Documentos

• Estilos de letra: Verdana o Arial, ni letras muy retorcidas ni muy finas
• Tamaño de fuente: Se utilizarán fuentes de 12 y 14 puntos para texto. En las presentaciones los tamaños recomendados son de 28 y 30
• Cursiva y subrayado: No conviene utilizar este formato. A los estudiantes con baja visión les impide una correcta lectura. Los sistemas que leen los textos para ciegos solo les indica si hay comillas o paréntesis, otro tipo de énfasis, como negrita, no lo resalta, aunque se puede utilizar
• Estilo de escritura: Sólo se utilizan las mayúsculas en palabras cortas preferiblemente para títulos, señales etc. El texto se lee con mayor facilidad cuando está escrito en tipo oración
• El espacio entre una línea y la siguiente será aproximadamente un 25-30% del tamaño del punto. La separación entre párrafos será de 6 como mínimo. Para cambiar de página no hay que usar intro sino el salto de página.
• Contraste: El color del papel y de la tinta deberá ofrecer el mejor contraste posible. El papel de color blanco o amarillo y la tinta negra proporcionan el mejor contraste. Hay programas para comprobar el contraste y comprobar, por ejemplo, si una persona daltónica diferenciaría los colores de nuestro gráfico o calendario (por ejemplo, poner los días abiertos en verde y los cerrados en rojo no serviría de nada para una persona con daltonismo)
• No se recomiendan los textos que no estén escritos en horizontal. Si queremos hacer algo visual, lo mejor es luego transformar lo que hemos creado en imagen y en la información secundaria a la imagen, explicar todo lo que hay en ella, así visualmente nos queda como queremos y una persona con dificultad de visión también accede al contenido sin problemas con un programa de lectura.
• Se tendrá en cuenta su justificación a la izquierda, pues esto ayuda a encontrar el principio del renglón. Si se justifica todo el texto, se procurará que los espacios entre palabras sean regulares; si el texto no tiene esta regularidad, es mejor no justificarlo. No se deben utilizar guiones para truncar palabras al final de la línea.
• Cuando guardamos el documento: “guardar como” “examinar”, en la parte de abajo del cuadro que aparece podemos agregar autor y título, es importante porque es la información de metadatos para los lectores para ciegos. También es importante seleccionar el idioma por el sintetizador del programa que verbaliza el texto. Se puede seleccionar que una parte del texto esté en un idioma diferente.
• El documento Word debe tener siempre una estructura con títulos, viñetas… si lo pasamos bien estructurado a pdf, guarda esta estructura sin alterarla. Nunca se ha de estructurar en más de 3 niveles. Los títulos deben ser descriptivos y concisos
• Tanto Word (“comprobar si hay problemas” – “comprobar accesibilidad”) como PDF (en “herramientas – accesibilidad”) tienen un comprobador de accesibilidad
• Los enlaces tipo “más información”, se deben evitar, debemos señalar qué información se va a encontrar la persona que clica en este enlace y añadir el formato y peso del archivo.

Imágenes

• Las imágenes siempre tienen que insertarse (no copiar y pegar) y deben ir en línea con el texto, si no quedan como en el aire y estos sistemas de lectura para ciegos no las reconocen, no están en la estructura del documento.
• Toda imagen debe llevar un título y una explicación objetiva de lo que se ve en ella. Esa información se guarda en la propia imagen y ya no hay que repetirla. Se recomienda tener todas las imágenes en un Word a modo de banco

Gráficos

• Debemos fijarnos en los colores, debe distinguirlos una persona con problemas de visión
• Si no hemos desarrollado bien la información en el gráfico, teniendo en cuenta que, lo va a consultar una persona que no lo verá, solo lo oirá, debemos en la información interna (en título alternativo y explicación), detallar todo el gráfico

Tablas

• Los programas lectores, las leen siempre de izquierda a derecha, si la estructuramos de otra manera, debemos incluir la información como alternativa (igual que con imágenes o con gráficos)
• Si la tabla es muy larga conviene repetir la cabecera, si solo se lee una vez al principio de la tabla, la persona que solo lo escucha se perderá. O detallar la información en forma de texto en la explicación alternativa.

Columnas

• No debemos utilizar más de dos columnas
• Nunca simular las columnas, debemos insertarlas desde el menú de Word

Al abrir un documento Word en blanco, podemos darle los parámetros que necesitemos y guardarlo como “plantilla habilitada con macros de Word”. Así ya la tenemos para futuros usos.

Formularios

• Se crean en Word y se pasan a PDF
• Abrir – Herramientas – Preparar formulario
• Para campos alfanuméricos como el correo electrónico – formato: Ninguno
• Para campos con mucho texto, como “motivo de la consulta” – formato: multilínea y desmarcar “desplazar texto largo”. Además, se puede limitar el nº de caracteres.
• Se puede elegir si el campo es obligatorio o no.
• El formulario se guarda siempre como PDF optimizado y con botón derecho, “hacer compatible con” las versiones de Adobe que se considere.