5.1 Pautes per a complementar el registre d'exemplar en Alma

Formulari de creació d'exemplar

Els registres d'exemplar sempre han de crear-se depenent d'un registre d'existència. Si no hi ha cap que en siga útil, s’haurà de crear un seguint les indicacions del Manual d'Alma.

Per a la creació de l'exemplar s'obri un formulari d'informació general. Si es necessita introduir més informació, es pot guardar i seguir editant.

Informació general

La pestanya d’informació general conté els següents apartats d’informació:

• Informació general
• Informació d’inventari
• Informació d’ubicació
• Informació d’ubicació temporal

Vegem els camps de cada apartat:

Informació general

Código de barras: serà el codi de barres de l’exemplar i serà l’últim camp a introduir, perquè al fer-ho amb una pistola lectora de codis de barres, automàticament guarda i tanca el registre.

ID de la copia: Solament tindrà contingut si prové automàticament des del procés d’adquisicions. Si no té contingut, no introduir-ne manualment.

Tipo de material: fa referència al suport físic o descripció material de l’ítem, no al seu contingut. Es triarà un dels valors de la llista desplegable. En aquest enllaç teniu un quadre amb tots els tipus de suport. Si escau, podeu demanar a Tecnis la creació de nous tipus de material. Sobre aquest camp es poden aplicar canvis massius per tal de fer-lo més ajustat a la realitat.

Política de ejemplar: s’ha d’introduir la política d’exemplar del llistat. S’ha de triar la política corresponent segons el següent llistat. Les polítiques poden ser de tres tipus:

• Funcional: tenen efectes en el préstec.
• Informatiu: no tenen efectes en el préstec, és a dir, la durada del préstec dependrà de la ubicació de l'exemplar.

Procedència: indica la forma d’incorporació de l’exemplar a la col·lecció. Sols hi ha tres valors:

Aquest és el mapeig de la migració dels camps de Millennium corresponents:

Es magnético: Indica si el suport és magnètic. Únicament serà Sí per a cintes de cassette, VHS, i altres suports. Aquest camp únicament té funció informativa.

Línea de orden de compra: Aquest camp està vinculat a la compra del llibre. Seguiu les instruccions del manual d’adquisicions.

Fecha de emisión: Aquest camp està vinculat a la compra del llibre. Seguiu les instruccions del manual d’adquisicions.

Fecha de recepción: És la data d’alta de l’exemplar en la col·lecció. Introduïu la data manualment.

Fecha de recepción prevista: Aquest camp està vinculat a la compra del llibre. Seguiu les instruccions del manual d’adquisicions.

Camps de volum/descripció:

El camp Descripció és el camp que es mosta a Trobes per tal de diferenciar els diferents volums d’una obra o el document principal dels seus annexos.

Exemple 1:

Visualització en Alma:

Visualització en Trobes (en biblioteques amb signatures úniques):

Visualització en Trobes (en biblioteques amb signatures genèriques tipus CDU):

El camp Descripció es pot omplir de dues formes:

1. Camps d’enumeració i cronologia
2. De forma manual mitjançant un literal

1. Camps d’enumeració i cronologia:

La vista bàsica del registre d’exemplar inclou quatre camps d’enumeració i cronologia:

• Enumeración A: inclou el valor alfanumèric del volum i serà el que farem servir de forma habitual. Per a consignar aquest valor es seguiran els criteris de les pautes vigents, per a exemplars o per a seriades.
• Enumeración B: en algun cas excepcional es pot fer servir aquest camp per a indicar un valor de fascicle i no de volum. S’aconsella no fer servir aquest camp, excepte per a fascicles de publicacions periòdiques.
• Cronología I: inclou el valor d’un any vinculat al volum. S’aconsella utilitzar únicament en casos excepcionals on l’any siga un valor rellevant o per a fascicles de publicacions periòdiques.
• Cronología J: inclou el valor numèric d’un mes. No utilitzar en el cas de les monografies, només per a fascicles de publicacions periòdiques.

Quan estiga introduïda tota la informació al seu camp, doneu-li al botó Generar del camp Descripción i es generarà un literal que es mostrarà a Trobes.

Exemples:

• Volum numeral:

• Volum amb informació alfanumèrica:

• Número (s'aconsella no utilitzar):

• Combinació volum i any (utilitzar únicament quan estiga justificat):

2. De forma manual mitjançant un literal

Quan la informació a incloure en el camp Descripción no corresponga a cap volum, enumeració o cronologia, s'ha d'introduir la informació directament de forma manual. Tractarem que estiga el més normalitzada possible. El literal pot ser: CD, Workbook, Llibret, etc. En aquests casos NO S'HA DE POLSAR EL BOTÓ GENERAR.

Exemple: HU M/802.0/0462-03

• Visualització en Alma:

• Visualització en Trobes:

Vídeo resum de la informació d'exemplar:

Pel que fa a la resta de camps:

• Páginas: Aquest camp no l’utilitzarem.
• Piezas: Aquest camp no l’utilitzarem.
• Coste de sustitución: Aquest camp no l’utilitzarem.
• Operador de recepciones: Operador que va rebre el llibre en adquisicions o que ha donat d'alta l'exemplar. Aquest camp s'ompli automàticament per part del sistema.
• Condición física: Indica la condició física del llibre. En aquests moment no s’utilitza. La taula no és parametritzable en Alma.
• Tipo de proceso: Si el camp conté dades, indica que l'exemplar es troba actualment en una ordre de treball. Indica el tipus d'ordre de treball i el taulell des del qual s'està gestionant. No l'heu de modificar.

Informació d'inventari

Aquest apartat està dedicat al procediment d'inventari de la col·lecció física. Podeu consultar les instruccions en aquesta pàgina.

Informació d'ubicació

Aquest apartat conté informació sobre la ubicació de l'exemplar. El camp més important és Ubicación permanente i aquesta informació s'hereta del registre d'existència. 

La resta de camps no s'utilitzaran.

Informació d'ubicació temporal

No s'ha d'utilitzar aquest apartat, excepte per a procediments específics, com el d'esborrar exemplars i ocultar-los de Trobes.

Informació de la retenció

Aquest apartat permet indicar que l'exemplar no es pot eliminar. Evita l'eliminació del registre i es tracta de fer-lo servir com a informació en els informes d'Analytics per a l'esporgue i simplificar la presa de decisions. Els exemplars amb aquesta condició s'identifiquen en Alma amb una paperera tatxada, però no tenen cap marca a Trobes.

Aquest apartat té tres elements:

• Solicitado a mantener: Sí o No o en Blanc. La marca del "No" s'ha d'entendre com a que no està decidit i s'ha d'avaluar. 
• Razón de la retención: Indica el motiu pel qual no es pot eliminar l'exemplar d'entre el llistat de motius. Sols es pot indicar un motiu pel qual no es pot eliminar.
• Nota de la retención: Permet introduir un text lliure que complemente el motiu de retenció.

Els casos previstos com a motiu de la retenció els podeu consultar en aquesta taula.

Criteris d'aplicació

L'aplicació d'aquest camp està pensat per a fer-se de forma progressiva. En alguns casos es poden fer anotacions massives: llibres antics, donacions singulars, etc. Però en molts casos els canvis es realitzaran paral·lelament a l'esporgue dels exemplars, marcant els que no s'han eliminat per ser l'última còpia o en la catalogació (notes manuscrites, etc.). 

No hi ha un ordre preferent dels motius. Si es necessita un motiu secundari (per exemple un llibre publicat per la UV i que pertany a una donació singular) s'ha d'incloure la informació necessària al camp "Nota de retención". 

Informació ENUM/CRON

Aquesta pestanya es farà servir únicament en el cas de publicacions seriades. No s'utilitzarà per a monografies. 

Notes

Aquesta pestanya conté les notes de l’exemplar. Totes les notes tenen una longitud màxima de 4000 caràcters.

Les notes estan agrupades en tres blocs:

1. Notes funcionals
   1. Nota pública
   2. Nota de Serveis a l'usuari
2. Notes internes
3. Notes estadístiques

1. Notes funcionals

Nota pública

La informació continguda en aquest camp serà visible en Trobes. A continuació detallarem les pautes per a l'ús d'aquestes notes.

Ordre de les notes públiques

Donatiu. - Disponibilitat. - Estat físic. - Marques de propietat. - Exposicions. - Altra informació

Separació de les notes públiques

S'ha de tindre en compte que solament hi ha un camp de nota pública, per la qual cosa si s'han d’introduir diferents tipus d'informació caldrà separar-la en blocs, bé mitjançant una barra vertical | o bé amb punt, espai, guió, espai.

Exemples:

Algunes de les notes públiques més habituals:

1. Donatiu

2. Disponibilitat

3. Estat físic

4. Marques de propietat

5. Exposicions

Consulteu també el procediment per enviar exemplars a Exposicions.

Nota de Serveis a l'usuari

És una nota que apareixerà en una finestra emergent al realitzar una transacció de préstec.

Exemple:

Nota en el registre d'exemplar:

Missatge emergent que apareix al prestar o tornar l'exemplar:

2. Notes internes

Alma proporciona en el registre de l'exemplar 3 camps per a notes internes. Estan destinades a treball intern i no es visualitzen a Trobes.

Exemple:

La Nota interna 2 conté dades del camp Info Factura migrat de Millennium.

La Nota interna 3 conté diferents tipus d'informacions.

Per exemple, informació sobre l'enviament d'exemplars a la Biblioteca Dipòsit.

3. Notes estadístiques

Alma proporciona en els registre de l'exemplar 3 camps per a notes estadístiques. Serveixen per a dur un control estadístic de la col·lecció amb criteris que no s’han contemplat en altres camps. Estan vinculades a finalitats estadístiques mitjançant l'ús d'Alma Analytics.

La Nota de estadísticas 1 l'emprarem en cas d'eliminació de l'exemplar per a deixar constància del motiu de la seua baixa. S'ha d'utilitzar una de les opcions que apareixen al desplegable, les quals podeu consultar en aquesta taula.

Tingueu en compte que la nota és obligatòria. No s’esborraran exemplars que tinguen aquesta nota en blanc.

La Nota de estadísticas 2 conté informació de l'última devolució de l'exemplar en Millennium.

Els valors que pot tindre aquest camp són: any de l'última devolució a Millennium (els anys van des del 2009 al 2020), Mai (si mai va ser prestat a Millennium) o Altra situació.

Aquesta nota no s'ha de modificar.

La Nota de estadísticas 3 no s'utilitza actualment. Cal deixar aquest camp en blanc.

Historial

En aquesta pestanya es reflecteixen els principals canvis realitzats sobre el registre d'exemplar. Indica la data de l'operació, l'operador que ha realitzat el canvi, el camp que s'ha modificat, el valor anterior del camp i el valor actual.

L'historial no es pot editar.

La informació de l'historial està organitzada en 3 apartats:

• Cambios en el ejemplar
• Cambios en el registro de existencias
• Actividades de servicios al usuario