4.1. Índex d'Autoritats en Alma

Alma conté registres d’autoritat precarregats, tant per a noms com per a matèries. Els índex d’autoritats només poden validar contra una única llista d'autoritats, en aquest moment, en la UV estan disponibles CANTIC i LEMAC.

L'índex d’autoritats de matèries pot configurar-se en Alma perquè acare contra tantes llistes com es desitge. En aquest moment, també està configurada la llista de matèries de la Library of Congress.

Els indicadors que s'utilitzen en Alma per al camp matèria (650) són #7. Caldrà, a més, especificar, amb el segon indicador, la font del fitxer d'autoritat que s'usa, per tant, haurem d'afegir el subcamp $$2 amb el codi de la font de l'encapçalament o del terme, en aquest cas lemac.

4.2. Com buscar Autoritats

El més habitual serà buscar les autoritats quan s’estan validant les dades del registre que estem catalogant, però en Alma també es poden consultar, independentment de la validació.
Cal situar-se en la caixa de cerca permanent, seleccionar l'opció Autoritats, marcar la Zona de la Comunitat (no tenim autoritats locals) i triar una de les opcions de cerca:

Open

Els resultats es visualitzen en la Zona de la Comunitat. També apareixen les diferents facetes amb els resultats dels registres que han utilitzat el terme buscat com a nom, matèria i sèrie. Així mateix, podem veure els diferents Vocabularis d’autoritat.

Open

En la pantalla dels resultats, Alma ens permet exportar a Excel el llistat obtingut o la selecció que fem amb les opcions que apareixen a la dreta.

4.3. Com validar registres d'Autoritat

L'Editor de Metadades proporciona als catalogadors una navegació ràpida als registres d’autoritat (per a encapçalaments preferents/no preferents), associats amb un registre bibliogràfic que s'estiga editant. Per a navegar ràpidament per registres d'encapçalaments d'autoritat, cal situar-se en el camp que es vulga validar i pressionar la tecla de funció F3. Alma ofereix també la possibilitat d'escriure almenys tres caràcters del nom de l'autor i prémer la tecla F3.

Aquesta tecla F3 permet enllaçar registres d'autoritat ràpidament des d'un camp controlat per autoritat (100, 110, 111, 130, 600, 610-611, 630, 650, 651, 655, 700, 710, 730, 800, 810, 830, 440, 490) al registre bibliogràfic, i també permet veure una versió de només lectura d'un registre d'autoritat, així com també veure els registres bibliogràfics que estan enllaçats a aquest registre d'autoritat.

Des d'un registre que s'estiga editant en prémer F3 sobre un camp d'autor s'obrirà la pantalla de resultats amb vàries pestanyes, corresponent la primera al fitxer d’autoritats de CANTIC, i altra a Encapçalaments de registres bibliogràfics amb un llistat amb tots els registres en els quals s'ha utilitzat aquest encapçalament d'autoritat.

Les entrades amb un estel blau es corresponen amb els encapçalaments autoritzats, la resta són entrades no autoritzades. Si l'autoritat que s'està buscant no està en la pantalla se'ns indicarà en quin lloc hauria d'anar la nova autoritat.

En cadascun dels encapçalaments, hi ha a la dreta dues opcions: 

• S'usa el botó Veure si tenim dubtes sobre l’autoritat. El sistema ens permet visualitzar el registre complet de l'autoritat en la part dreta de la pantalla partida.

• Si es clica en el botó Seleccionar, el nom o matèria d'autoritat s'incorporarà directament al registre que s'està editant i es mostra amb uns prismàtics que indiquen que s'ha validat correctament.

Des d'aquesta pantalla on estem editant el registre, si cliquem sobre els prismàtics, podem visualitzar, si desitgem, el registre d'autoritat complet en la pantalla partida i també els registres bibliogràfics que té vinculats.

S’ha de tindre en compte que quan es validen registres d’autoritat de matèria, SEMPRE s’ha de posar en el subcamp $$2 el codi de la font de l'encapçalament ($$2 lemac). Si no es posa aquest subcamp, l’editor de metadades no troba cap resultat i torna un missatge d’error que diu “No hi ha cap vocabulari definit per a aquest camp”: