6. Facturar
6.1. Cercar i visualitzar factures
Per a buscar factures, hem de tindre un dels següents rols:
Gerent de factura
Operador de factura
Operador de factura estés
Gerent de compres
Operador de compres
Es poden buscar factures utilitzant la caixa de cerca permanent, pels camps de Facturas. Els resultats de la cerca es mostren en la pàgina de resultats. Per a localitzar factures específiques, podem limitar utilitzant les facetes que es troben en el costat esquerre de la pàgina. Les facetes disponibles són:
Estado: l'estat de la factura en el qual es troba:
Tancat
En aprovació
En revisió
Esperant pagament
Aviso: segons el tipus d'alerta que afecta la factura, per exemple, la moneda és diferent de l'ordre de compra.
Proveedor: al qual se li ha de pagar la factura.
Fuente: manera per la qual es va crear la factura (manual, des de PO…)
Propietario: biblioteca associada amb la factura.
Hem de tindre en compte que la cerca avançada no està disponible per a les factures.
Per a veure una factura, seleccionem Ver en el botó d’accions (tres punts) de la fila.
S'obri la pàgina Detalles de factura. Els camps d'aquesta pàgina no es poden editar. El registre de factura conté la informació distribuïda en diferents pestanyes:
Resumen: conté les dades de factura del proveïdor, l'import, IVA i pagament.
Alertas: inclou les incidències i/o errors durant el procés de facturació.
Líneas de factura: conté les POL que es troben en la factura i altres càrrecs addicionals.
Historial: mostra l'historial dels canvis realitzats en els camps de la pàgina.
Notas: permet veure, afegir o eliminar notes rellevants per a la pàgina.
Adjuntos: per a veure, afegir o eliminar adjunts rellevants per a la pàgina.
6.2. Crear factures
Per a crear una factura es necessiten els següents rols:
Gerent de factures
Operador de factures
Operador de factures estès
Les factures es creen des del menú d'Adquisiciones >> Recibir y facturar >> Crear factura.
Es mostrarà la pantalla Seleccionar proceso de creación de factura que ofereix 3 opcions de creació de factura: Manualmente, Desde la orden de compra, Desde el fichero.
Existeix una altra opció utilitzant EDI (Intercanvi electrònic de dades), que es pot utilitzar quan la casella de verificació Facturas està seleccionada en la pestanya d'Informació d'EDI de la pàgina Detalles del proveedor. De moment aquest tipus de comunicació amb els proveïdors no està configurat.
Nosaltres utilitzarem les dues primeres opcions:
Manualmente
Desde la orden de compra
En tots dos casos, marcar la casella Gestionar Recepción permet processar la recepció del material directament després de crear la factura. En aquest moment, es mostrarà un botó per a Guardar e ir a Recepción que portarà a l'àrea de Recepción en Alma per a rebre els exemplars de la factura.
6.2.1. Crear factures manualment
Esta opció la utilitzarem per a crear factures a partir de línies d'ordre de compra prèvies (POL), que poden trobar-se en ordres de compra diferents (PO). També és convenient per a crear línies de factura directament si la biblioteca no ha gestionat la compra, com és el cas d'alguns Departaments.
En la pantalla per a Seleccionar proceso de creación de factura marcarem l'opció Manualmente (predeterminat) i polsarem el botó Siguiente:
Apareix la segona pàgina de l'assistent de creació de factura, Detalls de factura, en la qual cal emplenar la informació requerida en els camps següents:
1. En la secció Detalles de la factura:
Número de factura, Fecha de factura i Cantidad total: s'introdueixen les dades que figuren en la factura que ha enviat el proveïdor. La quantitat total de la factura ha d'incloure despeses d'enviament (si els té) i l'IVA. La moneda està predefinida segons el proveïdor seleccionat. En la Cantidad total, es pot introduir una quantitat negativa per a indicar un crèdit si per exemple hem pagat de més.
Proveïdor: s'ha d'introduir tal com apareix en Alma. Es pot escriure directament el nom o el codi de proveïdor en la casella o utilitzar el botó desplegable per a seleccionar-lo. Incloure també el nom del proveïdor en el camp Compte del proveïdor.
Persona de contacte del proveïdor: es pot seleccionar del desplegable sempre que s'haja introduït prèviament en el registre del proveïdor.
Mètode de pagament: l'opció que apareix per defecte és Departament de comptes. És la que utilitzarem.
Referència de factura: es gasta per a habilitar l'agrupació de factures per a informes. No la utilitzarem.
Propietari: la Biblioteca a la qual se li emet la factura.
2. En la secció Cargos adicionales:
Usar prorrata: en seleccionar aquesta casella, es despleguen camps amb els càrrecs addicionals (quantitat d'enviament, quantitat de segur, quantitat de despesa general) o els descomptes per a prorratejar-los en totes les línies de la factura, de manera que les quantitats indicades es distribuïsquen en cadascuna d'elles automàticament quan acabe el procés.
Si no es marca la casella Usar prorrata, es crearan automàticament línies de factura per a afegir càrrecs addicionals que, si no tenen contingut, cal esborrar manualment perquè no queden buides. Es recomana per tant marcar la casella encara que no introduïm cap contingut.
3. En la secció IVA:
IVA por línea de factura: no la marcarem. Utilitzarem l'IVA a nivell de factura.
Código IVA: indicarem el % d'IVA aplicable en aquesta factura (4%, 21% segons el tipus de material) en seleccionar del desplegable. En punxar en el botó Actualizar cantidad, calcularà l'IVA de la quantitat introduïda en la casella Cantidad total i es reflectirà en el camp Quantitat.
Tipo de IVA: seleccionem Inclusivo. Indica que la suma total de la factura inclou l’IVA.
Gastado del fondo: cal marcar aquesta casella per a indicar que la quantitat d’IVA es gastarà del fons de la línia de factura.