3. Tipus de registres

La descripció dels recursos en ALMA canvia respecte a la que coneixíem en Millenium. Si, per a la descripció més comuna de recursos impresos, com els llibres, abans disposàvem de 2 registres: registre bibliogràfic i registre d'exemplar, en ALMA s'incorpora un tercer registre: el registre d'existència o holding.

Aquest nou registre d'existència conté les dades corresponents a la ubicació física d'un material, indicant la seua localització i signatura, que abans incloïen el registre bibliogràfic i el registre d'exemplar.

La relació que s'estableix entre els diferents registres de descripció també varia. El registre bibliogràfic continua sent l'entitat mare, totalment independent. A ell se li enllaça l'anomenat en ALMA “inventario”.

Els registres més comuns que constitueixen l'inventari són les existències i exemplars per al material físic (Físico) i els portafolis per al material electrònic (Electrónico):

Open

• El registre d'existència o hòlding depén de i s'enllaça al registre bibliogràfic, però no requereix de cap registre d'exemplar. D'un registre bibliogràfic poden penjar diversos registres d'existències.

• El registre d'exemplar depén de i s'enllaça als registres d'existències. D'un registre d'existències poden penjar diversos registres d'exemplar. És a dir, pot existir una existència sense un exemplar, però no un exemplar sense una existència.

• El portafoli és el registre que conté informació específica sobre la cobertura, els serveis i l'enllaç d'un títol electrònic. Depén del registre bibliogràfic, al qual poden estar enllaçats diversos portfolis.

En ALMA existeixen altres tipus de registres com les línies d'ordre de comandes (POL), els registres d'autoritat, els registres de fons de publicacions periòdiques, els registres d'usuari (que poden ser de tipus públic i de contacte per a proveïdors)… Aquests registres s'explicaran en les seues unitats corresponents.

3.1. Registres bibliogràfics

El registre bibliogràfic en ALMA descriu recursos físics i electrònics i està estructurat en MARC21. Ja no apareixerà en ell la informació sobre el centre on estan situats els exemplars corresponents, com ja s'ha comentat.

Aquesta és la seua estructura:

Open

Per a poder editar-ho o crear registres de manera manual, ALMA disposa d'un editor de metadades Editor MD. Aquest editor permet també crear plantilles per a predefinir camps per defecte. També es poden crear registres bibliogràfics de manera automàtica, important dades bibliogràfiques des d'altres fonts de fitxers.

3.2. Registres d'existències

ALMA requereix un registre dedicat d'existències per cada ubicació única. La funció del registre d'existències és agrupar els exemplars d'un registre bibliogràfic que tenen la mateixa biblioteca i localització. 

El registre d'existència conté la ubicació i la signatura (procedent del camp Marc 852)

Per a visualitzar en ALMA les existències associades a un bibliogràfic, farem una cerca per títol i les existències ens apareixeran llistades des del desplegable “Físico”.

El llistat conté la següent informació:

• Dades de localització: biblioteca i ubicació dins de la mateixa (defineix la política de préstec)

• Signatura

• Nombre d'exemplars vinculats a aqueixa existència amb indicació de la seua disponibilitat.

Si cliquem en “Existencias” o en “todos los registros de holdings” anem a la mateixa finestra de dades d'existències:

La creació i edició del registre d'existència també es fa a través de l'Editor MD.

3.3. Registres d'exemplar

L'exemplar és el nivell d'inventari d'un recurs per a serveis a l'usuari i ús.

Per a accedir al registre d'exemplar repetim la cerca per títol, la qual cosa ens retornarà el registre bibliogràfic bàsic anteriorment mostrat amb informació de les seues existències.

Si despleguem els Ejemplares, ALMA ens mostrarà un llistat amb informació resumida d'aquests: codi de barres, biblioteca, ubicació, etc. i el seu estat (prestat, en trànsit, etc.):

Clicant en el codi de barres s'obrirà el registre d'exemplar

El registre d'exemplar inclou informació completa sobre les dades descriptives de l'exemplar físic i també les dades del seu ús.

La informació del mateix apareix distribuïda en quatre pestanyes:

• Informació general: mostra les dades bàsiques de l'exemplar (codi de barres, el tipus de material, política de préstec, procedència, descripció, notes, etc.
  
  

• Informació ENUM/CRON: recull informació sobre material continu com a monografies en volums o publicacions seriades. Els camps ENUM descriuen la numeració ((per ex. vol. 1 ; part 2) i els CROM la cronologia (2012 ; Abril 2017...).

• Notes: recull les notes associades a l'exemplar.

• Historial: mostra l'historial de préstecs (activitats de serveis a l'usuari) i l'historial d'estats de l'exemplar (canvis en l'exemplar).

Si la cerca es realitza per “ejemplares físicos” el sistema recupera un registre bibliogràfic més breu, però amb una informació més completa sobre l'exemplar on consta a primera vista dades descriptives com el codi de barres, la ubicació, signatura, política d'exemplar etc.) i sobretot, dades sobre el seu estat (en préstec, data de venciment i si té reserves):

3.4. Portafolio

El portafolio recull informació sobre un títol electrònic individual, que també pot ser part d'una col·lecció electrònica. Per a accedir a ell podem fer una cerca per títol i visualitzar-ho des de la pestanya “Electrónico” o fer una cerca des de l'entitat “Portafolios electrónicos”.

Des de la cerca per títols, si despleguem la pestanya “Electrónico” trobem un resum del seu contingut en el qual consten dades bàsiques com la plataforma en la qual està allotjat el títol, la col·lecció a la qual pertany, el tipus d'accés (ej. full text) i el seu estat (actiu o no actiu).

Si cliquem en l'enllaç “Vista” accedirem a l'Editor de Portafolio Electónico i podrem visualitzar tot el seu contingut organitzat per pestanyes.