7. Tancament fiscal

Owned by DIANA FERRANDIS NIEVES
Last updated: may 17, 2024
7 min read

El tancament fiscal és un procés que s’executa en dues parts:

  • En primer lloc i, abans de que finalitze l’any, s’ha de fer el traspàs de llibres majors i fons a l’any fiscal següent.

  • Després, en gener, es traspassaran les línies d'ordre de compra que no estan tancades a l’any nou.

7.1. Traspàs de llibres majors i fons

Abans de finalitzar l'any (abans del 31 de desembre) cal dur a terme en Alma el traspàs dels llibres majors al següent any fiscal. El que fa Alma és un roll over, és a dir, una còpia de la jerarquia de fons dels llibres majors.

Des del menú d'Adquisicions seleccionem l'opció Herramientas avanzadas > Traspasar libros mayores. En aquesta pàgina veurem les tasques que s'han anat executant cada any per al traspàs dels llibres majors. Aquesta tasca l’executa la secció de TECNIS que ho comunicarà a les seccions d’Adquisicions de les biblioteques.

Per a executar la tasca se seleccionarà el botó de la part superior dreta de la pantalla “Añadir tarea”. S'emplenarà el formulari de la següent manera:

  • Crear asignación: seleccionem l'opció “Ninguno”.

  • Libro mayor: seleccionarem un per cada tasca. Com hi ha 11 llibres majors es llançaran 11 tasques.

  • Acción: còpia.

  • Crear estado: borrador.

  • Desde el año: es posaran les dates amb la següent estructura: 2022/01/01-2022/12/31.

    • Atenció!! Una vegada s’ha traspassat el primer llibre major, ens anirem a la Configuració d’Alma, i en el menú Adquisiciones > General > Periodo fiscal del fondo y del libro mayor crearem el nou any fiscal. Veure més avant * Taula de configuració dels períodes fiscals.

  • Copiar notas: seleccionar

  • Copiar adjuntos: seleccionar

  • Añadir y cerrar

Esperarem que es complete la tasca i des dels tres punts podrem veure l'informe on està la informació dels fons que s'han copiat:

Una vegada copiats els llibres majors i fons cal canviar-los el nom a cadascun dels llibres majors amb l'any del nou període fiscal. Des del menú Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Fondos y libros mayores, filtrem per l'any fiscal que hem creat i cal entrar en cadascun d'ells per a modificar el nom. Per exemple: “Comptes GRI 2021” el canviem per “Comptes GRI 2022”.

*Taula de configuració dels períodes fiscals (cal tenir en compte que el sistema NO ens deixarà crear un nou any fiscal en la taula fins que no hem fet el traspàs d'almenys un dels llibres majors):

Al desembre de 2021, el traspàs de llibres majors es va fer el dia 22. Una vegada finalitzada, la secció de TECNIS envia un missatge a les seccions d'Adquisicions de les biblioteques establint un calendari per a, al gener, dur a terme el traspàs de les POLs.

Informes en Analytics:
S'han creat dos informes en Analytics (estan en la carpeta de TECNIS) per a detectar possibles errors i esmenar-los abans de fer el traspàs de les POLs*:

  • TANCAMENT FISCAL-POLs amb exemplars NO REBUTS, en els últims 2 anys, en estat TANCADES

  • TANCAMENT FISCAL-POLs amb exemplars REBUTS, en estat ENVIADES o ESPERANT FACTURA

En els dos informes cal modificar en els criteris el filtre corresponent al període fiscal i seleccionar l'any fiscal en curs.
Tots dos informes es descarregaran d'Analytics i s'enviaran per part de la secció de TECNIS a les biblioteques perquè revisen les comandes i facen les modificacions oportunes.
(Els dos informes estan fets des de l'àrea de Physical items, ja que des de Funds expenditure no és possible relacionar la informació de la POL amb la de recepció dels exemplars.)
*Cal tindre en compte que qualsevol comanda que tinga un estat diferent a TANCAT passarà a l'any següent. Per tant, abans de fer el traspàs de POLs, s'han de revisar (aneu amb compte amb les comandes que s'han fet per a més d'un exemplar, però en els quals només s'ha rebut un i posteriorment s'han cancel·lat els altres).

7.2. Traspàs de les POLs

Aquest és el segon pas en el procés del tancament fiscal.
És important que els fons i llibres majors estiguen actius abans de dur a terme el traspàs de les línies d’ordre de compra. Per tant cal ACTIVAR el llibre major de cada biblioteca abans de fer el traspàs de POLs.

Per part de les biblioteques és important que les factures de l’any que es tanca estiguen introduïdes en Alma i les POLs associades tancades. Incloure factures a posteriori es un procés delicat que és millor evitar.

El traspàs de línies d’ordre de compra es realitza des del menú Adquisiciones > Herramientas avanzadas > Traspasar líneas de orden de compra. Se selecciona “Añadir tarea”:

  • Es passa el Compromís (Encumbrance). Per tant se selecciona aquesta opció en la primera línia del formulari.

