3. Realitzar comandes

3.1. Importar / crear un registre bibliogràfic

Per a crear una Línia d’orde de compra, cal partir d'un registre bibliogràfic.

Els registres bibliogràfics es poden aconseguir a partir de:

• Un registre existent al nostre catàleg (zona de la Institució), o un registre de títols electrònics descarregat de la zona de la comunitat
• Un registre importat en recursos externs
• La creació d’un registre bibliogràfic nou

En primer lloc, heu de tractar de localitzar el registre bibliogràfic desitjat a la Zona de la Institució. Una vegada el localitzeu, cal polsar el botó d’opcions situat a la dreta i seleccionar Ordenar del desplegable:

Amb aquesta opció, se us obrirà la pantalla per a la creació de la Línia d’ordre de compra (vegeu l’apartat 3.3. Crear i gestionar Línies d'ordre de compra).

Si el registre no es troba disponible a la zona de la Institució, la següent opció serà buscar en Recursos externs.

Heu de seleccionar Buscar en recursos externos. A continuació, s’obrirà la pantalla de l'editor de metadades. A la part superior, podreu seleccionar, des de les opcions mostrades al desplegable, el catàleg en el qual voleu realitzar la recerca, i baix, els camps sobre els quals voleu buscar.

Una vegada heu localitzat el registre que us interesse, heu de polsar sobre Importar.

En aquest moment, la pantalla de l’editor de metadades mostrarà les dades bibliogràfiques del registre a importar. En seleccionar la icona del carret de la compra i confirmar, se us obrirà un formulari anomenat Propietario y Tipo de Línea de Orden de Compra des del qual podreu crear la Línia d’ordre de compra (vegeu l’apartat 3.3. Crear i gestionar Línies d'ordre de compra).

Si no ha sigut possible trobar cap registre, haureu de crear un registre bibliogràfic breu, anant, com en el cas anterior, al menú Recursos, i seleccionar en aquest cas Editor de metadatos.

Seleccioneu Nuevo, i a les opcions del desplegable, MARC21.

Per a crear el registre breu, caldrà que ompliu, com a mínim:

• el camp 020: ISBN
• el camp 245: Títol
• Haureu de marcar també l'opció del menú Acciones de registro > Definir etiquetas de gestión > Exportar a WorldCat > No publicar.

En acabar, polseu sobre la icona del carret de la compra per iniciar el procés de creació de la POL. (vegeu l’apartat 3.3. Crear i gestionar Línies d'ordre de compra).

3.2. Sol·licituds de compra

3.2.1. Des d'ALMA

Des del menú ADQUISICIONES seleccionar Crear solicitud de compra.

S'obri la pantalla SOLICITUD DE COMPRA, on cal omplir les dades bàsiques de l'exemplar sol·licitat com TÍtol i l'ISBN.

A la secció Informació del recurs cal marcar el tipus de material desitjat: Físic (per defecte) o electrònic.

A la secció Atributs de la sol·licitud, cal introduir la persona sol·licitant i, molt important, la Biblioteca propietària (a la qual es fa la sol·licitud de compra).

Al camp de text Nota del solicitante podem introduir informació que ens permeta valorar la pertinència de la sol·licitud o ens ajude a identificar-la.

Una vegada completada la Sol·licitud de compra cal polsar el botó Guardar.

3.2.2. Des de Trobes

Un usuari identificat en Trobes pot sol·licitar la compra d'un llibre mitjançant el formulari de sol·licitud de compra.

Per a gestionar aquest tipus de sol·licituds cal situar-se en el Departament d'adquisicions de la nostra biblioteca en el menú ADQUISICIONES >> SOLICITUDES DE COMPRA>>GESTIONAR SOLICITUDES DE COMPRA.

3.2.3. Gestionar sol·licituds de compra

Des del menú de ADQUISICIONES >> SOLICITUD DE COMPRA >> GESTIONAR SOLICITUDES DE COMPRA , es gestionen tant les peticions arribades des de Trobes (sistema externo) com les d'ALMA (manualment).

