Gestió d'usuaris
- 1 Sobre els registres d'usuari
- 1.1 Tipus de comptes d'usuaris
- 1.2 Cerca d'usuaris
- 1.2.1 Filtres i opcions
- 1.2.2 Resultats
- 2 Registre d'usuari
- 3 Incidències amb usuari/es
- 4 Creació d'usuari/es
- 5 Sancions
Sobre els registres d'usuari
Tipus de comptes d'usuaris
En Alma existeixen 2 tipus de comptes d'usuari:
Externs: són la majoria dels usuaris i usuàries ja que les seues dades procedeixen de bases de dades externes a la biblioteca, de la Universitat, i es carreguen en Alma periòdicament. No són donats d'alta des del propi sistema d'Alma. Alguns de les seues dades (les que es troben en camps amb fons gris) no es poden modificar.
Interns: són registres de persones donades d'alta manualment en Alma per TecNiS. La seua gestió queda per complet dins de l'abast de la biblioteca.
Els registres d'usuari, tant interns com externs, poden ser de 3 tipus, que determinen les tasques que poden realitzar en Alma:
Personal: generalment es tracta de personal de la biblioteca. En el nostre cas (UV), estem dins del tipus Públic.
Públic: són els usuari/es de la biblioteca. En Alma gastarem aquest tipus de registre.
Contacte: generalment es tracta de proveïdors, per la qual cosa els seus comptes són més reduïts que els que són Públic o Personal.
Per a més informació sobre comptes, tipus i rols, consulta l'apartat General ALMA > Tipologia de comptes
Cerca d'usuaris
Per accedir a la informació d'un usuari/a, seleccionarem “Usuaris” en el quadre de cerca general. En el desplegable que hi ha a continuació podrem buscar per camps concrets del registre (ex. “Cognom”, “Nom”, “Correu electrònic”, “Identificadors” (codi de barres), Identificador primari (DNI)) etc. o per qualsevol paraula o número seleccionant “Tots”.
A l'inici del desplegable, s'aniran col·locant els camps en els quals hàgem buscat en la sessió en curs (cerques recents). Es distingeixen perquè a la dreta contenen aquesta icona d'Entitats recents:
Filtres i opcions
Una vegada introduït el terme o termes, en prémer “Intro” o la icona de la lupa, el sistema mostrarà la relació de tots els usuari/es que compleixen amb la cerca realitzada. Sobre els resultats de cerca es mostraran quatre solapes que permetran limitar segons els tipus de registre: Personal, Públic, Contacte, Tots.
I també filtrar per:
Compte: filtra els resultats segons el tipus de compte d'usuari.
Rol: filtra segons els permisos per operar en Alma.
Estat: filtra segons l'estat del compte (Tots, Actiu i vigent, No actiu o caducat).
A banda dels filtres, a la part dreta de la pantalla i just damunt de la llista de resultats podem trobar les icones d'Exportar i Personalitzar.
Exportar: permet exportar els resultats de la cerca a un fitxer en format Excel.
Personalitzar: permet triar quines columnes volem visualitzar per defecte en aquesta pantalla. Per a seleccionar una columna hem de deixar marcada la caixeta de selecció i clicar Fet.
Resultats
Els resultats es mostren d'aquesta manera. Teniu en compte que les columnes poden variar segons la nostra personalització de la vista.
Segons els rols que tinguem assignats en Alma, fent clic sobre la icona dels tres punts podem editar o esborrar.
Registre d'usuari
Elements d'un registre d'usuari
Per seleccionar un usuari/a, n'hi ha prou amb clicar en el nom i accedir així al seu registre. Des del registre d'usuari/a es pot obtindre 2 tipus d'informació:
Informació personal.
Informació sobre les seues activitats com a usuari/a de la biblioteca.
La informació personal
El registre d'usuari/a presenta la informació estructurada en pestanyes. La punta doblegada de color blau indica que tenen contingut:
Informació general: conté les dades bàsiques de la persona. Els camps ombrejats no es poden modificar. NOTA: mereix esment especial el camp “Enviar mensaje”. Des d'ací, en prémer “Redactar”, si seleccionem “Correo General”, podrem enviar un missatge a aquest persona amb text lliure. Cal tindre en compte a aquest missatge no es pot personalitzar i que li arribarà a sense distintiu de la UV i possiblement per Spam. Per això, encara que Alma ofereix aquesta opció, és millor enviar un correu a l'usuari de la forma tradicional.
Informació de contacte: conté adreces postals, correus i telèfons. Si s'afegeix una d'aquestes dades, com per exemple el telèfon, s'ha d'afegir com a Interna. Important: NO marcar "Afegir com a extern".
Des d'aquesta pestanya podrem afegir la direcció d'oficina de l'usuari PAS o PDI perquè accedisca al Préstec al despatx.Identificadors: codi de barres de la targeta universitària (si en té) i el LDAP (si en té). Els usuari/es intern/es, els que es creen des de TecNiS, no tenen LDAP.
Notes: Les notes han de ser internes (NO marcar "Afegir com a extern") i són de text lliure. Poden ser visibles per a l'usuari/a en el seu compte de Trobes (si marquem Visible per a l'usuari) i també emergents perquè apareguen en fer qualsevol transacció amb l'usuari/a.
Bloquejos: des d'aquesta pestanya es poden desactivar sancions generades pel sistema per incompliments de les normes de préstec, i també crear sancions manualment. Per a fer-ho es requereixen rols específics.
Sancions/Quotes: recull informació sobre els exemplars que estan pendents de ser abonats o reemplaçats per l'usuari/a a causa de la pèrdua del material.
Estadístiques: permet consultar la Vinculació de la persona i el Centre en que està matriculada (el centre només per a l’estudiantat de grau).
Adjunts: historial dels correu enviats a l'usuari/a, tant per correu electrònic com per SMS. Inclou tant notificacions que se li han enviat sobre reclamacions, avisos de cortesia, sol·licituds, etc. de manera automatitzada pel sistema, com missatges de text lliure personalitzats enviats al seu email.
Proxy per a: una persona pot ser proxy per a una altra, és a dir, pot representar a una persona a l'hora d'agafar llibres en préstec. No és recíproc.
La informació sobre les activitats de l'usuari: Gestionar activitats de serveis a l'usuari
Podem obtindre informació sobre préstecs, devolucions i sol·licituds a través de l'opció “Gestionar activitats de serveis a l'usuari” que es troba a la dreta de la pantalla en la caixa resum amb les dades bàsiques de la persona.
Consulteu Gestió de la circulació en Alma: Serveis a l'usuari | Pàgina de Serveis a l’usuari per conèixer tots els detalls d'aquesta pantalla de gestió de l'activitat.
Incidències amb usuari/es
Problemes amb el carnet universitari virtual
A partir del curs 2022-23 la UV no expedeix targetes físiques per a estudiants. Les noves targetes estaran disponibles únicament en format virtual i accessibles des de l'APP mòbil UV i des de Secretaria virtual.
Si un o una estudiant té problemes amb la seua targeta virtual, pot donar-se algun dels casos següents:
1. L'estudiant no té targeta: ha de pujar la seua foto de carnet a Secretaria Virtual i esperar 1-2 dies per a que es genere la targeta virtual.
Si mentrestant cal actualitzar o crear la seua fitxa en Alma, contactar amb Tecnis mitjançant ticketing proporcionant les dades de l’estudiant (DNI, Nom i cognoms)
2. L'estudiant ha pujat la foto però no apareix la targeta: esperar 1-2 dies
Si mentrestant cal actualitzar o crear la seua fitxa en Alma, contactar amb Tecnis mitjançant ticketing proporcionant les dades de l’estudiant (DNI, Nom i cognoms)
3. L'estudiant ha pujat la foto però no apareix la targeta després de 2 dies: enviar una incidència al CAU a través de https://solicitudes.uv.es/ > Seguiment > Alumnat UV informant del problema i adjuntant una captura de pantalla de l’error que apareix en la Secretaria Virtual.