  • Se selecciona l'any fiscal des del qual es passaran les POLs, és a dir, l'any fiscal que tanquem.

  • Se selecciona la Biblioteca. Cal executar una tasca per cadascuna d'elles.

  • Casella “Verificar el compromiso máximo”:

“Para garantizar que se lleva a cabo la comprobación de las normas de sobre-compromiso del fondo/libro mayor. Borrar esta opción si no se quiere que se verifiquen las reglas de sobre-compromiso (por ejemplo, en instituciones cuyos fondos no tienen dinero porque el traspaso del libro mayor se ejecuta sin asignación).”

La deixem sense marcar en tots els casos.

  • Casella “Modo de Informe”. Si marquem aquesta casella es genera un informe previ al rollover que ens permet veure possibles errors. És millor executar primer l'informe per a veure si hi ha errors i poder corregir-los. Una vegada corregits es pot executar la tasca:

“Se recomienda seleccionarlo para simular un traspaso de línea de Orden de compra en modo de prueba antes de generar un traspaso de Orden de compra real. Esta opción genera un informe que identifica cualquier error que necesite ser resuelto. El traspaso es simulado pero no se hacen cambios en el repositorio.”

  • Les altres tres opcions, que fan referència als tipus de POLs, es poden deixar sense marcar o marcar totes perquè passen totes les POLs. Si només es vol que passen les POLs d'un tipus determinat, es marca només aquesta opció.

En l'informe que es genera després de la tasca podem veure les POLs que s'han traspassat amb èxit i els errors que hi ha hagut:

Una vegada fet el traspàs de POLs amb èxit es tanca el llibre major de l'any que ha acabat i es comprova que la suma del Compromís d'aquest llibre major està a zero, d'aquesta manera ens assegurem que tot ha passat d'un cicle comptable al següent.

*Per a les biblioteques que no tenen POLs que passar d'un any al següent no seria necessari fer la tasca de traspassar les POLs, n'hi ha prou amb activar-los el llibre major del nou any i tancar el de l'any anterior. Això pot succeir amb les biblioteques menudes: Històrica, Ontinyent, etc.

7.3. Tasques de les biblioteques posteriors al traspàs de POLs

  • Modificacions per a poder treballar amb fons assignats després del traspàs de POLs:

Els fons assignats amb pressupost (és a dir, límit de despesa) l'any anterior, s'han de modificar un a un per a restaurar-los les regles del llibre major (sense límit) perquè puguen anar funcionant. Quan vagen tenint pressupost, es canvien les regles de cada fons per a impedir sobrepassar el límit: és a dir, se li fa l'assignació i es bloquegen les opcions “Compromiso máximo permitido” i “Gasto máximo permitido” a NO. Si no es fa això, aquests fons no apareixen i no es pot treballar amb ells des de les POLs. No podreu demanar ni introduir factures.

  • Canvis en l'estructura de fons:

Si es vol fer alguna modificació en els fons s'ha de realitzar una vegada finalitzada la tasca de traspàs de POLs, mai abans. Això es refereix a qualsevol tipus de canvi que afecte l'estructura de fons: esborrar un fons, canviar-li el nom, fusionar dos fons...
Un exemple d'això és l'eliminació de fons assignats a projectes d’investigació. Quan detectem que un projecte ha finalitzat es pot desactivar el fons l'any en curs i eliminar-lo a l'any següent després del traspàs de POLs.

7.4. Com fer canvis una vegada tancat el llibre major

Si hem d’incloure alguna factura una vegada s’ha tancat el llibre major, el primer que hem de fer és Activar el llibre major de l’any anterior. També haurem de modificar el període de gràcia per a que ens deixe treballar amb ell. Aquest període està configurat en 30 dies, per a modificar-lo haurem de tindre en compte la data en la que estem.

Per activar un llibre major s’ha de tindre el rol d’Administrador d’Adquisicions en Alma.

No és convenient tindre dos llibres oberts al mateix temps, per aquest motiu la re-obertura serà puntual i es tornarà a tancar una vegada finalitzades les correccions.

Si teníem la factura ja creada l’esborrarem, amb cura d’anotar els IDs de les POLs implicades. En cadascuna de les POLs farem el següent:

  • Reobrim la POL, que queda en estat “En revisión”, per a editar-la

  • Associem el fons comptable corresponent a l’any anterior

  • Estado de la factura: Facturado parcialmente

  • Método de adquisición: Compra sin carta

  • Ordenar ahora

En aquest moment queda la POL en estat “Esperando factura”.

Introduïm la factura en Alma i una vegada estiga tot tancat procedirem a tancar el llibre major de l’any anterior i restaurar els períodes de gràcia de 30 dies.

7.5. Documentació en el KC d’ExLibris

SERVEI D'INFORMÀTICA - UNIVERSITAT DE VALÈNCIA - www.uv.es/siuv