dies en exposició que té l’ordre de treball. Està configurada amb una durada de 3 mesos (90 dies). Com cada exposició tindrà una durada diferent, la data d’expiració es pot canviar manualment des de la sol·licitud, en el menú de 3 punts “Actualizar fecha de vigencia”. La canviarem a la data en que finalitze l’exposició:
Quan el llibre torne a la biblioteca s’escanejarà el codi de barres des del TAULELL DE CIRCULACIÓ de la nostra biblioteca (ací ja no emprem la ubicació Exposicions), d’aquesta manera es reubicarà l’exemplar al seu lloc i el procés estarà complet.
*Per a poder treballar en els departaments d'Exposicions, els operadors han d’estar donats d’alta. Si heu de gestionar exposicions i no teniu el departament de la vostra biblioteca poseu-vos en contacte amb Tecnis.
**Permisos: s’ha de tindre el rol “Operador de orden de trabajo” per al departament d'Exposicions.