Si mentrestant cal actualitzar o crear la seua fitxa en Alma, contactar amb Tecnis mitjançant ticketing proporcionant les dades de l’estudiant (DNI, Nom i cognoms)
Més informació sobre les targetes virtuals en (VA) Per què No tinc targeta virtual si ja he pujat la meua fotografía en Secretaría Virtual?
Carnet UV perdut/furtat
Una persona ens comunica que ha perdut o li han furtat el carnet UV.
Menú Admin > Gestionar usuarios > cercar usuari
> pestanya Identificadores > Desactivar Barcode > Guardar
> pestanya Notas > Añadir Nota = CARNET PERDUT DD/MM/AAAA > Tipo = Circulación > Añadir y cerrar > Guardar
D’aquesta manera el carnet no podrà ser utilitzat per una altra persona ja que a l’estar desactivat Alma no va a reconèixer el codi de barres. Però se li podrà fer el préstec buscant a l’usuari/a per nom i cognoms o DNI.
Estudiants amb Doble Període
En Alma s’unifica en un tipus de préstec, tant per a estudiants de Grau com per a estudiants de Postgrau amb discapacitat. La figura del PAS i el PDI amb discapacitat desapareix.
Per canviar una persona al grup d'usuari Estudiant Doble Període, ha de presentar en el taulell el certificat oficial de discapacitat en grau igual o superior a 33%. Més informació a l'apartat Accessibilitat de la web de l'SBD.
L'operador/a que rep la petició en taulell ha de verificar la documentació i modificar el registre de l'usuari/a en Alma. En cas que no tinga els permisos per a fer aquest canvi ha d'enviar un tiquet a TecNiS indicant les dades de la persona usuària (DNI, Nom i cognoms).
Menú Admin > Gestionar Usuarios > cercar usuari
> pestanya Información general > Grupo de usuarios = Estudiant doble període
> pestanya Notas > Añadir Nota = Privilegi > Tipo = Circulación > Añadir y cerrar > Guardar
Modificar camps de dades personals
De vegades en Alma les dades personals de l'usuari/a no són correctes i necessitem corregir-les.
Des dels taulells es poden modificar els següents camps dels usuari/es externs:
Pestanya Información general: Grup d'usuari, Campus, Idioma preferit.
Pestanya Información de contacto: Adreça, Telèfon, Correu electrònic.
IMPORTANT: les dades de contacte les hem d'afegir de zero, no editar les errònies. Si editem les dades errònies és possible que en una futura sincronització de dades amb la base de dades de la UV, es sobreescriga la informació que hem corregit.
Exemple: Afegir número de telèfon > NO marcar Afegir com a extern > afegir número > Afegir i tancar
La línia que introduïm ha de quedar desmarcada en la columna Datos externos. Això ens indica que les dades que hem introduït no es sobreescriuran en una sincronització automàtica.
Usuari/a no té telèfon de contacte
La falta d'informació de contacte de moltes persones, les quals no proporcionen dades de contacte (adreça i telèfon) suficients o vàlides en el moment de la matrícula, fa que les dades que arriben a Alma provinents de la base de dades de la Universitat siguen insuficients.
Açò causa dificultats per a contactar amb aquestes persones a l’hora de reclamar préstecs vençuts (4ª reclamació). Per tal de corregir aquest problema, s'ha inserit un avís a les persones que no tenen telèfon de contacte vàlid, de manera que salte un missatge emergent a l'entrar en la fitxa d’un usuari/a per a prestar, un missatge com aquest:
Si una persona té en la seua fitxa el missatge emergent de “FALTA TELÈFON DE CONTACTE” NO podrà utilitzar la màquina d’autopréstec ja que li salta un error. Ha de tancar la seua sessió en la màquina i acudir al taulell a fer el préstec o la devolució, i de pas, proporcionar el número de telèfon.
