Novedades y avisos

Novedades y avisos para el personal gestor

30 may 2022

Generales

Se ha añadido en la parte superior de la bandeja de entrada un desplegable para filtrar rápidamente por estado (leído, no leído) y por tipo de mensaje (VALIJA, GEISER, INSTANCIA GENERAL, INSTANCIA INTERNA).
Ahora los mensajes se ordenan por fecha de última acción y no por fecha de creación. De esta forma es más fácil identificar los mensajes que nos redirigen.
Ahora se puede abrir el contenido del mensaje al pulsar sobre el Id.
Los mensajes que reenviemos aparecerán indentificados con un icono :

Mensajes de tipo INSTANCIA

Si se añade documentación a un expediente de forma posterior a su registro, esta aparecerá listada dentro de la ventana "Ver mensaje" y se nos enviará un correo de aviso.

Grupos

Ahora podemos configurar los grupos para que no se nos envíe un correo de aviso cada vez que recibimos un mensaje de Valija.

22 mar 2022

Se ha añadido la posibilidad de enviar mensajes a unidades externas DIR3:

16 feb 2022

Novedades de la versión 1.5.8 de Valija:

Visualización de 25 filas por defecto en las bandejas de mensajes recibidos y enviados.
Las filas de los mensajes recibidos y enviados quedan marcadas al pulsar sobre ellas. Facilita la identificación del mensaje para realizar acciones sobre él:

Ahora en el campo "Grupo destinatario" muestra primero el grupo y luego la unidad. Facilita la identificación de a donde va dirigido el mensaje cuando mostramos todos los mensajes:

Mensajes contextuales en los iconos:

Posibilidad de realizar más acciones desde la ventana "Ver mensaje". Evita tener que hacerlo en 2 pasos y perder el "foco" sobre el mensaje sobre el que se está trabajando:

Los correos de aviso de recepción de mensajes de Valija, ahora incluyen el identificador del mensaje. Facilita su búsqueda en la bandeja de entrada:

Atención al usuario

¿Problemas con el uso de la aplicación?

Recuerde que dependiendo de la incidencia tendrá que realizar una gestión u otra:

Incidencias de funcionamiento de la valija	Gestión de usuarios y grupos de la unidad
Ticketing eAdmin: https://links.uv.es/eadmin/ticketing	Cualquier alta/baja de usuario deben realizarla los administradores de la valija de la Unidad. La gestión de grupos debe canalizarse también hacia ell@s.

Acceso a la aplicación

Entorno de DESARROLLO:
- Valija Electrónica: https://webgesdes.uv.es/uvWftWeb/actionMensajero.do o https://webgesdes.uv.es/uvValijaWeb/
- Trámite Instancia Interna (PERS2UNIT): https://webgesdes.uv.es/uvEntreuWeb/menu.jsp?idtramite=PERS2UNIT
- Trámite Instancia General (EXSOLP2U): https://webgesdes.uv.es/uvEntreuWeb/menu.jsp?idtramite=EXPSOLP2U

Entorno de TEST:
- Valija Electrónica: https://webgestest.uv.es/uvWftWeb/actionMensajero.do o https://webgestest.uv.es/uvValijaWeb/
- Trámite Instancia Interna (PERS2UNIT): https://webgestest.uv.es/uvEntreuWeb/menu.jsp?idtramite=PERS2UNIT
- Trámite Instancia General (EXSOLP2U): https://webgestest.uv.es/uvEntreuWeb/menu.jsp?idtramite=EXPSOLP2U

Entorno de Producción:
- Valija Electrónica: https://webges.uv.es/uvWftWeb/actionMensajero.do o https://webges.uv.es/uvValijaWeb/
- Trámite Instancia Interna (PERS2UNIT): https://webges.uv.es/uvEntreuWeb/menu.jsp?idtramite=PERS2UNIT
- Trámite Instancia General (EXSOLP2U): https://webges.uv.es/uvEntreuWeb/menu.jsp?idtramite=EXPSOLP2U

