Reserves i trànsits
En aquest apartat es descriuen els processos per a fer una sol·licitud de reserva, els diferents tipus de reserva, i com servir una reserva.
Reservar des de Trobes
En Trobes, ens identifiquem mitjançant la contrasenya de la UV en el cas dels membres de la Universitat, o mitjançant ID i contrasenya per als usuaris externs.
Cerquem l'exemplar a reservar en la caixa de cerca mitjançant les dades que coneguem i si cal, filtrem per les facetes (tipus de recurs, disponibilitat, biblioteca...)
Cliquem en el títol del recurs a reservar, obrint-se la fitxa de l'exemplar. Si no ens hem identificat prèviament podem fer-ho ara.
Seleccionem una de les localitzacions de la llista, cliquem en Reserva dins de Disponibilitat i seleccionem l'exemplar que ens interessa reservar, ja siga per localització, ja siga per política de préstec.
S'obrirà una nova finestra on haurem d'emplenar obligatòriament la localització de recollida i, opcionalment, comentaris.
Donem al botó d'Enviar.
El sistema ens informarà que la petició de reserva s'ha efectuat correctament.
Així mateix, dins de l'apartat de Sol·licituds del Meu Compte, podem comprovar que la sol·licitud s'ha efectuat correctament, l'estat actual de la sol·licitud i també procedir a la seua cancel·lació si així ho desitgem.
Consulteu també la guia de Trobes: Reserves i sol·licituds en Trobes
ATENCIÓ: Alma no permet reservar un exemplar quan ja tenim en préstec un exemplar del mateix títol, mateix tipus de material i mateixa política de préstec.
Trobes ens mostrarà un avís com aquest:
Reservar des d'Alma
Reservar des de la fitxa de l'usuari/a
Seleccionem Serveis a l'usuari > Gestionar serveis als usuaris
Cerquem a la persona que vol fer la reserva per nom o per codi de barres del carnet i cliquem en Anar-hi
Ja dins de la fitxa de l'usuari/a hem de desplaçar-nos a la secció Sol·licituds, en el menú de l’esquerra.
Cliquem Crear una sol·licitud, en la barra superior (o dins el menú dels 3 punts si no hi cap degut a l’amplària de la pantalla):
En el menú que apareix, introduïm el títol que es seleccionem el tipus de sol·licitud (Sol·licitud d'exemplar físic de l'usuari) i cliquem en Crear.
Ens apareix la pantalla de creació de sol·licituds. Seleccionem la biblioteca de recollida, emplenem la resta de dades si cal (notas, se necesita antes de...) i polsem Enviar.
El sistema ens informarà que la sol·licitud s'ha realitzat amb èxit i ens proporcionarà una identificació de la sol·licitud. En la pestanya de Sol·licituds podrem comprovar que la reserva s'ha realitzat efectivament.
Reservar des de l'exemplar
Des de la pantalla principal d'Alma realitzem la cerca de l'exemplar que ens interessa utilitzant el criteri que millor ens convinga, introduint-lo en la barra de cerca.
Si hem fet la cerca per Títols físics o Exemplars físics cliquem en la icona dels tres punts suspensius i seleccionem Sol·licitud.
S'obri una finestra en la qual hem d'emplenar obligatòriament els camps marcats amb un asterisc roig (*).
En Tipus de sol·licitud, seleccionem Sol·licitud d’exemplar físic de l'usuari.
Completem els camps de Sol·licitant (bé per nom, bé per codi de barres) i Recollir a. Opcionalment, podrem completar altres camps com Es necessita abans de.
Finalment, clicarem a Enviar per tal que la reserva s'efectue.
Com assigna Alma una reserva
Quan una persona fa una reserva sobre un títol del qual tots els exemplars estan prestats, Alma posa la reserva sobre un d’eixos exemplars en concret, la qual cosa provoca que l’usuari o usuària que té eixe exemplar reba un correu com aquest:
No obstant això, mentre la reserva seguisca activa, cap del exemplars prestats d'eixe títol podrà ser renovat.
De quina manera tria Alma l’exemplar al qual assignar la reserva?
Alma assigna la reserva sobre l'exemplar que es va prestar abans, sense tenir en compte les dates de venciment de cada préstec.
Servir una reserva
Quan un exemplar amb una reserva és retornat a la biblioteca, Alma ens avisarà que està reservat per a una altra persona i que hem de col·locar-lo en la prestatgeria de reserves o posar-lo en trànsit a altra biblioteca.