Si en el taulell ens trobem amb aquest missatge, cal demanar-li el telèfon a l’usuari/a i a l’acabar d’atendre’l cal afegir el telèfon a la seua fitxa.
En primer lloc, per continuar amb el procés de préstec, polsem Acceptar o Ignorar en la finestra emergent.
Al fer el préstec torna a saltar el missatge de la sanció, cal polsar Ignorar.
Una vegada hem acabat d’atendre a la persona, entrem a la seua fitxa polsant l’ID si estem en la pantalla de préstec o buscant l’usuari/a en la barra de cerca de la part superior d’Alma.
Una vegada en la fitxa de l’usuari/a anem a la pestanya Información de contacto i en l'apartat Número de teléfono polsem Añadir número de teléfono.
Seleccionem el tipus de telèfon del que es tracta (normalment, mòbil) i escrivim el número.
A tindre en compte:
Añadir como externo: deixar la casella sense marcar. És important no marcar aquesta casella per tal que el número que introduïm no siga esborrat en un futur.
Número de teléfono preferido: marquem Sí
SMS preferido: marquem Sí només en cas que es tracte d’un telèfon mòbil que comence per 6 o 7. No marqueu Sí quan es tracte d'un número estranger, ja que no s'envien SMS a mòbils estrangers i fallarà l'enviament del SMS. Recordeu que Alma envia SMS a l’usuari/a només quan ha de tornar el préstec o arreplegar una reserva.
Per als números de telèfon estrangers, abans del prefix del país escriviu 00 enlloc de + (per exemple, 0039 enlloc de +39)
No deixeu espais en blanc entre les xifres, o fallarà l'enviament dels SMS automàtics.
Polsem Añadir y cerrar i a continuació Guardar.
Per últim, en TecNiS periòdicament es farà una neteja dels missatges emergents per tal que si la persona ja té un telèfon vàlid a la seua fitxa ja no aparega l’avís.
Creació d'usuari/es
La creació d’usuaris o usuàries en Alma està reservada a les coordinadores de Circulació i a TecNiS.
Per afegir un usuari/a: Menú Admin > Gestionar usuarios > Añadir usuario
Ens dona a elegir el tipus de compte: Contacte, Públic o Personal. Hem de triar sempre Public.
S'obri l'editor d'usuaris, els camps marcats amb asterisc de color roig són obligatoris.
Cal anar omplint els camps amb les dades que tenim de la persona. Si alguna dada no la tenim, la deixem en blanc.
Nom, Cognoms: en majúscula
Identificador primario: DNI o Passaport.
Grupo de usuarios
Género
Campus
Fecha de expiración: la de carnet. Si no en té, posem 1 any a partir de hui
Fecha de eliminación: data de expiración + 1 any
Tipos de correo electrónico: Escuela
Dirección de correo electrónico
Tipos de dirección: Casa
Línea de dirección 1, Línea de dirección 2, Ciudad, Estado/Provincia, CP
Tipo de teléfono: Móvil
Número de teléfono
Guardem els canvis i es crea el registre.
Per acabar, Alma posa per defecte els usuari/es creats a mà com a “Interns”. Si és un usuari/a extern/a a Alma (és a dir, membre de la UV) hem d'entrar a la fitxa de l'usuari/a i polsar Cambiar tipo de cuenta > Confirmar
Aquest pas no ha de realitzar-se en el cas d'usuari/es de conveni i efímers.
Usuari/es On the fly
ALMA proporciona una eina per carregar en el sistema usuari/es de la UV (que tenen LDAP i compte de correu UV) però que encara no estan en Alma, bé perquè s'acaben de matricular, perquè no tenen la targeta o per altres motius. Aquesta eina es diu Usuaris on the fly i suposa un avanç per descarregar d'aquest treball als taulells i a TecNiS.
Amb aquesta eina ja no serà necessari cridar o enviar la sol·licitud a TecNiS per donar d'alta a l'usuari/a, sinó que la pròpia persona si té LDAP es podrà identificar en Trobes.
