Pautes per a la creació de col·leccions en Trobes

1.- Què són les col·leccions?

PRIMO permet crear conjunts de registres bibliogràfics seleccionats per la biblioteca per a destacar-los i presentar-los de forma visualment atractiva per als usuaris. Aquesta funcionalitat es denomina Col·leccions i està disponible des de la pàgina inicial de l'eina de descobriment. Cadascuna de les col·leccions o conjunts de registres són introduïdes per un breu text per a descriure el seu contingut. Cadascun dels documents destacats ha de tindre una portada perquè l'efecte visual siga el que s'espera.

En aquests moments existeixen altres eines utilitzades per algunes biblioteques per a aquest mateix objectiu com per exemple LibGuides. És important que la biblioteca avalue, abans de començar la creació d'una col·lecció, si les funcionalitats que proporciona PRIMO són les més adequades per als seus objectius o si poden utilitzar una altra eina més apropiada.

2.- Com funcionen?

Les col·leccions es poden organitzar jeràrquicament en un o diversos nivells de subcol·leccions, al final de les quals es troben els ítems particulars.

Les col·leccions es creen a partir de conjunts definits en ALMA, bé a partir d'una cerca (conjunts lògics) o seleccionant els ítems concrets de manera individualitzada. Tots els ítems d'una col·lecció han d'estar descrits en ALMA.

Cada col·lecció està formada per un registre bibliogràfic (amb el seu corresponent MMSID), els ítems, un text explicatiu i una imatge de presentació. 

Les persones que treballen en l'edició de col·leccions han de tindre els rols adequats en ALMA. En concret: Operador d'inventari de la col·lecció, Operador d'inventari de la col·lecció estès i Operador d'inventari digital. Les biblioteques que desitgen treballar amb col·leccions han de comunicar a TecNiS les persones que s'encarregaran d'aquestes, per a donar-los els permisos corresponents.

3.- Objectiu del servei Col·leccions en Trobes

L'objectiu del servei, per tant, seria potenciar la visibilitat de determinades parts de la col·lecció impresa de la biblioteca.

4.- Col·leccions

Les col·leccions estan accessibles des del menú superior de Trobes, com una de les sis opcions que es visualitzen directament.

Open

L'estructura de la secció Col·leccions es compon de dos nivells de jerarquia: col·leccions i subcol·leccions exclusivament. L'objectiu és permetre a l'usuari arribar als continguts seleccionats en el mínim nombre de clics necessaris, al mateix temps que ser capaços de sintetitzar i destacar al màxim la informació que volem posar en valor.

Les col·leccions s'aniran creant en funció de les necessitats plantejades per les biblioteques. No obstant això, el nombre màxim de col·leccions serà de 12. La creació de noves col·leccions es farà des de TecNiS.

Es proposen les següents col·leccions inicials, sempre que es dispose de continguts per a cadascuna d'elles. Aquesta relació anirà canviant, afegint-se o eliminant-se, a mesura que es definisquen noves necessitats.

• Novetats. Col·lecció permanent. Es decideix crear sis subcol·leccions temàtiques, cadascuna gestionada per la biblioteca més afí: Ciència i salut; Educació; Psicologia; Humanitats i Ciències Socials. Ciències Socials es dividirà en Economia i Dret.

• Fons patrimonial. Col·lecció permanent. Subcol·leccions en funció de les necessitats de les biblioteques que tenen aquest tipus de fons.

• Divulgació. Col·lecció permanent. Subcol·leccions temàtiques en funció de les necessitats de cada biblioteca interessada.

• Il·lustració. Col·lecció permanent. Subcol·leccions temàtiques en funció de les necessitats de cada biblioteca interessada.

• Activitats. Col·lecció permanent. Subcol·leccions temàtiques segons necessitats de les biblioteques. En aquesta col·lecció podeu trobar els llibres relacionats amb les activitats culturals que fem a les diferents biblioteques de la Universitat: exposicions (tant físiques com virtuals), clubs de lectura, etc.

• Donacions, Llegats. Col·lecció permanent. Amb subcol·leccions temporals sobre determinades donacions del fons que es vulguen visibilitzar o amb motiu de noves incorporacions de materials.

• ODS. Col·lecció permanent. Els Objectius de Desenvolupament Sostenible a través de la nostra col·lecció.

