Ordres de treball: Procés tècnic, Reparació portàtils, Enquadernació i restauració d'exemplars i Digitalització

Una ordre de treball és una sol·licitud interna d'una biblioteca per a enviar materials físics a un departament per al seu processament.

Les ordres de treball configurades en la UV són genèriques per a totes les biblioteques, però la manera de gestionar-les pot variar.

En el cas de biblioteques menudes és preferible gestionar el processament dels exemplars des del taulell de circulació de cada biblioteca, d’aquesta manera evitem que un mateix operador haja de canviar d’ubicació del taulell al departament i viceversa i haver d'escanejar l'item cada vegada. Per exemple, en el cas de l’ordre de treball "Exposició" la gestió es fa des del taulell ja que no hi ha creat un departament específic.

Les biblioteques grans poden triar si gestionar les ordres de treball des del taulell o des del departament, com per exemple en el cas de l’ordre de treball de Procés tècnic, que sí té creat un departament.

A més, dins d'aquestes ordres de treball es poden configurar diferents estats.

Per a l'ordre de treball d'Exposicions hi ha un procediment específic en aquest enllaç: Instruccions per a gestionar exemplars per a exposicions.

Enviar exemplars a Ordre de Treball

Per a enviar un material físic a una Ordre de Treball tenim diverses opcions:

Opció 1. Des d'Escanejar exemplar

Servicios al Usuario > Solicitudes de Recurso > Escanear Ejemplar:

Resum:

Servicios al Usuario > Solicitudes de Recurso > Escanear Ejemplar
Emplenem el formulari en el qual haurem de triar l'ordre de treball o Tipo de proceso
Normalment tindrem el llibre a la mà i, per tant marcarem l'opció No recoger de la estantería. Podem afegir una nota aclaridora si escau. Cliquem en Enviar.
En aquest moment es registrarà el nou estat en l'exemplar, que també es visualitzarà en Trobes.
Des del taulell de circulació en qüestió, es resoldrà la tasca indicada.

Servicios al Usuario > Solicitudes de Recurso > Escanear Ejemplar:

Detallat:

Des de Escanear ejemplares s'han d'emplenar els següents camps:

Tipo de orden de trabajo: seleccionem la que ens interesse.

Definir a estado: només per a les ordres de treball en les quals s'hagen configurat diferents estats. Si s'han definit diferents estats, podem seleccionar l'etapa en la qual es troba el procés.
Hecho: No. (En finalitzar l'ordre de treball s'escaneja l'exemplar de nou i en aquest camp marcarem SI)

A continuació, escanegem l'exemplar:

Opció 2. Des del registre de l'exemplar

Des d'un exemplar físic:

Resum:

Busquem l´exemplar i cliquem en la icona dels tres punts suspensius, seleccionant Orden de trabajo.
S’obrirà una nova pantalla en la qual haurem de triar l'ordre de treball o Tipo de proceso
Normalment tindrem el llibre a la mà i, per tant marcarem l'opció No recoger de la estantería. Podem afegir una nota aclaridora si escau. Cliquem en Enviar.
En aquest moment es registrarà el nou estat en l'exemplar, que també es visualitzarà en Trobes.
Des del taulell de circulació en qüestió, es resoldrà la tasca indicada.

Des d'un exemplar físic:

Detallat:

Busquem l´exemplar i cliquem en la icona del tres punts suspensius, seleccionant Orden de trabajo.

S’obrirà una nova pantalla on haurem de triar l'ordre de treball o Tipo de proceso corresponent.

Per a les ordres de treball: Procés tècnic, Enquadernació i restauració d'exemplars, Exposicions i Reparació Portàtils no caldrà seleccionar el Departamento de Gestión perquè en el desplegable apareix directament el Taulell de Circulació de la biblioteca des de la qual estem treballant i des d'on es gestionarà el procés.