Des del taulell, li demanarem a la persona que s'identifique en Trobes mitjançant l'opció El Meu Compte > Iniciar sessió > Usuaris de la Universitat de València
Se li demanarà que s'identifique en l'entorn d'aplicacions de la UV mitjançant el seu compte de correu i contrasenya institucional.
Si la identificació en la UV ha sigut correcta, automàticament es carregarà la fitxa de la persona en Alma, consistent en una fitxa mínima amb les següents dades:
Nom, Cognoms
Identificador primari (DNI)
Grup d'usuaris
Email UV
Data d'expiració: es posa automàticament 1 any.
LDAP (Additional ID, pestanya Identificadors)
Vinculació (pestanya Estadístiques)
NO ES CARREGA
Dades del carnet: Codi de barres i Data de caducitat del carnet.
Exemple de compte d'usuari creat on the fly:
Si l'usuari/a té carnet (s'acaba de matricular), a la nit s'actualitzarà la seua fitxa amb les dades que falten i que ens proporciona la base de dades de la UV.
Després que s'identifique correctament en Trobes, per prestar a l'usuari/a en Alma cal fer:
Servicios al usuario > Gestionar servicios al usuario > NO PODEM PASSAR EL CODI DE BARRES PERQUÈ NO S'HA CARREGAT, busquem a la persona per DNI o nom i cognoms.
Usuari/es intern/es
Els usuari/es intern/es que es donen d'alta en ALMA són persones que per convenis tenen dret a un carnet de l'SBD i per tant a accedir al servei de préstec (personal investigador avalat, membres de determinats col·legis professionals, professorat de primària/secundària/EOIs...)
Per saber com atendre aquest tipus d'usuari/es des dels taulells, consulteu l'apartat Usuaris interns en Alma .
Usuari/es Efímer/es
Són persones externes a la UV (per tant, que no estan en Alma) que sol·liciten consultar un exemplar de la Biblioteca Dipòsit. En aquest cas s'ha de crear un registre efímer en Alma per fer la reserva de l'exemplar al seu nom.
Consulteu el procediment en Reserves de Dipòsit per a usuaris externs a la UV
Sancions
Sancions d'un usuari/a
Quan entrem en la pantalla de préstecs d’un usuari o usuària, si la persona té algun tipus de sanció activa el sistema ens avisa amb un missatge emergent.
Els possibles tipus de sancions són:
Sanció per venciment
Sanció per préstec retornat amb retard
Sanció per material deteriorat
Sanció per falta de telèfon de contacte
Sanció BUVAL
Segons els rols que tinguem en Alma serà possible ignorar algunes sancions.
Com a norma general, les sancions només han de ser ignorades per les coordinadores de circulació.
Les sancions amb data de caducitat seran suprimides automàticament per Alma una vegada es sobrepasse la data indicada.
Sanció per venciment
Es tracta d’un bloqueig generat automàticament per Alma quan la persona té algun préstec actiu amb una data de venciment sobrepassada.
Quan entrem en la pantalla de préstecs, si la persona té préstecs vençuts el sistema ens avisa amb un missatge emergent com aquest:
En aquesta situació, el sistema bloqueja la fitxa per a evitar nous préstecs i renovacions dels préstecs que ja té. Permet fer reserves però no permetrà el préstec d’eixes reserves.
Quan tots els préstecs vençuts siguen retornats, Alma generarà una sanció a l’usuari/a aplicant la normativa de préstec (un dia sense préstec per cada dia de retard i obra. Aquesta sanció correspon a aquella explicada en l’apartat següent.
Sanció per préstec retornat amb retard
Es tracta d’un bloqueig generat automàticament per Alma quan una persona fa la devolució d’un exemplar amb el venciment sobrepassat.
El retard en la devolució de les obres suposa un dia sense préstec per cada dia de retard i obra. Si es retorna un exemplar vençut i eixa persona ja tenia una sanció prèvia pel mateix motiu, s’acumularà la nova sanció contant a partir de la data de final de la ja existent.