Si polsem en GESTIONAR SOLICITUDES DE COMPRA se'ns mostren totes aquelles pendents de gestionar. Per defecte, es queden en la pestanya Sense assignar i a la dreta de cadascuna polsant en el botó Opcions vorem les distintes possibilitats.

A la dreta de la pantalla podem Editar la sol·licitud, Autorizar y enviar la orden o en el botó d'accions  veure més accions sobre la sol·licitud:

• Editar ens completa la informació que va a servir com a base per a portar endavant la comanda. Seleccionar Crear nuevo registro o Usar registro existente en el camp Informació bibliogràfica. Al seleccionar Usar registre existent, hi ha disponible una llista de selecció ràpida per al camp Títol mentre que els altres camps d'elements estan restringits. Una vegada que se selecciona un registre existent, es pot crear la sol·licitud de compra a partir d'aquest registre. També ens permet Reenlazar a un registre de la Institució.
• Autorizar y enviar la orden ens crea una línia de comanda. El número de línia de comanda apareix en el missatge de confirmació en la part superior de la pàgina. Aquesta acció fa que ALMA li envie automàticament al sol·licitant una correu amb l'assumpte Actualització de sol·licitud de compra confirmant l'aprovació de la seua sol·licitud.

• Botó accions (tres punts): ens permet una sèrie d’accions sobre la sol·licitud:
  • Rechazar: Apareixerà una casella de confirmació. Tingueu en compte que no es poden rebutjar sol·licituds que ja han estat aprovades. Al seleccionar Confirmar en la finestra de confirmació apareix un quadre de diàleg on cal triar el motiu del rebuig de la sol·licitud. Les opcions disponibles les podeu consultar en el següent quadre.
    
  • Enviar consulta al solicitante: Permet enviar un correu al sol·licitant per a demanar aclariments sobre la seua sol·licitud.
    
  •  Asignar a: Assignarà la sol·licitud a un altre operador.
  •  Reenlazar: Enllaçarà a un registre de la Institució més complet.

3.3. Crear i gestionar Línies d'ordre de compra (POL)

La creació d’una Línia d’ordre de compra és l'inici del flux de treball de compres.

Les comandes es generen a partir de la creació de Línies d'ordre de compra (POL) que posteriorment generen una ordre de compra o enviament (PO). Aquestes comandes, poden respondre a:

• una sol·licitud de compra, bé feta per un usuari a través del formulari de Trobes, o bé feta pel personal de la biblioteca mitjançant Solicitudes de compra>>Crear solicitud de compra
• la creació manual a partir d'un registre existent, mitjançant l'opció Ordenar

Quan es crea una Línia d'ordre de compra, els fons es carreguen o es reserven per a l'exemplar sol·licitat. A més, els registres d'inventari (exemplars) es generen i s'adjunten al registre bibliogràfic.

3.3.1. Creació manual de la POL

El primer pas és identificar un registre bibliogràfic per a usar per crear la Línia d'ordre. Els registres bibliogràfics es poden:

• crear o importar
• buscar en Alma:
  • al catàleg de la nostra institució
  • o bé, només textos en format electrònic, a la zona de la Comunitat

Per a crear manualment una POL, a partir d'un registre trobat al catàleg de la nostra Institució, seleccionar Ordenar des del desplegable del botó d'opcions situat a la dreta del títol.