Per a Acquisition Technical Service hem de seleccionar el Departament d’Adquisicions de la nostra biblioteca :

Normalment tindrem el llibre a la mà i, per tant marcarem l'opció No recoger de la estantería. Podem afegir una nota aclaridora si escau. Donem al botó de Enviar.

Opció 3. Des d'un conjunt

Si tenim un gran número d'exemplar que volem enviar a una ordre de treball, enlloc de fer-ho un per un podem fer-ho de forma massiva mitjançant un conjunt de registres.

Cal preparar el conjunt d'exemplars físics amb els que volem treballar i, si no tenim permisos d'execució de tasques en Alma, sol·licitar a TecNiS la creació d'una ordre de treball sobre el conjunt. En la sol·licitud cal explicitar el nom del conjunt i l'ordre de treball que volem aplicar.

Una vegada creada l'ordre de treball sobre un exemplar, en la seua fitxa veurem que aquest té una sol·licitud. En clicar sobre el número de la sol·licitud podrem comprovar el tipus de sol·licitud i cancel·lar l'ordre de treball si cal, obrint-se una nova pantalla en la qual haurem de seleccionar la raó de la cancel·lació.

Per la seua banda, en Trobes l'exemplar es visualitzarà de la següent manera: En procés ... fins a...

Si escanegem l'exemplar, Alma ens mostrarà informació sobre el procés que s'està duent a terme sobre el mateix:

Finalitzar l'Ordre Treball

Per finalitzar l'ordre de treball en la que es troba un exemplar en concret, des de Servicios al Usuario > Solicitudes de recursos > Escanear Ejemplares, introduirem els següents camps:

Tipo de orden de trabajo: La que corresponga al material que estiguem processant
Definir estado a:
Hecho: SÍ
Escanear código de barras del ejemplar: Per a acabar cal escanejar l'exemplar. Apareixerà el missatge Reubicar a la seua ubicació habitual

Finalitzar l'ordre de treball per a múltiples exemplars al mateix temps

Si necessitem finalitzar una ordre de treball per un conjunt gran d'exemplars, podem fer-ho de forma massiva de la següent manera:

Ens situem en Servicios al usuario > Gestionar ejemplares en proceso. Hem de fer-ho des del Departament on estem gestionant l'ordre, siga el propi Taulell o siga el Departament específic. Si estem en el taulell, ens assegurem de seleccionar en el desplegable Tipo de orden de trabajo l'ordre que ens ocupa.
Marquem els exemplars que ens interessen. Tenim l'opció de seleccionar de colp tots els exemplars que apareixen en la pàgina mitjançant el checkbox a l'esquerra de la primera columna. Cal tenir en compte que la funció de "seleccionar tots" només s'aplica als exemplars que apareixen en la pantalla. És a dir, si tenim un número gran d'exemplars i per tant es visualitzen en diverses pàgines, per exemple , caldrà seleccionar primer tots els de la primera pàgina, marcar-los com a fets (punt 3) i procedir igual amb els de la següent pàgina. Tenim l'opció de configurar el número de files que apareixen en cada pàgina mitjançant el menú Resultados por página que trobem baix de la taula a la dreta.
Polsem "Hecho" i esperem al missatge de confirmació. Els exemplars sobre els quals hem operat desapareixeran del llistat d'Ejemplares en proceso.

Si aquesta operació l'hem fet des del Taulell de la biblioteca, els exemplars passaran a estar situats "En su lugar".

En canvi, si hem operat des del Departament de gestió específic, els exemplars s'hauran col·locat en trànsit des del departament en qüestió fins al taulell de circulació.

En aquest cas, haurem de realitzar un últim pas, consistent en escanejar els exemplars per a reubicar-los a la seua ubicació habitual.

Podem escanejar-los un per un, tal com està explicat en l'apartat anterior Finalitzar l'Ordre Treball o podem fer un escaneig massiu mitjançant l'API que proporciona Alma Bulk Scan-In.