Així, quan una persona retorna un exemplar amb el venciment sobrepassat apareixerà un missatge amb la informació de la sanció calculada pel sistema:
I si entrem en la fitxa de préstecs d’una persona amb aquesta sanció, Alma ens avisarà amb un missatge emergent com aquest:
Sanció per material deteriorat
És una sanció que la coordinadora de préstec pot posar manualment quan alguna persona ha fet malbé el material.
Sanció per falta de telèfon de contacte
No és una sanció com a tal, sinó que es tracta d'un avís a les persones que no tenen telèfon de contacte vàlid, de manera que salte un missatge emergent a l’operador/a de taulell quan entra en la fitxa de préstecs d’un usuari/a.
Tota la informació la teniu enGestió d'usuaris | Usuari/a no té telèfon de contacte
Sanció BUVAL
Es tracta d’una sanció que s’ha generat a un usuari/a BUVAL en alguna de les altres universitats del consorci.
Al capturar un usuari/a BUVAL sancionat/da, Alma ens mostrarà un missatge emergent com aquest, indicant-nos el bloqueig i en quina institució s’ha creat:
En aquest cas, no podem prestar a l’usuari/a ja que hem de respectar la sanció de la seua Universitat. No hem d’ignorar la sanció sinó Cancel·lar la transacció.
Consulta de sancions
Per visualitzar les sancions d’una persona, hem d'entrar en la seua fitxa i consultar la pestanya Bloquejos.
Veurem la llista de sancions de l'usuari/a, el motiu de la sanció, qui l'ha creada i les dates de creació i final d’aquesta.
Si per alguna raó volem desactivar una sanció, hem de punxar en la icona en forma d'interruptor de la primera columna. Això permetrà que l'usuari/a prenga documents en préstec de forma normal i, al mateix temps, es conservarà la informació d'aquesta sanció. Com a norma general, les sancions només han de ser desactivades per les coordinadores de circulació.
Si volem suprimir la sanció, clicarem en la icona dels tres punts suspensius i donarem a Esborrar. Com a norma general, les sancions només han de ser esborrades per les coordinadores de circulació.
Crear una sanció de forma manual
Per afegir una sanció manualment, clicarem en Afegir bloqueig dins de la pestanya de Bloquejos de la fitxa d'usuari/a.
Cal seleccionar obligatòriament el tipus de la sanció i opcionalment fins quan estarà vigent i una nota si es considera necessari.
Quan se sobrepassa la data de caducitat indicada, el sistema esborrarà la sanció.
Ignorar una sanció
Com hem vist, quan entrem en la fitxa d'una persona sancionada, Alma ens presentarà un avís informant-nos que està bloquejada i el motiu del bloqueig.
Així mateix, quan intentem fer-li un préstec a una persona sancionada, Alma ens avisa que està bloquejada:
Amb determinats rols apareixerà en el missatge emergent un botó d'Ignorar, que ens permetrà prestar els documents a la persona, saltant-nos el bloqueig.
Com a norma general, les sancions només han de ser ignorades per les coordinadores de circulació.
IMPORTANT: Si es decideix ignorar la sanció, una vegada que hem premut Ignorar, tots les accions que realitzem en la mateix sessió de l’usuari/a estaran afectades per aqueix “Ignorar”, aleshores, per exemple, si un estudiant de grau ja té 20 exemplars en préstec, totes les restriccions posteriors també seran ignorades i es podrà emportar més exemplars.
Per tant, sempre que usem aquesta opció d’ignorar, haurem d'eixir de la fitxa de l’usuari/a i tornar a entrar, perquè ens torne a avisar si la persona està sancionada i de nou habilite el bloqueig.
Usuari/a amb carnet caducat
Si una persona té la Data de caducitat de la seua fitxa sobrepassada, quan anem a prestar-li des de Gestionar serveis als usuaris ens apareix el missatge següent:
En Possibles incidències de préstec | Carnet caducat tenim com actuar davant aquesta situació.
SERVEI D'INFORMÀTICA - UNIVERSITAT DE VALÈNCIA - www.uv.es/siuv