Cada col·lecció i subcol·lecció ha d'anar acompanyada d'un text explicatiu i una imatge. La grandària màxima de les imatges serà de 100Kb. El text no podrà ser un mer títol, sinó que ha de descriure el contingut o les raons per les quals la biblioteca vol destacar el mateix. Cal tindre en compte que hem d'aportar algun valor afegit a l'usuari.

Cada col·lecció tindrà una persona encarregada de la seua coordinació, segons la taula següent. Serà el punt de contacte per a les biblioteques que vulguen fer aportacions o suggeriments de nous continguts.

A més, la col·lecció tindrà un grup de treball format per aquelles persones de l'SBD que hi vulguen participar. Es tractarà que hi haja representació de totes les biblioteques del Servei. TecNiS mantindrà actualitzada en Teams una relació de les persones que treballen en col·leccions i el grup en el qual s'inclouen.

Es disposa de l'àlies de correu trobescoleccions@uv.es per a la comunicació amb el grup

Cada Col·lecció tindrà un màxim de 9 subcol·leccions. El nombre d'exemplars per subcol·lecció s'estima que ha d'estar entre els 15 i 60 exemplars. Tots els ítems han de tindre una imatge de portada. Si no la tingueren, es carregarà manualment.

5.- Subcol·leccions

Com a criteris generals es podran crear subcol·leccions:

• Com a complement a activitats desenvolupades a la biblioteca (exposicions, expositors temàtics)

• Com una selecció de recursos que no són fàcils de trobar en Trobes amb una cerca

• Com una selecció de recursos que poden ser tractats des de diferents punts de vista (exemple: Feminisme)

A fi de mantindre el número de subcol·leccions dins d'uns marges assequibles per als usuaris, així com l'interès i la novetat dels elements, s'estableixen dos tipus de subcol·leccions:

• Temporals. Es definirà un temps d'expiració en el moment de la creació.

• Permanents. S’examinarà mensualment l'ús de les mateixes i es desactivaran en el cas de no tindre un nombre definit de visites.

5.1.- Creació de subcol·leccions

La creació de les subcol·leccions i el manteniment de les mateixes es coordinarà per part de la persona encarregada de la col·lecció.

La biblioteca que desitge crear una subcol·lecció es posarà en contacte amb el/la coordinador/a indicant:

• Nom / tema de la subcol·lecció

• Breu descripció en 3 idiomes (castellà, valencià, anglés)

• Abast de la col·lecció: indicar si conté fons de diverses biblioteques per a implicar-les en la formació de la col·lecció.

• Proposta de temporalitat.

• Imatge representativa de la subcol·lecció (màx. 100 Kb).

Per a crear el registre bibliogràfic d'una subcol·lecció s'utilitzarà sempre el format Dublin Core (DC) en el desplegable. Els registres DC no s'envien a WorldCat.

Open

ALMA manté un registre centralitzat de col·leccions i subcol·leccions en Recursos > Col·leccions. Aquest registre conté la informació bàsica per a identificar la subcol·lecció. Serà necessari consultar aquest registre amb antelació a la creació d'una subcol·lecció per a determinar si ja s'ha creat una similar en el passat i si és el cas, reutilitzar-la.

Es recomana en un primer moment fer els canvis pertinents per a crear la subcol·lecció en Alma Sandbox i, quan es considere que està enllestida, la persona coordinadora farà el pas de l’entorn de proves a producció.

Cada persona que faça una subcol·lecció s'encarregarà de la seua difusió, bé ella mateixa si està en el grup de treball de xarxes, o comunicant-li-ho a la persona encarregada de la seua biblioteca.

5.2.- Actualització de subcol·leccions

Una vegada creada la subcol·lecció en producció, la seua actualització es farà per part de les persones del grup encarregades. S'intentarà fomentar la participació de totes les biblioteques interessades, sempre tenint en compte que és un servei transversal a tot l'SBD.

5.3.- Esborrament de subcol·leccions

Quan es retire una col·lecció s'ocultarà del descobriment, però no s'esborrarà. El motiu és facilitar-ne la reactivació en el futur si així es decidira. Els registres de col·leccions s'oculten de descobriment igual que la resta de registres bibliogràfics, és a dir, a través de l'editor de metadades.