Al començament de la creació de l'ordre de línia de compra hi ha dos camps que haureu d'omplir obligatòriament:

• El camp Propietario de la Línea de orden de compra. Fa referència a la biblioteca que realitza la comanda, la qual es seleccionarà a partir del desplegable.
• En segon lloc, cal triar el tipus de compra. Podeu consultar els diferents tipus de POL en el següent quadre. És molt important seleccionar adequadament el tipus d’ordre de compra perquè determinarà el flux de treball que seguirà. Una vegada creada una línia d'ordre de compra amb un cert tipus de compra, els fluxos de treball queden fixats i no es podran canviar. Com a exemple:
  • un tipus de compra per a materials físics crearà registres d'ítems i seguirà el flux de treball de Recepció.
  • un tipus de compra de recursos electrònics pot crear registres de portfolio i seguir el flux de treball d'Activació.
  • les ordres de compra per a subscripcions determinen que s'ha de seguir un procés de Renovació.

El tipus de compra està categoritzat en un desplegable en el qual heu de triar l'opció que s’ajuste a la comanda que heu de fer. Sota Recomendado apareixen els tipus que seran els més habituals.

Des del moment que trieu la Biblioteca propietària, us apareixerà l'opció Asignar inventario manualmente.

ALMA crea un registre d'existència i un registre d'exemplar per a la ubicació creada per defecte, amb uns valors assignats també per defecte. Aquest registre pot ser editat després en qualsevol moment.

Seleccionar la casella Asignar inventario manualmente, significa que el sistema no crearà de manera automàtica el registres d'ubicació i exemplar, que, no obstant això, hauran de ser creats manualment posteriorment.

Aquesta casella no es mostrarà segons el tipus de compra, com es el cas de les ordres de compra obertes.

Una volta seleccionades biblioteca propietària i tipus de compra, i completades si escau, la resta de dades, polseu sobre Crear línea de orden de compra. Confirmeu i ja us apareixerà creada la POL, amb l'identificador que li dóna el sistema (per exemple, POL-349).

Des del moment de creació d'una ordre de compra fins a la finalització del procés, la POL passarà per una sèrie d'estats, segons el punt del flux en el qual es trobe. Quan acabeu de crear la POL, l'estat inicial de la mateixa serà en revisió.

3.3.2. Pestanya Resumen

El registre de la línia d'ordre de compra es compon de diverses pestanyes. La marca blava en algunes pestanyes indica que aquestes inclouen informació. Per defecte, la pantalla mostra oberta la pestanya Resumen, on cal introduir les dades necessàries per a gestionar la línia d'ordre. Els camps marcats amb asterisc són obligatoris.

1. Dades dels exemplars ordenats. Per defecte, si no heu seleccionat anteriorment la casella d'assignar inventari manualment, ALMA genera automàticament un registre d'existències. Editeu, si cal, ubicació i política d'exemplar. En qualsevol moment del procés, és possible editar l'exemplar. El botó d'accions , situat a la dreta, permet les opcions d'editar i esborrar.

Per a crear més exemplars, heu de marcar +Añadir ubicación, i a la finestra emergent que s'obri, indicar el nombre d'exemplars que voleu ordenar, juntament amb la ubicació i política d'exemplar.

Si marqueu la casella Ruteo durante la recepción, i introduïu una nota de recepció, aquesta es mostrarà quan l'exemplar siga rebut en ALMA.

2. Informació del proveïdor*. Introduïu el nom del proveïdor a la casella Proveedor del material, o busqueu-lo mitjançant el desplegable. Quan siga seleccionat, els camps amb el percentatge de descompte i dates previstes de recepció i d'activació de reclamacions, lligades al registre del proveïdor, s'ompliran automàticament.

3. Preu*: És important que us assegureu que en el camp Cantidad para este precio, la quantitat d'exemplars ordenats es quede gravada, perquè serà la informació que rebrà el proveïdor. A l'introduir el preu en la casella Precio de la lista, observeu com la casella Precio neto s'ompli automàticament amb la quantitat que resulta d'aplicar al preu el descompte, i si és el cas, multiplicat pel nombre d'exemplars ordenats.

