2. Creació d'una ordre de compra (PO)

Veure Manual Adquisicions. Crear i gestionars ordres de compra (PO)

En ALMA estan íntimament relacionades les diferents línies de compra amb les diferents fases del procés de publicacions seriades: patrons, prediccions, etc… Per aquest motiu és necessari tindre cura amb tot tipus de dades referents a cada publicació abans de fer les ordres de compra. Una ordre de compra (PO) està formada per un conjunt de línies d'ordre de compra (POL). Per poder crear una ordre de compra (PO) és necessari crear primer una línia d'ordre de compra (POL).

Crear una línia d'ordre de compra (POL)

Per crear una POL hem de partir del registre bibliogràfic de la revista, comprovar si la revista està oberta o tancada i si existeix registre d'existències per a la nostra biblioteca. Totes les revistes de subscripció hauran de tindre associada una línia d'ordre de compra (POL) . La gestió de les POL de revistes de subscripció (creació, cancelació etc.) correspon a la secció GRI. Només es crearan POL de revistes des de les biblioteques per a casos de revistes de donatiu, intercanvi, etc. que arriben de manera regular. Per als donatius puntuals, seguirem el procediment descrit al punt 5.1.2.

Es poden crear línies d’ordre de compra de diferents maneres en ALMA:

1. . A partir d’un registre trobat a l'inventari de la nostra institució, cal polsar en i Ordenar:

2. També és possible crear una línia d’ordre de compra des del menú superior Adquisiciones-Crear solicitud de compra:

En crear la POL, el sistema ens demana omplir alguns camps:

• Tipus de compra: Revista– Suscripción (per a les revistes GRI i també per a a les de donatiu, si la Biblioteca decideix crear-les).
• Propietari de la línia d'ordre de compra: Fa referència a la biblioteca que realitza la POL, la qual se seleccionarà des del desplegable.
• Assignar inventari manualment: s'activarà en el cas de que la revista ja tinga una existència creada de la biblioteca, de manera que no es cree una altra existència. Si es tracta d’una revista nova, de la qual no tenim existència, no l’activarem.

Després ja podrem clicar a Crear línea de orden de compra:

Se'ns obri la pantalla amb el detall de l'ordre de compra:

A la pantalla de l’ordre de compra omplirem els següents camps:

1. Exemplars ordenats: Si no hem activat l’opció de Asignar inventario manualmente, ALMA genera automàticament un registre d’existència.
2. Proveïdor del material: Camp obligatori. Haurà de tindre assignat el proveïdor que li corresponga a eixa revista de l'any en curs. En el cas de revistes que arriben per donatiu, intercanvi, etc. utilitzarem el codi revdon Revistes de donatiu.
3. Detalles de la línea de orden de compra-Método de adquisición: Per a POL de donatius, triarem “Donación”.
4. Període de gràcia de la reclamació (dies): es posarà 45 dies i contarà a partir de la data esperada prevista de cada exemplar. Estarà consignat automàticament des del registre de proveïdor en el cas de revistes de subscripció. Per a les revistes de donatiu, intercanvi, etc. no omplirem aquest camp.
5. Interval de suscripció. Per a generar correctament la reclamació en un futur, s’haurà d’omplir amb el còmput de dies de la data esperada de recepció + 30 (els dies que per defecte ALMA contempla en aquest apartat).
6. Preu: Per a revistes de donatiu, intercanvi etc. farem servir la quantitat 0,00 €.
7. Fons: Per a revistes de donatiu, intercanvi etc. no hem de triar cap fons, atés que ja li hem dit al sistema que la revista arriba per donatiu.

La decisió de crear una POL per a donatius depén de la Biblioteca. Si es crea, s'ha d'empaquetar, com la resta de POL (veure Manual Adquisicions punt 3.5.1). Una vegada creada i empaquetada, ja podem seguir amb la creació del patró i els exemplars, tal com es descriu als punts 3 i 4 del Manual.