Pla d'incorporació

Introducció

La Biblioteca de Ciències Socials Gregori Maians és una de les més grans de la Universitat de València i en ella treballen 46 persones, més el personal d’empreses externes (informació d’accessos, neteja, manteniment, jardineria…) Per tal de facilitar el procés d'incorporació del nou personal a la Biblioteca de Ciències Socials, l’equip de direcció està desenvolupant un pla d’incorporació que consta de diverses mesures:

1. Setmana de benvinguda. Dividida en diferents apartats que servisquen d’orientació sobre el aspectes clau del funcionament de la biblioteca: procediments, sistema de gestió, responsabilitats i expectatives del lloc de treball. Aquesta acció està en fase d’execució.

2. Mentoria i facilitador/a. Assignació a la persona de nova incorporació d'un company o companya amb experiència en les tasques per tal de servir de guia, suport i integració social en la biblioteca. En fase de planificació.

3. Desenvolupament professional. Disseny i execució d’un programa de formació en línea que permeta al personal de nova incorporació millorar la seua capacitació professional i adaptació a les necessitats de la biblioteca de manera contínua. En fase de planificació.

4. Sessions de retroalimentació i avaluació. Entrevista amb la direcció i/o coordinació al mes de la incorporació i altra als sis mesos per tal d’analitzar el procés d’incorporació, si s’han complit les expectatives i introduir millores en el programa si escau. En fase de planificació.

 Setmana de benvinguda

• Dia 1. Incorporació (en execució)

  1. Benvinguda de la directora i entrevista

     1. Assignació a una secció (A1, A2, C1) o tasques (C2)

     2. Full de distribució horària, gestió dels dies d’AAPP, vacances i torns, exclusives, dissabtes, teletreball

     3. Alta en llista i espai de disc bibsoc, Teams i llista difusió WhatsApp

     4. Lliurament de material promocional de la biblioteca

  2. Visita a l’edifici, seccions i presentació del personal a càrrec de la directora o coordinadora

     1. Claus d’ascensor, de la sala del personal i comandament del garatge

  3. Ubicació en el lloc de treball (coordinadora)

     1. Comprobació de l’equipament, previament revisat per la coordinadora abans de la incorporació

     2. Altes en espais de disc propis de la secció i grups Teams de secció

     3. Altes en plataformes (Alma, Dialnet, etc.)

     4. Invitació per al torn de descans

  4. Introducció al lloc de treball

     1. Vídeos de presentació de la biblioteca i les seccions (en elaboració)

     2. Materials de formació de les tasques del lloc de treball

• Dia 2. Entrevistes amb les coordinadores

  1. Explicació de les tasques pròpies de cada secció de la biblioteca i dels fluxos de treball

• Dies 3 i 4. Jornades tutelades

  1. Mentorització i facilitació de les tasques assignades a càrrec d’una companya o company

• Dia 5. Seguiment setmana incorporació

  1. Entrevista amb la directora o coordinadora per tal de resoldre els possibles dubtes

 Informació d’utilitat

Teams Biblioteca de Ciències Socials

La biblioteca utilitza Teams com a canal principal per a l’organització del treball i la documentació necessària per a desenvolupar les tasques. A més, les diferents seccions tenen un espai propi en Teams amb documentació específica de cada secció. La documentació següent es troba actualitzada en l’espai de treball Teams Biblioteca de Ciències Socials:

• Canal General

  • Xat general d’informació de la biblioteca.

  • Arxius. Organitzat per anys, es pot trobar:

    • Informació biblioteca

    • Funcions C2

    • Torns teletreball

    • Torns d’exclusives

    • Torns rotació C1

    • Calendaris de vacances i torns Nadal

    • Calendari d’assistència a formacions

    • Telèfons biblioteca

    • Suport carnets

    • Enquesta Coneix per al personal (benvingudes)

• Canal Auxiliars

  • Arxius:

    • Distribució de tasques

• Canal Dissabtes

  • Xat per a recordar els torns de dissabtes amb uns dies d’antelació i comunicar els canvis a la direcció

  • Arxius:

    • Torns dissabtes

    • Mòbils seguretat

• Canal SOD i Dialnet

  • Arxius:

    • Procediment

    • Peticions realitzades i pendents

    • Dades GESTSUMART

    • Respostes tipus

Espai de disc bibsoc

La documentació fixada o que s’ha de conservar es guarda en l’espai de disc per a no sobre carregar Teams d’informació. Les seccions també disposen d'espais de disc amb documentació pròpia.

Canals d’informació

• Correu electrònic: personal o a través de llista bibsoc i àlies de les seccions.

• Llista de difusió WhatsApp. Inclusió voluntària, encara que recomanable, per a rebre comunicacions urgents: alertes, incidències, etc. Només per al personal de la biblioteca. Demanar l'alta al mòbil institucional de direcció 676785164.