4. Finançament: fons*. Escriviu o seleccioneu de la casella desplegable el fons escaient, dins dels que se us mostraran, que seran els que corresponguen a la Biblioteca propietària. Heu d'observar que la quantitat que compromet al fons siga la correcta, és a dir, el preu dels ítems demanats amb el descompte aplicat pel proveïdor. Es mostrarà una línia de color blau, amb el fons seleccionat, el percentatge aplicat (l'habitual serà 100%), i els diners compromesos. Si es detecta algun error, es por esborrar seleccionant aquesta opció del botó d'opcions situat a la dreta. És possible dividir l'import de la compra en més d'un fons, seleccionant Añadir fondo i introduint el percentatge de finançament que es considere.

5. Detalls de la Línia de compra. Dins aquesta secció, podeu completar els següents camps:

– Mètode d'adquisició. Per defecte, us apareixerà l'opció Compra.

– Codi d'informe: Al desplegable heu de triar el Tipus d'adquisició.

– Tipus de material. Seleccioneu del desplegable el tipus de material a ordenar.

– Codi d'informe secundari: Seleccioneu el Motiu d'adquisició

– Codi d'informe terciari: El desplegable us mostra els Tipus de recurs que podeu seleccionar 

– Agrupació manual: En aquesta secció referent als detalls de la Línia de ordre de compra, n'hi ha una casella que heu de tindre en compte. En seleccionar aquesta opció, el sistema us permetrà agrupar manualment la POL amb altres Línies de compra de característiques similars (proveïdor, fons), en una Ordre de compra o PO. En cas de no seleccionar aquesta casella, la POL, si no té cap alerta que la deixe en estat de revisió, i una vegada validada, en Estat passaria a estar en estat d'agrupació automàtica.

6. Adicional: Si desplegueu aquest camp, trobareu informació sobre l'origen d'aquesta POL:  sol·licitud de compra o entrada manual. A més:

• podeu indicar si aquesta POL té Línies d'ordre de compra associades, indicant quines són. En el cas de cancel·lació, eixiria un missatge advertint de l'existència de línies associades
• podeu posar una altra referència addicional a la POL, en el cas que vulgueu identificar-la d'una altra manera

3.3.3. Altres pestanyes

A continuació trobareu una breu descripció de les diferents pestanyes de les quals consta la POL:

• Pestanya Detalles. Conté la informació bibliogràfica per a aquest títol
• Pestanya Alertas. Missatges d'alerta generats automàticament per Alma. El missatges amb el signe   en color roig, són aspectes a corregir per a poder completar el procés. Els missatges amb el signe de color blau,tenen una funció informativa.
• Pestanya Líneas de factura. A aquesta pestanya es pot veure, afegir o editar qualsevol línia de factura associada amb la Línia d'ordre de compra. Mitjançant el botó d'opcions podreu accedir a elles.
• Pestanya Lineas de la orden asociadas. En la pestanya Línies d'ordre de compra associades, poden veure's les línies d'ordre de compra que estan associades a la Línia d'ordre de compra actual.
• Pestanya Comunicaciones. Aquesta pestanya permet les comunicacions al proveïdor, com per exemple, els avisos de reclamacions, que s'envien per correu electrònic. Heu de tindre en compte que les respostes del proveïdor a les comunicacions no es registren automàticament en la pestanya de Comunicacions i han d'introduir-se manualment.
• Pestanya Usuarios interesados. Des de aquesta pestanya es gestionen els usuaris interessats. El sol·licitant de la sol·licitud de compra es defineix automàticament com a usuari interessat. Podreu seleccionar que es notifique a un usuari interessat quan l'exemplar es reba, s'active, es renove o es cancel·le, o que es faça una reserva de l'exemplar per a l'usuari. Quan se selecciona la casella Reservar es crea una sol·licitud automàtica de reserva d'exemplar físic per a l'usuari.
• Pestanya Historial. Aquesta pestanya traça una auditoria dels canvis realitzats en la Línia d'ordre de compra. Aquests inclouen canvis en estat, preu i distribució de fons.
• Pestanya Notas i Pestanya Adjuntos. Es poden afegir, actualitzar o eliminar notes i adjunts per a la Línia d'ordre de compra