Quan Alma col·loca l’exemplar en el prestatge de reserves, la persona sol·licitant rebrà automàticament un avís de disponibilitat de la seua reserva, tant per correu electrònic com per SMS (si té un telèfon nacional de contacte vàlid). Tindrà un termini de 3 dies hàbils per arreplegar la reserva.
Si anem a Serveis a l'usuari > Prestatgeria de reserves actives, veurem que ens apareixen les dades de l'exemplar i la persona que l'ha reservat (Mantenido para) i la data de sol·licitud i la seua vigència.
Modificar una reserva
Cancel·lar una reserva
ATENCIÓ: al cancel·lar una reserva desapareixen les dades relatives a la persona sol·licitant. Si heu cancel·lat una reserva per error i necessiteu consultar la informació, contacteu amb TecNiS el mateix dia de la cancel·lació per tal de recuperar les dades d'Analytics. La informació de la reserva només serà visible en Analytics si la data de reserva és anterior al dia en que s'ha cancel·lat.
La cancel·lació d'una reserva pot fer-se des dels següents apartats:
Des de: Servicios al usuario > Estantería de reservas activas, fer clic sobre Cancelar en la línia de la reserva.
Des de la fitxa d'usuaris, pestanya Sol·licituds, fer clic el botó dels punts suspensius i seleccionar Cancel·lar del desplegable.
S'obrirà una nova pantalla en la qual haurem de seleccionar la raó de la cancel·lació. També podem, si cal, afegir informació en el camp "Nota de cancel·lació".
Deixarem marcada la casella de Notificar a l'usuari en el cas que desitgem que la persona sol·licitant reba una notificació per correu electrònic com aquesta:
Finalitzarem el procés clicant a Confirmar.
Actualitzar la data de vigència d'una reserva
Anar a la fitxa de l'usuari, pestanya de Sol·licituds
Fer clic en la icona dels tres punts suspensius, seleccionant Actualitzar data de caducitat.
També ho podem fer des de Serveis a l'usuari > Prestatgeria de reserves actives
També des de Serveis a l'usuari > Supervisar sol·licituds i processos d'exemplars
Independentment de la pantalla d'Alma des d'on realitzem l'acció, s'obrirà una finestreta on podrem introduir la nova data de vigència de la reserva. Clicant en la icona del calendari podrem seleccionar la data d'un calendari.
Finalitzarem polsant Actualitzar data de caducitat.
Reordenar cua de reserves
Existeix la possibilitat d'alterar l'ordre de les reserves posades sobre un exemplar, és a dir, forçar que una reserva passe per damunt d'una altra o viceversa. Aquesta opció ha d'utilitzar-se amb cura i sempre per raons justificades.
Està activada per als rols: Operador de taulell de circulació, Operador de sol·licituds i Operador de serveis a l'usuari.
Per tal de reordenar la cua de reserves d'un exemplar hem d'accedir a la cua fent clic en el número de sol·licituds:
Per defecte, apareixeran les reserves ordenades cronològicament per data de sol·licitud.
Per a canviar l'ordre d'una de la reserves, hem de clicar en Edita.
En Atributs addicionals de la sol·licitud trobarem el camp Prioritat manual, que ens mostrarà un desplegable que ofereix diverses prioritats per a la sol·licitud. Una prioritat establerta a mà invalida les que estableix automàticament el sistema d'acord a les polítiques de préstec.
Els valors de la Prioritat manual són, segons el nivell de prioritat (sent Primer la màxima prioritat i Últim la mínima):
Primer (nivell de prioritat 1)
Prioritzar (nivell de prioritat 2)
El més alt (nivell de prioritat 3)
Alt (nivell de prioritat 4)
Mitjà (nivell de prioritat 5)
Baixa (nivell de prioritat 6)
El més baix (nivell de prioritat 7).
Últim (nivell de prioritat 8)
Tingueu en compte que en el desplegable apareixen les opcions ordenades de menor a major prioritat.
Teniu més informació sobre les prioritats de sol·licituds en Alma en el Knowledge Center.
Reserves de Dipòsit per a usuaris externs a la UV
Quan un persona externa a la UV (per tant, que no està en Alma) sol·licita consultar un exemplar de la Biblioteca Dipòsit, s'ha de crear un registre d'usuari efímer en Alma per reservar l'exemplar al seu nom.
