Creació de col·leccions en ALMA

1. Crear una col·lecció
2. Crear una subcol·lecció
3. Afegir títols a col·leccions i subcol·leccions
4. Altres accions amb les col·leccions:

1. Crear una col·lecció

1. En ALMA, en el menú situat en la part esquerra, anar a RECURSOS i en l'apartat Gestionar inventari veurem GESTIONAR COL·LECCIONS
   Si punxem aquí, entrem en la pantalla per a crear Col·leccions.

Open

Recursos >gestionar col·leccions

2. Per afegir una col·lecció nova cal clicar en  + Afegir col·lección de nivell superior. 

Open

3. S'obrirà un formulari.

Cal emplenar els camps estructurats en 3 apartats:

Informació del registre bibliogràfic: afegirem

• Format del registre: seleccionarem del desplegable el format Dublin Core, perquè no s'enviï a WorldCat.

• Títol: nom intern de la col·lecció

• Amagar a l’eina de descobriment: si marquem la casella d'aquest camp, la col·lecció es mantindrà creada i es podrà buscar en ALMA, però estarà oculta de Trobes.

Informació general:

• Nom: títol de la col·lecció que es veurà en Trobes. En la imatge del món que apareix just al costat de la casella a emplenar, punxarem per a traduir el títol al valencià/castellà i a l'anglès.

• Descripció: breu resum del tema que tenen els llibres de la col·lecció. També es visualitza en Trobes i també cal traduir-ho.

• Biblioteca: si s'encarrega una única biblioteca, es posarà el nom i si són diverses Sense ubicació.

• Càrrega de la miniatura: aquí s'afegirà la imatge de portada que portarà la col·lecció. La imatge no podrà superar els 100 k, i haurà d'estar en format jpg/*png/*gif.
  Per a evitar que en Trobes les imatges de les subcol·leccions se superposin a la imatge de la col·lecció principal, haurem de carregar la imatge de la col·lecció principal des de la pestanya “Eina de descoberta”.

Formularis

• Format del registre: seleccionarem Dublin Core.

Cliquem Guardar per a registrar les dades introduïdes i continuar.

2. Crear una subcol·lecció

Una vegada creada la col·lecció podem afegir títols a aquesta des de la pestanya “Llista de títols”, o crear subcol·leccions per a afegir títols dins de les subcol·leccions (pestanya Subcol·leccions > afegir subcol·leccions).

Per a crear una subcol·lecció, entrem en la col·lecció, i punxem a +Afegir subcol·lecció. Els passos a seguir són els mateixos que en afegir una col·lecció.

3. Afegir títols a col·leccions i subcol·leccions

Una vegada creada la col·lecció o subcol·lecció, en els tres punts de la part dreta triem les accions. Per a afegir els títols punxem EDITA.

A la pestanya de Llista de títols, afegim els títols que volem que formin part d'aquesta col·lecció o subcol·lecció. Els títols es poden afegir de dos maneres:

1. Afegir títols de manera individual, un a un: punxem a + Afegir títol i ens apareix una pantalla on buscar el títol. Seleccionem el llibre que volem i punxem en botó Afegir títol. Ens eixirà una finestra per a confirmar que volem afegir aquest llibre. Acceptem.

2. Afegir títols per conjunt: per a afegir títols d'aquesta manera, prèviament hem d'haver creat un conjunt amb les característiques que vulguem, i així poder pujar tots aquests títols d'una sola vegada. Per a crear un conjunt anirem a ADMIN -- Gestionar conjunts

En la pantalla que ens apareix, a dalt a l'esquerra hi ha dos botons per a crear conjunts: Crear conjunt detallat (conjunt estàtic de títols) i Crear conjunt lògic (conjunt que s'actualitza automàticament). Crearem un conjunt lògic. Li donem nom, posem descripció i en punxar a CREAR ens apareix una pantalla en la qual buscarem pels paràmetres que vulguem afegir al nostre conjunt

En la col·lecció, en la pestanya llista de títols, punxem a +Afegir títols per conjunt. Ens apareix una pantalla on buscarem el nostre títol del conjunt. Estaran dividits entre Els meus conjunts i Conjunts públics. Segons on els hàgim guardat, ho seleccionarem i a dalt a la dreta punxarem el botó Afegir títols del conjunt

4. Altres accions amb les col·leccions:

• Canviar l'ordre de les col·leccions

Quan una col·lecció es crea, es va afegint al final de les ja creades, i en Trobes apareix l'última. L'ordre es pot canviar, pujant o baixant les col·leccions.

Per a moure col·leccions, anem a la pàgina on es visualitzen les col·leccions i seleccionem la col·lecció o col·leccions que volem moure. En la part esquerra veiem en el menú Reordenar seleccionat.

També podem seleccionar i arrossegar les col·leccions per a obtenir l'ordre desitjat des de la icona de punts de l'esquerra

• Moure subcol·lecció a nivell superior

També es pot moure una subcol·lecció a un nivell superior

• Moure el contingut d'una col·lecció a una altra

Podem moure els títols de una col·lecció dins d'una altra col·lecció, o una subcol·lecció dins d'una altra col·lecció amb el comando Moure la selecció.

Se'ns obrirà una pantalla on buscarem la col·lecció a la qual mourem el contingut que hem seleccionat. La seleccionem amb el ratolí i ja s'executa l'acció.

• Ocultar col·lecció

Per a deixar oculta una Col·lecció, haurem de buscar-la pel seu títol en la caixa de cerca. Ens apareix el registre, que editarem amb el botó corresponent.

Per a ocultar-la de Trobes, seguirem els mateixos passos que donem per a ocultar un registre biobliográfico: Editar el registre > Accions del registre - Suprimir de descobriment > Guardar i alliberar registre.

A més, quan es crea una col·lecció (només en aquest moment), el sistema també ofereix la possibilitat d'ocultar-la:

• Esborrar col·lecció

Per a esborrar una Col·lecció o Subcol·lecció primer cal esborrar els títols que conté. Si no eliminem els títols prèviament, en intentar esborrar la col·lecció, el sistema ens retornarà aquest missatge:

Per a eliminar els títols hem de seleccionar-los i clicar Esborrar la selecció.

Tornarem a la pantalla de col·leccions i comprovarem que en el menú dels tres punts, a la dreta de la col·lecció que volem eliminar, ara apareixerà l'opció de Esborrar.