Objetivos

La valija electrónica en la UV, tiene dos objetivos principales:

Ser el canal de comunicación corporativo entre unidades administrativas para compartir la documentación electrónica que interviene su gestión diaria (U2U).
Ser el canal de comunicación de los ciudadn@s con las unidades administrativas a través de las instancias general e interna.
Se ha integrado la valija con TACTICA para permitir gestionar el expediente electrónico desde la Valija (P2U). El ciudadano ve esos trámites como uno más en Sede Electrónica, sin embargo la gestión del expediente se realiza en la valija y no en TRAMITEM como el resto e trámites.

La nueva tramitación electrónica en la UV.

Las unidades se pueden comunicar y transferir documentación electrónica entre ellas.
Las unidades van a poder definir los canales por donde quieren recibir estas comunicaciones. Estos canales se denominan circuitos o grupos de gestión.

La ciudadanía se puede comunicar con las unidades a través de la instancia general e interna. El ciudadano ve esos trámites como uno más en Sede Electrónica, sin embargo la gestión del expediente se realiza en la valija y no en TRAMITEM como el resto e trámites.

COMUNICACIÓN O INTEROPERABILIDAD ENTRE UNIDADES

La valija va a permitir definir a las Unidades de la UVEG los canales de comunicación a través de los que quiere recibir documentación electrónica por parte de las otras unidades.

La gestión de la misma se basa en un modelo descentralizado. Cada unidad va a poder definir y gestionar sus propios canales de comunicación. Además va a tener autonomía para poder asignar / desasignar canales al personal adscrito a la misma.

Se pretende sustituir el traslado de documentos en papel o el envío de documentos electrónicos a través del correo que realizan las unidades en su gestión diaria. Manteniendo y aumentando si cabe las garantías, la confidencialidad y la eficiencia.

Los mensajes son de dos tipos:

Mensajes que realizan anotación registral: se asienta en el Registro de E/S el envío/redirección del mensaje generando apuntes registrales de salida de la unidad origen y de entrada en la de destino.
Comunicaciones Internas: no se asienta en el registro de E/S . Sustituirían al envío de documentación en papel mediante el 'sobre marrón'.

Los mensajes se van a poder REDIRIGIR o RECHAZAR entre las unidades . Este modelo va a permitir definir flujos de trabajo interno entre las Unidades de gestión de la Universitat.

COMUNICACIÓN DEL CIUDADANO CON LAS UNIDADES - EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN LA VALIJA

Situación antes de la Valija electrónica ver 1.3

Comunicación electrónica

El ciudadan@ (alumn@, empresa, personal vinculado a la UV, ciudadan@s no vinculados a la Universitat) se comunicaba electrónicamente con la Universitat por varias vías:

A través de la SEDE ELECTRÓNICA (ENTREU) donde la Universitat publica todas aquellas TRAMITACIONES ESPECÍFICAS que se pueden realizar COMPLETAMENTE en electrónico: el ciudadano inicia el trámite rellenando una solicitud con o sin pago electrónico, se abre en ese momento el expediente electrónico. Ese expediente pasa a disposición de las unidades que gestionan ese procedimiento a través de TRAMITEM (gestor de expedientes electrónicos de la UV).

En estos trámites puede existir pago electrónico, conexiones a servicios de otros organismos públicos, calculo complejos necesarios para la gestión, conexiones a las bases de datos corporativa. Finalmente el procedimiento se resuelve generando documentación o resoluciones firmada electrónicamente a través de sellos de órgano o certificados de funcionari@ de la UVEG.

A través del AULA VIRTUAL, SECRETARÍA VIRTUAL y el correo electrónico las personas vinculadas a la Universitat pueden realizar algunas gestiones.

Comunicación en papel

El ciudadano se persona en las Oficinas de registro o las unidades de gestión y presenta una solicitud y documentación en papel.