Grup d'usuari "Efímer Biblioteca"
No tenen dret a préstec
Només reserves sobre exemplars de Biblioteca Dipòsit
El flux de treball que s'ha de seguir és el següent:
Persona externa a la UV demana consultar exemplar de Dipòsit
Coordinadora de circulació de la biblioteca crea un usuari intern. Si no està la coordinadora, cal demanar la creació de l'usuari a TecNiS. Per crear un usuari consulteu el procediment de creació d'usuaris, tenint en compte que en el cas dels efímers només s'han d'omplir els següents camps:
Tipus registre = Públic
Nom, Cognoms
Identificador primari = DNI o Passaport
Grup d’usuari = Efímer Biblioteca
Data d’expiració = 6 mesos
Correu-e
Telèfon
Tipus de compte = Intern
Biblioteca posa en Alma la reserva sobre l’exemplar a nom de l’usuari/a.
Biblioteca Dipòsit envia exemplar per préstec intercampus.
Exemplar arriba a la biblioteca de consulta, s’escaneja exemplar i queda fins a un màxim de 90 dies hàbils en prestatge de reserves.
Usuari/a rep avís de recollida de reserva.
Usuari/a consulta exemplar, sense fer-li el préstec ni traure’l de la biblioteca.
Final del període de 90 dies hàbils o final de la consulta de l’usuari/a.
Biblioteca cancel·la sol·licitud i torna exemplar a Dipòsit per préstec intercampus.
Periòdicament, TecNiS esborra usuaris del grup Efímer Biblioteca.
Préstec al despatx
El préstec al despatx és un servei que s'ofereix a usuaris PAS i PDI per a poder rebre una reserva al despatx o oficina.
Aquest servei està habilitat a totes les biblioteques excepte Dipòsit.
Condicions
Només per a usuaris PAS i PDI
Només exemplars amb tipus de préstec General o Investigació.
L’usuari ha de tenir en la seua fitxa d’Alma una Adreça de tipus Oficina amb l’adreça del despatx.
El personal de la biblioteca afegeix a mà l'adreça del despatx dels PDI, ja que les adreces que venen de la base de dades de la UV (marcades com Datos externos), Alma no deixa modificar-les.
Per al PAS es realitza a demanda.
Crear una adreça tipus Oficina
Anar a la fitxa de l'usuari > pestanya Información de contacto
Fer clic sobre "Añadir dirección"
Omplir les dades de l'adreça.
Deixar en blanc la casella Añadir como externo.
Seleccionar el tipus d'adreça = Oficina
Podem afegir una nota si és necessari.
A continuació Añadir y cerrar. Comprovar que s'ha creat correctament i Guardar
Procediment per a fer una reserva per a entregar al despatx
El procediment és el mateix que per a una reserva general:
Reservar des de Trobes:
L'usuari fa la reserva seguint les indicacions del manual de Trobes: https://uv-es.libguides.com/trobes/reserves.
Seleccionar del desplegable Localització de recollida l'opció d'Entrega personal > Adreça de la feina
Enviar petició
Si l'exemplar està disponible a la prestatgeria, després de fer la reserva, ja apareixerà en Servicios al usuario > Solicitudes de recursos >Recoger de la Estantería de la biblioteca propietària de l'exemplar.
Reservar des d'Alma:
Buscar un exemplar per exemplars físics. Clicar sobre Solicitar.
Tipus de sol·licitud > Solicitud de ejemplar físico del usuario
Introduir o buscar el sol·licitant
En funció del tipus d'usuari es desplegarà Recoger en > Entrega personal: Entrega en oficina
Enviar
O des de l'opció Enviar solicitud de la pàgina Gestionar servicios del usuario.
Una vegada feta la sol·licitud, la veurem des de:
Servicios al usuario > Gestionar servicios del usuario
Pestanya Solicitudes
Fem clic sobre el número de cola de la línia que conté la sol·licitud de reserva
Veurem la cola de sol·licituds per a l'exemplar i la informació del tipus de sol·licitud: Patron physical item request i el destí del següent procés.
La biblioteca de l’exemplar gestiona la sol·licitud (al igual que en una reserva normal).
Quan estiga processat per la biblioteca de l'exemplar, en la cua de sol·licituds apareixerà Destino: NOMBRE: Dirección del trabajo
Servir reserva al despatx
En Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Recoger de la estantería ens apareix la reserva.
Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Escanejar exemplar
A l'escanejar un exemplar per a préstec al despatx, Alma presta l'exemplar i informa mitjançant un missatge emergent que la destinació és l'adreça de la feina de l'usuari.
Fent clic en la icona del camp Sol·licitant podem consultar quina és l'adreça del despatx:
Atenció: si l'usuari està sancionat o te préstecs vençuts, Alma NO enviarà l'exemplar a l'adreça de la feina sinó que posarà l'exemplar en Prestatge de reserves.