3.3.4. Opcions per a guardar. Altres accions sobre la POL

Després d'introduir la informació de la POL, a la part superior trobareu una sèrie d'accions per a continuar:

• Guardar y continuar ¹. La informació introduïda es guarda i la Línia d'ordre de compra passa a la següent etapa del flux de treball. Si hi haguera alertes per a la Línia de l'ordre de compra, aquestes apareixen en un quadre de diàleg. Les alertes remarcades en roig, han de ser corregides obligatòriament. Les remarcades en color blau, com per exemple, les que ens avisen que el registre bibliogràfic és breu, o que ja hi ha més existències, són informatives, i no paralitzen el procés.
• Guardar ². L'ordre de compra es guarda. Aquesta opció s'utilitza si no s'està segur de voler que l'ordre de compra continue fins a la següent etapa del flux de treball de compra.
• Ordenar ahora ³. En seleccionar Ordenar ara, la línia d'ordre de compra és enviada al proveïdor, qui rep l'ordre mitjançant un correu amb la llista d'ordres.
• Aplazar ⁴. Permet ajornar la Línia d'ordre de compra. Al quadre emergent, heu de seleccionar al camp Recordatorio del aplazamiento , una data, i  al camp Razón, triar-ne una del desplegable. Tanmateix, podeu afegir notes. Les Línies d'ordre de compra ajornades es poden revisar i reactivar en qualsevol moment en Adquisiciones >> Líneas de Orden de compra >> Revisar aplazadas.
• Reenlazar ⁵. Aquesta eina serveix per a re-enllaçar la Línia de l'ordre de compra a un registre bibliogràfic diferent. Això pot ser útil quan es va cometre un error i la línia de l'ordre de compra està adjunta a un registre bibliogràfic incorrecte. La línia de l'ordre de compra està vinculada al registre bibliogràfic i els seus ítems i existències es transfereixen a aqueix registre bibliogràfic. L'opció, només està disponible per a Línies d'ordre de compra en estat de En revisió, Ajornat, Llest o Tancat.
• Cancelar línea ⁶. Es pot cancel·lar qualsevol línia d'Ordre de compra activa, excepte aquelles que estiguen en avaluació o a l'espera del pagament de la factura. Les línies d'Ordre de compra cancel·lades no s'eliminen de Alma, sinó que queden amb estat  de Cancel·lat, i poden ser reobertes. Els compromisos de la línia d'Ordre de compra cancel·lada són alliberats.

A més, si desplegueu el botó d'opcions situat a la línia d'accions superior, trobareu tres noves accions:

• Borrar ⁷. Aquesta opció només està permesa amb determinats rols d'usuari de Alma. En eliminar una línia d'Ordre de compra, aquesta s'esborra d'Alma i s'elimina qualsevol transacció associada a ella. Eliminar una línia d'ordre de compra principal també elimina els recursos de l'inventari associats.
• Cambiar referencia BIB ⁸. Opció disponible, mitjançant el botó d'opcions. Aquesta funcionalitat és útil, per exemple, si es va realitzar una comanda amb un registre bibliogràfic breu o incorrecte, i es troba el registre actualitzat o amb una descripció més completa, al repositori. Si se selecciona Canviar referència bibliogràfica, s'actualitza la descripció de la línia d'Ordre de compra a la descripció de la nova versió del registre, sense que els registres d'inventari es vegen afectats. Per altra banda, si es realitzen canvis en un registre bibliogràfic vinculat a una línia d'ordre, eixos canvis no apareixen automàticament en la línia d'ordre. Perquè siguen efectius també en la línia d'ordre és necessari entrar en ella i amb l'opció Cambiar referencia BIB introduir el registre bibliogràfic modificat.
• Guardar como plantilla ⁹. Disponible al desplegar el botó d'opcions de la línia superior. Aquesta eina permet guardar la Línia de l'ordre de compra creada com una plantilla per a realitzar futures comandes.

