Directrius d'ús d'ALMA Analytics

ALMA Analytics és una eina molt potent per a l'anàlisi de tota mena de dades relacionades amb ALMA que ens proporciona ExLibris. Per a aconseguir una optimització de l'ús d'aquesta aplicació en el servei és necessari seguir una sèrie de directrius que ens permetran: treballar en comú, evitar nínxols de continguts, reutilitzar tot el possible i no duplicar el treball que ja han fet altres companys.

Amb aquest objectiu s'han redactat les següents directrius d'ús d’ALMA Analytics en el SBD.

Què és ALMA Analytics i per a què utilitzar-lo?

Analytics és l'aplicació d'anàlisi de dades d'ALMA, la qual cosa equivaldria al mòdul d'estadístiques en un sistema de gestió de biblioteques tradicional. Un avantatge que aporta respecte de la situació en Millenium és la descentralització en l'elaboració d'informes, en permetre el seu ús per qualsevol persona autoritzada en el sistema.

Des d’Analytics tenim accés a una gran varietat de dades de totes les àrees de treball d'ALMA: adquisicions, circulació, recursos electrònics, catalogació, etc. Cal tindre en compte que les dades no s'actualitzen en temps real, sinó que, en tractar-se d'una aplicació independent d'ALMA, existeix un retard mínim d'un dia entre les dades en ALMA i la seua representació en Analytics.

Sobre les dades disponibles en Analytics es poden elaborar informes i panells de control per a l'anàlisi de processos, identificació de tendències o gestió de determinats serveis. Els primers estan destinats a l'anàlisi i els segons a la visualització i interpretació de les dades.

Configuració d’ALMA Analytics en el SBD

En el SBD diferenciem entre Analytics i "Portal Analytics":

Analytics és l'eina d'anàlisi de dades pròpiament dita. S'accedeix a ella per a elaborar informes i panells de control en funció dels permisos que tinga cada persona.
"Portal Analytics" és un panell de control públic al qual té accés qualsevol persona que treballe amb ALMA en el servei. En ell s'han recopilat i presentat de manera homogènia una sèrie d'informes que s'han considerat d'interés per a la gestió del conjunt de les biblioteques.

La configuració d’Analytics s'ha realitzat seguint una estructura de carpetes en tres nivells, en funció de l'interés potencial dels informes que es creen en cadascuna d'elles:

Carpeta personal. Cada persona autoritzada en el sistema disposa d'una carpeta d'ús personal exclusiu. Els continguts solament són accessibles per la persona a la qual pertany. És aquesta carpeta la que s'ha d'usar sempre per a fer proves tant d'informes com de panells de control. És la carpeta prioritària per a treballar amb Analytics.
Carpeta Biblioteca. S'han definit carpetes per cada biblioteca més altres per a seccions centrals. Aquestes carpetes són públiques dins de la institució, és a dir, qualsevol amb accés a Analytics pot veure, modificar o esborrar els continguts de qualsevol carpeta. En aquestes carpetes s'han de depositar únicament informes o panells que siguen d'interés per a la biblioteca en qüestió.
Panell "Portal Analytics". Es tracta d'un panell gestionat des de TeCNiS on s'inclouran els informes que es consideren d'interés per al conjunt del servei. Qualsevol canvi, modificació o esborrat ha de comunicar-se a TeCNiS.

Qui utilitza ALMA Analytics en el SBD?

ALMA Analytics defineix els següents rols:

Gestió del sistema. Aquests rols s'assignaran al personal de TeCNiS.
Disseny Analytics. Permet accés complet al sistema per a crear, modificar o esborrar continguts. És important matisar que no és possible restringir permisos de manera detallada, per la qual cosa qui accedeix al sistema es responsabilitza de l'ús correcte de l'eina. Cada direcció, coordinació i cap de secció comunicarà a TeCNiS les altes i baixes del personal autoritzat per a dissenyar anàlisis...
Visualització. Qualsevol persona que treballe en ALMA pot accedir al Portal d’Analytics per a consultar continguts.

Pautes a seguir en el treball amb ALMA Analytics

Utilitzar sempre la carpeta personal per a proves i informes d'interés particular.
Cada persona solament depositarà continguts en la carpeta de la biblioteca a la qual està assignada.
Analytics no disposa de paperera de reciclatge, marcat de continguts per a esborrar ni còpies de seguretat accessibles, per tant cal tindre molta cura quan es treballe amb carpetes compartides.
Els panells de control han de crear-se sempre en la carpeta compartida de la biblioteca corresponent. Mai utilitzar els panells de control generals.
Eliminar sempre informes temporals, desfasats o que no s'utilitzen de les carpetes compartides. Evitar la síndrome de Diògenes.
Abans de generar un informe nou, comprovar si es pot reutilitzar o completar algun que haja sigut creat per una altra biblioteca.
Els informes que es dipositen en carpetes compartides han de tindre un nom normalitzat seguint el següent format: TTTT- PPPP -Nom_descriptiu. On:
- TTTT és l'àrea temàtica a la qual pertany l'informe, segons el següent vocabulari:
  - CIRC: Circulació
  - CATA: Procés Tècnic
  - ADQU: Adquisicions
  - RREE: Recursos Electrònics
  - QUAL: Qualitat
- PPPP són les inicials de la persona que crea l'informe, seguint les mateixes inicials que les utilitzades per a signar els registres bibliogràfics. Des de TeCNiS es proporcionaran els codis a les persones que no els tinguen.
Tots els informes que es depositen en carpetes compartides han de portar dues metadades bàsiques: títol i descripció.
Títol i descripció s'inclouran com a encapçalament de les taules o gràfics utilitzant les facilitats que ofereix Analytics.

10. El títol ha de ser descriptiu del contingut, ha de permetre identificar de manera clara el propòsit i abast de l'informe.

11. La descripció ha de ser un text coherent, ampli, on es detallen: què conté i per a què serveix, les variables que s'han utilitzat, qualsevol observació sobre restriccions o potencials problemes en el seu ús, etc. L'objectiu és que qualsevol persona puga reutilitzar els materials compartits de manera senzilla

12. En la mesura que siga possible les taules dels informes han de portar noms de columnes descriptius, evitant els codis que el sistema utilitza per defecte.