Situación con la puesta en marcha de la Valija electrónica ver 1.3 - EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

La Universitat incorpora a la SEDE ELECTRÓNICA (ENTREU) dós trámites electrónicos de propósito general. Estos trámites tienen las fases básicas de cualquier trámite: INICIACIÓN, INSTRUCCIÓN y TERMINACIÓN.

En un principio no van a contemplar el pago electrónico, la conexión con servicios web de otros organismos ni validaciones con las bases de datos de la Universidad (únicamente la pertenencia o no al colectivo de personas vinculadas con la universidad en el caso de la instancia interna)

Instancia General o Registro electrónico ('el 'expone/solicita')

Es un procedimiento dirigido a hacer posible la presentación de solicitudes genéricas que no precisen la utilización de modelos normalizados existentes en la Sede Electrónica, tal y como se prevé en la Ley 39/2015. Exige necesariamente autenticación con certificado digital tanto a personas físicas como jurídicas.

A través del mismo cualquier ciudadano (perteneciente o no a la UV) puede iniciar una tramitación electrónica (siempre y cuando no haya un procedimiento especifico en nuestra sede electrónica). Es un procedimiento administrativo muy simplificado: Inicio-Instrucción-Terminación (con más fases internas a los gestores)

Instancia Interna (procedimientos internos exclusivos de personas vinculadas a la UV - alumn@s, PAS,PDI,PI)

Este trámite permite canalizar las peticiones o requerimientos del personal vinculado con la Universitat de Valéncia hacia las diferentes unidades funcionales. Es un procedimiento administrativo muy simplificado: Inicio-Instrucción-Terminación (con más fases internas a los gestores)

Las Unidades de gestión tienen infinidad de procedimientos administrativos relacionados con el personas vinculadas a la UV:

Rellenar un formulario en papel que aparece en la página web de la Unidad, registrar en las Oficinas de registro, recibir esa documentación en la unidad de gestión, realizar la gestión por esa unidad.
Rellenar un formulario en papel que aparece en la página web de la Unidad, enviar con el 'sobre marrón' a la unidad destino, recibir esa documentación en la unidad de gestión, realizar la gestión por esa unidad.

Se ha integrado la plataforma de administración electrónica de la Universitat (TACTICA) con la Valija electrónica. A través de la instancia general o registro electrónico el ciudadano se va a poder relacionar con las unidades de gestión y va a poder tramitar los procedimientos administrativos relacionados anteriormente.

El procedimiento electrónico de la instancia general e interna es un procedimiento que contiene las fases básicas de cualquier trámite: INICIACIÓN, INSTRUCCIÓN y TERMINACIÓN (internamente existen más fases para reflejar la gestión del procedimiento).

Al integrar TACTICA (Entreu-tramitem) con la valija, transformamos ésta última en una herramienta de gestión de expedientes electrónicos.

Es importante destacar que la gestión de usuarios y la definición de circuitos de gestión recae directamente en las Unidades a través del rol de administrador de la valija que tendrán asiguando algun/as personas de la Unidad.

Pantallas de recepción de un mensaje en la valija versión 1.3

Acciones posibles sobre un mensaje de tipo INSTANCIA GENERAL o INSTANCIA INTERNA (P2U)

El expediente electrónico asociado a los mensajes de tipo P2U ES ACCESIBLE como una acción más dentro del mensaje.

Una vez en el expediente, podemos gestionar el trámite Instancia general o Interna (dependiendo del origen) como si accediéramos directamente desde TRAMITEM.

La seguridad del expediente recae ahora en la valija. Es decir, al expediente sólo accederán los usuarios de valija que estén autorizados para ello.

El gestor irá avanzando las fases a medida que vaya avanzando en la tramitación del mismo. Cualquier acción se va a reflejar en 'el meu lloc personal' de la persona solicitante que realizó la solicitud y en el estado del mensaje. Va a poder realizar cualquier acción sobre el expediente de igual forma a cómo lo haría desde TRAMITEM:

Imprescindible

Lo que debemos saber - Presentaciones detalladas de la herramienta.