3.3.5. Línies d'ordre de compra en revisió

Les Línies d'ordre de compra s'envien a revisió si hi ha problemes amb les dades, com ara informació incompleta o invàlida. Les POL a les quals falta informació obligatòria o contenen errors, queden amb estat en revisió. Les POL que requereixen revisió apareixen en la pàgina de línies d'ordre de compra en revisió: Adquisiciones >>Líneas de orden de compra >>Revisar.

A continuació, s'obrirà la pantalla de Línies d'ordre de compra en revisió agrupades en les pestanyes d'assignació “Asignadas a mí", "Sin asignar" "Asignadas a otros". Les pestanyes d'assignació són la manera com Alma gestiona les tasques, en relació als rols de cada usuari del sistema, i permeten diferents possibilitats d'actuació.

En la pestanya  Asignadas a mi, a la dreta de cada Línia d'ordre de compra, es mostraran, segons el perfil dels rols,  una sèrie d'opcions:

• Editar per a modificar-la
• Ordenar ahora perquè s'empaquete automàticament en una ordre de compra (comanda) d'un element.
• A partir del botó d'opcions també es pot, segons els casos, Asignar o Liberar asignación , Aplazar, Reenlazar, Cambiar referencia bibliográfica, Cancelar i Borrar

Seleccioneu Editar per revisar i, si escau, corregir la POL. En acabar, polseu sobre Guardar y continuar perquè la POL continue el flux que li corresponga.

3.3.6. Reclamacions al proveïdor

Les reclamacions es creen per a les línies d'ordre de compra quan una ordre no arriba o no és activada en la data prevista. Aquesta data, ve determinada per la informació associada al Proveïdor respecte als terminis de lliurament del material i els períodes de gràcia de les reclamacions. Aquesta informació es pot ignorar i modificar manualment en la pestanya Resumen de la POL. Quan aquesta data es modifica, les dates de recepció dels exemplars associats amb aquesta línia d'ordre de compra es modifiquen.

Les POL amb reclamacions es poden veure a la pàgina Adquisiciones >> Orden de compra >> Líneas >> Reclamación. També es pot obrir aquesta pàgina si seleccioneu Línies d'ordre amb reclamació, de la llista de tasques del menú permanent.

Cada nit Alma executa un procés per a identificar els elements que no s'han rebut en data prevista, i envia reclamacions automàticament al proveïdor.

Una vegada rebut l'exemplar, s'elimina automàticament de la llista de reclamacions.

Si accediu a una POL amb reclamació, a la dreta del registre, es mostren els botons que permeten les opcions d'editar la Línia d'ordre o canviar la data de recepció prevista, a més de les accions addicionals del botó d'opcions.

3.4. Cerca de Línies d’ordre de compra

A la caixa permanent de cerca, podeu buscar Línies d’ordre de compra segons els camps que trieu del desplegable.

També podeu fer ús de les Facetes de l’esquerra de la pàgina, filtrant per Estat:

Amb l’opció de Cerca avançada podeu buscar també dins de Línies de compra, pel seu Flux de treball, que es correspon a l’estat en el que es troba la POL.

Els estats en que pot estar una POL són:

En Revisión: És l'estat inicial d'una línia d'ordre de compra recentment creada. Són mostrades a Adquisiciones >> Líneas de orden de compra >> Revisar. Una Línia roman en aquest estat mentre tinga alguna alerta a corregir o no siga validada correctament. L’estat en revisió canviarà en seleccionar Ordenar ahora o, en el mode d'edció, Guardar i Continuar per a la línia d'ordre de compra.

