Reclamacions
Avís de cortesia
Tres dies abans de la data de venciment d’un préstec, Alma tracta d’executar la renovació automàtica del mateix. La renovació pot fallar per diversos motius:
l’exemplar ha estat reservat per altra persona
l’usuari o usuària està sancionat/da o té préstecs vençuts
el préstec ha arribat al període màxim de renovacions
En qualsevol d’aquests casos, el préstec no es renova i el sistema envia un avís de cortesia per tal de recordar a l’usuari/a que ha de tornar l’exemplar.
L’avís de cortesia té aquest aspecte:
Si la persona no torna l’exemplar indicat en l’avís de cortesia i per tant supera la data de venciment, el préstec passarà al flux de les reclamacions.
Primera, segona i tercera reclamació
Una vegada superada la data de venciment, Alma envia fins a 3 reclamacions per correu electrònic.
Primera reclamació: s’envia 1 dia després de la data de venciment.
Segona reclamació: s’envia 8 dies després d’enviar la primera.
Tercera reclamació: s’envia 15 dies després d’enviar la primera.
Totes tres reclamacions tenen un aspecte similar:
Quarta reclamació
Entre 45 i 51 dies des de la data de venciment, si l’exemplar encara no ha estat retornat, el préstec entra en el procés de la 4ª reclamació.
La 4ª reclamació consisteix en una trucada telefònica a la persona que té el préstec vençut. Aquesta trucada es gestiona de manera interna en cada biblioteca.
Flux de treball:
Cada dilluns, Alma executa un informe d’Analytics i genera un fitxer Excel amb els préstecs vençuts dels quals han passat entre 45 i 51 des de la data de venciment.
Alma envia a les coordinadores de Circulació un correu electrònic amb l’assumpte 4ª Reclamació d'exemplars vençuts que conté el fitxer Excel generat en documents adjunts.
Cada biblioteca gestiona de manera interna la trucada a les persones usuàries.
En aquesta reclamació és necessari tenir un telèfon de contacte vàlid. Existeixen unes instruccions per detectar i gestionar persones sense telèfon vàlid: Gestió d'usuaris | Usuari/a no té telèfon de contacte
Cinquena reclamació
105 dies després de la data de venciment del préstec, si l’exemplar no ha estat retornat, el préstec entra en el procés de la 5ª reclamació.
Aquesta 5ª reclamació consisteix en una notificació electrònica signada per la Directora del Servei de Biblioteques i dirigida a la persona prestatària a través de la Seu electrònica de la UV.
Així, l’usuari o usuària rep al seu correu institucional un avís de notificació de la Seu Electrònica, consistent en un fitxer PDF d’aquest estil:
En els casos en que la persona en qüestió no forma part de la comunitat universitària i per tant no té compte de correu de la UV, se li envia el mateix PDF per correu electrònic al seu correu personal.
Sisena reclamació
Després de la reclamació mitjançant la seu electrònica de la Universitat i en el cas de que persistisca la situació de no devolució del préstec, es trasllada la incidència als Serveis Jurídics de la Universitat perquè inicien la reclamació per via judicial.
Aquest procediment es realitzarà cada 3 mesos des de TecNiS.
La devolució dels exemplars reclamats mitjançant Serveis Jurídics s’ha de realitzar en les dependències dels propis Serveis Jurídics (edifici de Rectorat) i no en la biblioteca.
Per aquest motiu, els exemplars en aquesta situació tindran una nota de serveis a l’usuari com aquesta:
Quan anem a fer la devolució d’un d’aquests exemplars, Alma ens avisarà amb una finestra emergent:
Cal cancel·lar la transacció i avisar a la persona que ha de d’anar a les dependències de Serveis Jurídics a tornar l’exemplar.
Consultar reclamacions d’un préstec
En la fitxa de préstecs d’una persona, podem consultar l’historial de cada préstec, que ens indica, entre altres coses, les reclamacions que ha enviat Alma sobre el mateix.
Per a l'exemplar que volem consultar, en el menú dels 3 punts tenim diverses accions que és possible executar:
Seleccionem Historial de préstecs i Alma ens mostrarà totes les accions realitzades sobre el préstec.
Si Alma ha enviat reclamacions, apareixeran en aquesta llista, excepte la quarta reclamació, ja que Alma no genera un avís sinó que es gestiona de manera telefònica.
SERVEI D'INFORMÀTICA - UNIVERSITAT DE VALÈNCIA - www.uv.es/siuv