A més, a l'escanejar l'exemplar, en aquest moment Alma envia a l'usuari una notificació com aquesta:
Devolució d'un exemplar sol·licitat per a Préstec al Despatx
Devolució en la biblioteca propietària
Quan un exemplar està prestat a un usuari/a i té una reserva per a Préstec al Despatx per a una altra persona, si la devolució de l'exemplar es produeix en la biblioteca propietària del mateix, Alma realitza el préstec de l’exemplar al despatx en el moment de la devolució, avisant amb aquest missatge:
En aquest moment, l’exemplar ja està prestat a la persona que l’havia reservat al despatx, i només queda fer l’enviament del material.
Devolució en altra biblioteca
Quan un exemplar està prestat a un usuari/a i té una reserva per a Préstec al Despatx per a una altra persona, si es fa la devolució de l'exemplar en una biblioteca que no és la propietària del mateix, Alma primer posa l'exemplar en trànsit a la biblioteca propietària, com qualsevol altra reserva intercampus.
Des de la biblioteca propietària, a l'escanejar l'exemplar, aquest ja es marcarà com a préstec per enviar al despatx.
Reserves intercampus
El Préstec Intercampus en Alma funciona a través de l'activació d'una reserva que el propi usuari farà des de Trobes (PAS, PDI, estudiants de postgrau, estudiants amb discapacitat i estudiants del campus d'Ontinyent) o pel personal de la biblioteca des d'Alma. El sistema distingeix quan una reserva és intercampus en funció del campus de l'usuari i de l'exemplar. Per a poder fer una reserva intercampus, l'usuari no ha d'estar bloquejat, sancionat o haver arribat al màxim de reserves.
Els usuaris podran fer la reserva sobre qualsevol llibre, disponible o prestat, manual o monografia.
Per tal d'indicar el trànsit, s'escanejaran els exemplars des de la biblioteca d'origen. Es tornaran a escanejar en la biblioteca de recepció per a que passen al prestatge de reserves actives.
Es realitzen seguint el procediment habitual de reserva.
Si cliquem en el número, ens mostrarà les dades de la reserva i la biblioteca a la qual caldrà enviar el document:
Finalment, escanejarem l'exemplar i l'enviarem a la biblioteca de l'usuari.
El flux de reserves intercampus es el següent:
ANADA | Biblioteca | Acció 1 | Acció 2 |
|---|---|---|---|
1 | Biblioteca A | Reserva en ALMA / Trobes (el propi usuari) | |
2 | Biblioteca B | Recollir exemplar de la prestatgeria → | Escanejar |
↓ Trànsit | |||
3 | Biblioteca A | Escanejar → | Col·locar en Prestatge de reserves |
RETORN | Biblioteca | Acció 1 | Acció 2 |
|---|---|---|---|
1 | Biblioteca A | Usuari torna exemplar → | Devolució en ALMA |
2 | ↓ | ||
3 | Biblioteca B | Escanejar → | Col·locar en la seua prestatgeria |
Reserves d'Espais Multiusos des d'Alma
Antecedents
Es configura la reserva anticipada d’Espais Multiusos a petició de la Biblioteca d'Educació. En el cas d'aquesta biblioteca, l'activació d'aquestes reserves té l'objectiu de gestionar l'ús de la Terrassa per part de qualsevol usuari, tant intern com extern a la UV.
Atenció
La gestió d’aquestes reserves, en tot cas, l'ha de realitzar el personal de la biblioteca a través d’Alma.
L’opció de gestionar la reserva d'aquestes sales no està disponible des de Primo.
La configuració i activació d'aquest tipus de reserves podrà ser sol·licitada per qualsevol biblioteca.
Què entenem per Espais Multiusos
Els Espais Multiusos són espais de la biblioteca que poden ser emprats per a diferents finalitats determinades per cada biblioteca (xarrades, exposicions, etc.) i poden ser sol·licitades tant per usuaris interns com externs a la Universitat de València.
Cada biblioteca podrà establir les condicions de reserva d'aquests espais (nombre d'hores, dies d'antelació, etc.)
Reserves Anticipades
Les reserves anticipades permeten reservar un espai Multiusos per part d'un/a usuari/a, a través del personal de la biblioteca, de manera que puga utilitzar-lo durant un període de temps determinat.
La reserva anticipada està habilitada per als Grups d'usuari: PAS/Postgrau, PDI, Estudiant, Estudiant doble període, Conveni, i Efímers Biblioteca (usuaris externs a la Universitat i que no formen part del grup d’usuaris Conveni).
SERVEI D'INFORMÀTICA - UNIVERSITAT DE VALÈNCIA - www.uv.es/siuv