Agrupación manual: En el moment de la creació de l’ordre de compra, fou seleccionada l’opció d'agrupació manual. Aquest estat significa que la Línia d'ordre de compra, una volta passada la validació i seleccionada l’opció Guardar y Continuar, està llesta per a ser agrupada manualment en una ordre de compra (PO).

Agrupación automática: Si no es va seleccionar l’opció d’empaquetament manual, una vegada la POL ha sigut validada correctament, queda amb l'estat d'agrupació automàtica. Significa que la POL està a l’espera de ser agrupada automàticament pel sistema en una ordre de compra (PO).

Lista. La Línia d'ordre de compra apareix amb l’estat de llesta, quan va ser agrupada en una ordre de compra (PO), i aquesta encara no ha sigut enviada. Perquè una ordre de compra siga enviada a un proveïdor, totes les seues línies d'ordre de compra han de tindre l'estat de Lista.

Enviada: L'ordre de compra (PO) en la qual la línia d'ordre de compra està agrupada va ser autoritzada i enviada al proveïdor.

Cerrado: La línia d'ordre de compra ha estat tancada.

Esperando renovación manual: Les línies d'ordre de compra amb l'estat Esperant renovació canvien a Esperant renovació manual si estan marcades per a renovació manual i el moment de notificar sobre la renovació ha arribat.

Esperant renovació: La Línia d'ordre de compra va ser enterament processada i rebuda/activada, i serà renovada automàticament. Les línies d'ordre de compra físiques contínues que s'envien al proveïdor tenen l'estat d'Esperant renovació fins i tot si la renovació es fa manualment però no ha arribat encara la data de renovació. Les línies d'ordre de compra electròniques contínues reben aquest estat una vegada que són activades i l'usuari selecciona l'opció de Fet en la llista de tasques.

Esperant factura: Tots els exemplars associats a la línia d'ordre de compra es van rebre i la línia d'ordre de compra està llesta per a ser associada a la factura. Les línies d'ordre de compra individuals que no estan enterament facturades reben aquest estat una vegada que han sigut activades o rebudes.

En avaluació: Indica que la línia d'ordre de compra està en avaluació (una prova va ser sol·licitada o començada). Les línies d'ordre de compra amb aquest estat només poden ser editades per un Gerent/Operador de proves.

En avaluació (Renovació): La renovació de la línia d'ordre de compra està sent avaluada i encara no s'ha decidit. Les línies d'ordre de compra amb aquest estat només poden ser editades per un Gerent/Operador de proves.

Ajornada: La línia d'ordre de compra va ser ajornada per a ser gestionada en una data posterior.

Cancel·lada: La POL va ser cancel·lada. Es pot cancel·lar qualsevol línia d'Ordre de compra activa, excepte aquelles que estiguen en avaluació o a l'espera del pagament de la factura. Quan una línia d'Ordre de compra és cancel·lada. no s'elimina d'Alma. Encara es possible trobar l'ordre cancel·lada al sistema, i realitzar sobre ella una sèrie d’accions com editar, reobrir, o esborrar.

Esborrada: La Línia d'ordre de compra va ser esborrada del sistema. Una vegada que una línia d'ordre de compra és eliminada, no pot ser recuperada ni reoberta.

3.5 Crear i gestionar ordres de compra (PO)

Mitjançant el procés d’empaquetament, la Línia d’ordre de compra (POL) es transforma en Ordre de compra (PO).

3.5.1 Empaquetat automàtic / manual

• Si al crear la Línia d’ordre de comprar NO varem seleccionar EMPAQUETAT MANUAL, Alma empaquetarà automàticament cada nit les Línies de compra similars en una Ordre de compra o Comanda.