Infografía

Pastillas de formación que te van a permitir trabajar rápidamente en la valija

Definición de procesos de gestión de mi unidad

G1 Delimitar los procesos de gestión que puedo implementar en la Valija

G2 Analizar y definir cada uno de los procesos entre unidades

G3 Analizar y definir cada uno de los procesos de persona a unidad

Guías rápidas de uso de valija

Documentación

Manuales o guías de uso detallados

Vídeos de formación

Vídeos que os ayudarán a realizar vuestra gestión

Circuitos de gestión para unidades

Procesos de las U.Administrativa implementados ad-hoc con grupos de gestión en valija

*Unidad Administrativa*	*Procedimientos electrónicos*
Servicio de Contabilidad
Servicio de Investigación
Servicio de Contratación
Servicio de recursos Humanos (PAS)
Servicio de Política Lingüistica (SPL)

FAQ - Preguntas frecuentes

(pulsar para acceder)

Documentación de versiones anteriores

Manuales o guías de uso detallados de versiones anteriores

Manuales	En las diferentes versiones se ha ido evolucionando la herramienta. Cada versión incorpora nuevas funcionalidades sobre la anterior
	Vesión 1.0 . mayo 2013 Valija_electronica_Vers 1.0.pdf	En su versión inicial 1.0, la valija maneja mensajes de tipo U2U. Es decir sólo se podía establecer comunicaciones entre unidades. Permite visualizar el contenido, los usuarios que lo han leido, y los datos registrales.
	Vesión 1.1 - 11 octubre 2015 Valija_electronica_Vers 1.1.pdf	La versión 1.2 mejora la versión anterior: Se extiende el uso del Identificador propio a las unidades receptoras Ampliación de las características de filtrado Filtros en Mensajes Enviados Filtros en Mensajes Recibidos Generación de correos electrónicos a partir de mensajes Gestión de Archivos Gestión de históricos
	Vesión 1.2 - septiembre 2019 Valija_electronica_Vers 1.2.pdf	Esta versión se centra en seguir ampliando las funcionalidades de la Valija electrónica, además de implementar el manejo de mensajes P2U tanto para mensajes internos como para los que puedan proceder de fuera de la UV. Como mejoras en la gestión se incorpora: Redirección de mensajes Rechazo de mensajes Incorporación en los mensajes de los grupos de cada unidad para poder canalizar correctamente los mismos. Posibilidad de registrar de salida documentos que van a enviarse a personas físicas o jurídicas (evita tener que pasar por la oficina de registro para obtener num. apunte de salida) Reestructuración de la ventana de mensajes recibidos Ampliación y mejora de los filtros de búsqueda Mejora en la gestión de estados de los mensajes recibidos para permitir marcar a las unidades receptoras el estado de la gestión interna del mensaje. Además, permitirá a las unidades administrar de manera interna su distribución para facilitar su trabajo. Se van a poder definir circuitos o grupos que van a permitir ‘canalizar’ la entrada de documentación en las unidades en base a las necesidades de gestión de cada una. Serán las propias unidades quien autorice a usuarios de su unidad a uno o varios grupos. Se incorpora también en la gestión de valija la atención de las instancias general e interna de forma básica (sin integración con expediente electrónico)

Presentaciones
	Versión 1.0 valija_electrónica_crea_envia_vers 1.0.pdf valija_electrónica_recibe_sigue_vers1.0.pdf valija_electrónica_conceptos_REDUC_vers 1.0.pdf valija_electronica_Tutorial_vers 1.0.pdf
	Versión 1.2 - PENDIENTE pase a PROD Contenido de la versión 1.2 de valija
Casos de Uso
	Guia de Uso VALIJA_1_2_0

Contenidos

VALIJA UV