• Si varem seleccionar la casella Empaquetat manual trobarem la Línia d’ordre de compra en el menú ADQUISICIONS >> ORDEN DE COMPRA >> AGRUPAR

S’obrirà la pantalla LÍNEAS DE COMPRA PARA AGRUPAR en la que vorem les pendents. Marcarem la casella a l’esquerra de les quals desitjem empaquetar i polsarem el botó CREAR NUEVA ORDEN DE COMPRA

Apareix una nova pantalla amb l’ordre de compra en revisió. Seleccionar una de les següents opcions:

• Guardar: L'ordre de compra es guarda. Aquesta opció s'utilitza si no s'està segur de voler que l'ordre de compra continue fins a la següent etapa del flux de treball de compra.
• Guardar i continuar: La informació que es va modificar es guardada, l'ordre de compra és agrupada i després avança a l'etapa d'autorització i etapa d'enviament del flux de treball. Les Línies d’Ordre de compra s’empaqueten en Orden de compra i la comanda s’envia al proveïdor. L’estat de les Línies d’ordre de compra passa a Enviada.

Cal tindre en compte que tant per a l’empaquetat automàtic com el manual, ALMA sols permet empaquetar les Línies d’ordre de compra amb mateix:

•  Compte de proveïdor
•  Biblioteca propietària de la Línia de l’ordre de compra
•  Moneda
•  Continuïtat (exemplar únic o continu)
•  Métode d’adquisició

3.5.2 Ordres de compra en revisió

Si les Ordres de compra contenen informació insuficient o errònia, s’envien automàticament a revisió. Podem accedir a elles mitjançant el menú ADQUISICIONS – ORDEN DE COMPRA – REVISAR.

S’obri la pantalla ÓRDENES DE COMPRA EN REVISIÓN on, desplegant el botó d’opcions situat a la dreta de cadascuna d’elles, podem visualitzar, editar o fins i tot, esborrar.

Després de corregir o afegir la informació obligatòria, l’ordre de compra es agrupada i continua el flux de treball amb Guardar o Guardar y continuar com hem vist anteriorment.

3.5.3 Cancel·lar / esborrar comandes

• Per a cancel·lar una Línia d’ordre de compra ja empaquetada en una comanda enviada al proveïdor

En la Caixa de cerca permanent, buscar la Línia d’ordre de compra per qualsevol criteri que considerem.

Una vegada trobada la Línia d’ordre de compra desitjada, a la dreta del registre, seleccionar en el botó opcions Cancelar

S'obri una finestra emergent en la qual hem de triar la raó de la cancel·lació, i fins i tot, podem afegir una nota al respecte. La raó de la cancel·lació s'ha de seleccionar d'entre els motius llistats en aquesta taula. Marcant la casella Enviar cancelación al proveedor se li envia automàticament un missatge per correu electrònic informant-lo de la cancel·lació al polsar en Confirmar.

Vorem una nova pantalla que ens diu que la Línia d’ordre de compra ara està en estat Cancelado.

Una Línia d'ordre de compra enviada pot ser cancel·lada per diverses raons però desprès podem necessitar reobrir-la per a utilitzar les metadades i canviar altres com proveïdor, fons....

Buscarem la línia d'ordre de compra i la reobrirem.

Ara tornarà a quedar En revisió.

• Per esborrar una Línia de compra cal recuperar la Línia d’ordre de compra segons el que hem vist anteriorment i després polsar el botó Ir a la lista de tareas.

Alma ens torna a permetre editar la Línia d'ordre de compra, ordenar-la com hem vist anteriorment i al botó d'accions a la dreta realitzar altres accions.

Seleccionarem Borrar

Un missatge ens informarà de que la Línia de l’ordre de compra ha sigut esborrada.

• Com que les Ordres de compra es composen d’una o més Línies d'ordre de compra, l’eliminació d’aquestes influeix de la següent forma:
  • Si l’Ordre de compra solament es composa d’una única Línia i l’eliminem, l’Ordre també s’elimina.
  • Passa el mateix si eliminem totes les Línies d’una Ordre de compra.
  • Si una Ordre de compra té varies Línies i eliminem alguna però no totes, l’Ordre es manté amb la resta de Línies.